Offboarding: Vollständiger Leitfaden mit kostenloser Checkliste

Ihre Organisation schätzt Menschen. Aber was schätzt Ihre Organisation am meisten an Ihren Mitarbeitern? Was sie jetzt produzieren oder ihr volles Potenzial? Bevor Sie diese Frage beantworten können, ist es wichtig zu verstehen, dass die Erfahrungen, die Ihre Mitarbeiter vor, während und nach ihrer Zeit in Ihrem Unternehmen gemacht haben, eine Rolle bei der Gestaltung ihres vollen Potenzials spielen. Entsprechend zeigen effektive Onboarding-, Performance-Management- und Offboarding-Prozesse Ihren Mitarbeitern, dass Ihr Unternehmen eine effektive Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Beziehung versteht.

Wenn Ihre Organisation von Anfang bis Ende eine konsistente Erfahrung bietet, senden Sie eine starke Botschaft aus, dass Sie sind, wer Sie zu sein vorgeben. Wenn Sie sich Zeit für einen effektiven Offboarding-Prozess nehmen, zeigen Sie Ihren aktuellen und zukünftigen Mitarbeitern, dass Ihr Unternehmen sie mehr schätzt als ihren Beitrag zum Endergebnis.

Während das Onboarding und das Leistungsmanagement die Aufmerksamkeit der Personalabteilung auf sich ziehen, wird die Optimierung Ihres Offboarding-Prozesses weniger beachtet. Aber Offboarding ist ein wesentlicher Teil der Aufrechterhaltung des Rufs Ihrer Organisation, der Optimierung der Arbeitserfahrung Ihrer derzeitigen Mitarbeiter und der Erhaltung von Vernetzungsmöglichkeiten.

Was bedeutet Offboarding?

Offboarding ist der Prozess, der zur formalen Trennung zwischen einem Mitarbeiter und einem Unternehmen durch Austritt, Kündigung oder Pensionierung führt. Er umfasst alle Entscheidungen und Prozesse, die beim Ausscheiden eines Mitarbeiters stattfinden. Dazu können gehören:

  • Übertragung der Arbeitsverantwortung dieses Mitarbeiters
  • Deaktivieren von Zugriffsrechten und Passwörtern
  • Rückgabe der Arbeitmaterialien
  • Durchführung von Abschlussgesprächen zur Einholung von Feedback

Im Wesentlichen stellt Offboarding sicher, dass es keine losen Enden gibt, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, so dass Sie nicht zwei Wochen später per E-Mail einen ehemaligen Mitarbeiter z.B. nach seinem Personalausweis fragen müssen. Der Prozess ist auch nützlich, um zu erfahren, was Sie für Ihre aktuellen und zukünftigen Mitarbeiter verbessern können.

Synonyme für Offboarding: Exit-Management

Offboarding Checkliste

Wenn ein Mitarbeiter ein Unternehmen aufgrund von Kündigung, Entlassung oder aus anderen Gründen verlässt, müssen mehrere Aktivitäten innerhalb der Personalabteilung erledigt werden. Wird nur ein einziger Punkt vergessen, kann dies schwerwiegende Folgen haben, da alles richtig gemacht werden muss.

Hier können Sie eine kostenlose Checkliste für das Ausscheiden von Mitarbeitern downloaden.

Warum ist der Offboarding-Prozess wichtig?

Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, wird er oder sie entweder zum Fürsprecher oder zum Gegenspieler Ihres Unternehmens. Befürworter werden in den höchsten Tönen von Ihnen sprechen und können potentielle neue Mitarbeiter auf Ihren Weg schicken. Antagonisten werden Ihr Unternehmen niemandem empfehlen und das kann Ihnen auf lange Sicht schaden. Versuchen Sie, durch Offboarding alle Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen, zu Fürsprechern zu machen.

Ein wirksamer Offboarding-Prozess trägt dazu bei, die Wahrscheinlichkeit zu verringern, dass Missverständnisse nach dem Weggang des Mitarbeiters fortbestehen. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, sich ein klares Bild von den Erfahrungen des Mitarbeiters zu machen, können Sie und Ihr Mitarbeiter sich voneinander trennen und sich zusätzliche Möglichkeiten für Networking, Entwicklung und Wachstum eröffnen.

Wie implementiert man einen Offboarding-Prozess in einem Unternehmen?

Wenn Sie sich auf einen formellen Entlassungsprozess einigen, stellen Sie sicher, dass ehemalige Mitarbeiter, die Ihr Unternehmen verlassen, ähnliche Erfahrungen machen. Sie können eine Reihe von Prozessen einrichten, die die Gründe für das Ausscheiden eines Mitarbeiters aus Ihrem Unternehmen widerspiegeln. So sollten Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen, um ihre Karriere voranzutreiben, ganz anders behandelt werden als Mitarbeiter, deren Arbeitsvertrag gekündigt wurde oder die entlassen wurden.

Der Einsatz einer Offboarding-Software kann die Verwaltung des Prozesses erleichtern, da sie Sie auffordert, bestimmte Schritte zu befolgen, und auf andere Faktoren hinweist, die Sie berücksichtigen müssen. Natürlich kann ein Offboarding-Prozess auch ohne HR-Software erfolgreich durchgeführt werden, wenn Sie diese Schritte befolgen:

Vorbereitung

Sobald der ehemalige Mitarbeiter seine Kündigung eingereicht hat, muss der Vorgesetzte die richtigen Personen benachrichtigen und die Annahme der Kündigung formalisieren. Der Mitarbeiter sollte eine Offboarding-Checkliste erhalten, die er abarbeiten muss, und die Arbeitsliste des Mitarbeiters sollte überprüft werden, um festzustellen, welche Arbeiten vor dem Ausscheiden erledigt werden können und welche abgegeben werden müssen.

Sie müssen sich auf das Austrittsdatum einigen, den noch nicht genommenen Urlaub vereinbaren und dann die endgültige Gehaltsabrechnung für den Mitarbeiter planen, wobei Resturlaub oder andere ausstehende Leistungen, die dem ausscheidenden Mitarbeiter zustehen, berücksichtigt werden.

Ausscheiden

Zum Zeitpunkt des Ausscheidens ist der Mitarbeiter bereit zu gehen, aber die Rolle der Personalabteilung fängt gerade erst an! In dieser Phase findet ein Austrittsgespräch statt, alle technischen Geräte, Ausweise, Uniformen, Fahrzeuge usw. werden eingesammelt.

Der Systemzugang zu E-Mails und Firmenkreditkarten sollte gesperrt werden, und der Mitarbeiter sollte von der Website mit dem Organigramm und anderen Unterlagen entfernt werden.

Nach dem Ausscheiden

Nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters können Sie über ein Alumni-Programm, Mitteilungen zur Altersversorgung und sogar Informationen für Aktionäre mit ihm in Kontakt bleiben. Sie sollten ein Empfehlungsschreiben ausstellen und die betreffende Person ermutigen, über Empfehlungen in Kontakt zu bleiben.

Auf der Grundlage Ihrer institutionellen Kenntnisse sollten die Entlassungspraktiken den gesetzlichen Vorschriften entsprechen, aber auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten sein – dazu gehört auch die Berücksichtigung der Umstände und Beziehungen eines Mitarbeiters. Darüber hinaus ist dies auch eine wichtige Überlegung, wenn die Personalfluktuation in Ihrem Unternehmen hoch ist und die entsprechende Personalpolitik einen Bonus bei Vertragsende vorsehen könnte.

Was ist der Unterschied zwischen Onboarding und Offboarding?

Onboarding und Offboarding sind die Buchstützen der Zeit, die ein Mitarbeiter in einem Unternehmen verbringt. Die Begriffe entstammen einer erweiterten Analogie, die den Lebenszyklus eines Mitarbeiters mit einer Seereise vergleicht – er tritt dem Unternehmen durch den Onboarding-Prozess bei und verlässt es durch den Offboarding-Prozess.

Obwohl Onboarding und Offboarding zwei sehr unterschiedliche Teile der Reise eines Mitarbeiters sind, müssen sie in ähnlicher Weise durchgeführt werden. Es ist nie so einfach wie ein „Sie werden eingestellt“ oder „Sie werden gefeuert“. Beide Aussagen sind mit einer Unzahl von Bedingungen verbunden. Der schrittweise Prozess jeder dieser Erklärungen sollte von Anfang bis Ende geplant werden und der gesamte Papierkram sollte sorgfältig organisiert werden.

Die Komplexität der Onboard- und Offboarding-Prozesse hängt von der Organisation ab, aber wie in der Analogie gesagt, je mehr Zeit und Sorgfalt Sie mit diesen Prozessen aufwenden, desto besser werden Ihre Mitarbeiter ihre Erfahrungen machen. Die Mitarbeiter wollen nicht, dass ihr Einstiegsprozess mit einem Sprung an Deck beim Auslaufen des Schiffes aus dem Hafen vergleichbar ist. Sie wollen nicht, dass ihr letzter Tag in Ihrer Organisation mit einem Gang über die Planke endet.

Sowohl das Einsteigen als auch das Verlassen des Schiffes kann für Mitarbeiter und Organisationen gleichermaßen mit Unsicherheiten und Risiken verbunden sein. Ohne sorgfältige Kommunikation können beide Seiten die Motivation der anderen Seite in Frage stellen. Beim Onboarding äußert sich dies oft in nervöser Aufregung, wenn der neue Mitarbeiter und die Organisation die Passform des neuen Mitarbeiters testen.

Beim Offboarding hingegen ist die Unsicherheit an die Entscheidungen gebunden, die zum Ausscheiden des Mitarbeiters geführt haben. Im Falle des Austritts eines Mitarbeiters kann sich der Arbeitgeber fragen, ob es eine Möglichkeit gibt, den ausscheidenden Mitarbeiter zum Bleiben zu bewegen. Und wenn ein Arbeitnehmer gekündigt oder entlassen wird, kann er die wahren Beweggründe seines Arbeitgebers für seine Entlassung in Frage stellen.

Was hat Offboarding mit Ihrer Arbeitgebermarke zu tun?

Sich Zeit zu nehmen, um die Erfahrungen der Mitarbeiter zu verstehen, sollte nicht dem Aussteigen vorbehalten bleiben, wenn es zu spät ist, um noch zu handeln. Die Stärkung der Verbindungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer sollte ein kontinuierlicher Prozess sein und nicht nur ein Eintrag auf der Onboarding-Checkliste. Die Mitarbeiter wollen wissen, was ihre Zukunft in Ihrem Unternehmen bereithält – ob sie sich nun bewerben oder ihre tägliche Arbeitserfahrung überprüfen wollen.

Wie Stellensuchende, Mitarbeiter und die Welt im Allgemeinen Ihr Unternehmen sehen, ist als Arbeitgebermarke bekannt. Der Aufbau einer effektiven Arbeitgebermarke ist für die Rekrutierung und Erhaltung gesunder Talente in Ihrem Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Aber Ihre Arbeitgebermarke spiegelt alle Teile der Arbeitnehmererfahrung wider, einschließlich des Offboardings. Es reicht nicht aus, den Mitarbeitern einen starken Start zu geben und zu sehen, wie lange sie in Ihrer Organisation bleiben.

In der heutigen Wirtschaft, in der es mehr offene Stellen als Arbeitssuchende gibt, gehören die meisten Ihrer Neueinstellungen zu denen, die bereit sind, den Arbeitsplatz zu wechseln, um sich beruflich weiterzuentwickeln. Woher sollen sie wissen, dass Ihre Organisation diese Entwicklung ermöglicht? Einer der stärksten Indikatoren ist die Art und Weise, wie derzeitige und ehemalige Mitarbeiter ihre Arbeitsplätze beschreiben.

Mitarbeiter haben Einfluss auf Ihre Arbeitgebermarke

Während Sie die Kontrolle darüber haben, wie sich Ihre Organisation präsentiert, haben Ihre Mitarbeiter auch einen Einfluss auf Ihren Ruf. Eine Studien fanden heraus, dass mehr als 50 Prozent der Arbeitssuchenden die Stellenbewertungen eines Unternehmens bei Glassdoor oder Kununu überprüft haben, bevor sie sich um eine Stelle bewarben. Darüber hinaus haben fast 50 Prozent derjenigen, die die Online-Bewertungen von Arbeitgebern überprüften, dies vor jeder anderen Jobsuche getan. Es macht Sinn – niemand möchte Zeit damit verschwenden, sich bei Unternehmen mit Ein-Sterne-Bewertungen zu bewerben.

Mit diesem neuen Maß an Transparenz, das Kandidaten haben, kann jede Entscheidung, die Ihr Unternehmen trifft, Auswirkungen auf Ihre Arbeitgebermarke haben. Es reicht nicht aus, Mitarbeiter an Bord zu holen und sich auf ihr Gehalt und ihre Leistungen zu verlassen, um sie davon abzuhalten, den Arbeitgeber zu wechseln. Es bedarf einer durchweg positiven Mitarbeitererfahrung in jeder Abteilung Ihres Unternehmens. Während des gesamten Lebenszyklus des Mitarbeiters, um von ehemaligen Mitarbeitern gute Bewertungen zu erhalten und eine positive Arbeitgebermarke aufzubauen.

Ihre Offboarding-Praktiken geben Ihnen eine letzte Chance, Ihren ausscheidenden Mitarbeitern die Werte Ihres Unternehmens zu demonstrieren und zu beweisen, dass Ihr Unternehmen das ist, was es vorgibt zu sein. Dies ist ein wichtiger Schritt zur Schaffung einer Arbeitgebermarke, die tiefer und stärker als einfaches Marketing ist.

Offboarding und Boomerang-Mitarbeiter

Die Aufrechterhaltung einer offenen Kommunikation mit den Mitarbeitern ist entscheidend, wenn es darum geht, deren Talente auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens abzustimmen. Wenn (und meistens ist es das Wann, nicht das Wenn) der Karriereweg eines Mitarbeiters in eine andere Richtung führt, als Ihre Organisation bieten kann, kann ein sorgfältiger und gründlicher Ausstiegsprozess die Tür für eine Wiederannäherung offen lassen.

Personalvermittler nennen diese Neueinstellungen Bumerang-Mitarbeiter, und diese Praxis wird immer üblicher, je schärfer der Wettbewerb um Talente wird. Studien sagen folgendes über Boomerang-Mitarbeiter aus:

  • 15 Prozent der Arbeitnehmer sind zu einem früheren Arbeitgeber zurückgekehrt.
  • 40 Prozent der Arbeitnehmer geben an, dass sie eine Rückkehr zu seinem alten Arbeitgeber in Betracht ziehen würden. Dazu gehören 46 Prozent der Millennials, 33 Prozent der Gen Xler und 29 Prozent der Babyboomer.
  • 33 Prozent der HR-Fachleute und 38 Prozent der Manager sind der Meinung, dass die Vertrautheit mit der Unternehmenskultur und der geringere Schulungsbedarf die größten Vorteile bei der Wiedereinstellung ehemaliger Mitarbeiter sind.
  • 76 Prozent der HR-Fachleute geben an, dass sie die Einstellung von Boomerang-Mitarbeitern heute eher akzeptieren als in der Vergangenheit.
  • 40 Prozent der HR-Fachleute geben an, dass ihre Organisation etwa die Hälfte ihrer früheren Mitarbeiter eingestellt hat, die sich erneut bei ihnen beworben haben.
  • 56 Prozent der HR-Fachleute und 51 Prozent der Manager geben an, dass sie Bewerbern um Bumerang-Arbeitsplätze, die in gutem Ansehen ausgeschieden sind, hohe oder sehr hohe Priorität einräumen.

Auch hier kann eine offene Kommunikation den Unterschied bei einer erfolgreichen Wiedereinstellung ausmachen. Wenn man Informationen über die Leistungen früherer Mitarbeiter im Auge behält, kann man den Personalverantwortlichen helfen, sie gegen andere Kandidaten abzuwägen.

Ein vollständiger Zyklus der Progression

Die Prüfung und Investition in Ihren Offboarding-Prozess kann zu einem positiven Kreislauf führen. Lernen Sie aus Fehlern Ihres Unternehmens und verbessern Sie diese in Zukunft. Und unabhängig davon, ob Ihre Mitarbeiter mit neuen Fähigkeiten zurückkehren oder sich für immer als Freunde trennen, kann das Offboarding Ihren ehemaligen, aktuellen und zukünftigen Mitarbeitern beweisen, dass Ihr Unternehmen ihren Fortschritt schätzt und daran interessiert ist, sich zum Besseren zu verändern.

Offboarding Literatur: Die besten Bücher

Ich haben einige der besten Offboarding-Bücher für HR-Manager, -Enthusiasten und alle anderen, die sich mit dem Thema Offboarding beschäftigen, zusammengestellt. Lernen Sie von einigen der besten Personaler und Unternehmensführer, den Zweck Ihres Offboarding-Prozesses zu verstehen, zu entscheiden, wie Sie an einen Offboarding Leitfaden erstellen können, und Ihre Exit-Gespräche führen können.

Offboarding: Fach- und Führungskräfte verlassen die Organisation

<

Ein Buch, das den Übergang vom Berufstätigen in den Ruhestand aus der Perspektive von Menschen und Unternehmen einfängt. Theoretische Erkenntnisse aus der Migrationsforschung, der Arbeits- und Organisationspsychologie, wie beispielsweise der Personalentwicklung, schaffen eine solide Grundlage. Wie erfolgreich Implementierungen sein können, zeigen reale Beispiele aus Beratungs- und Trainingskontexten. Dieses Buch ist einzigartig positioniert, um die Perspektiven, Gefühle und Bedürfnisse aus Sicht der Mitarbeiter zu verstehen.

Die Kündigung: Rechtssicherer Umgang mit den 10 wichtigsten Kündigungsfällen

Diese Offboarding Literatur hilft Ihnen Schritt für Schritt durch den Ablauf einer Kündigung. So kann nichts schiefgehen und Sie sind rechtlich immer auf der sicheren Seite. Ob häufiges Zuspätkommen, Vertrauensbruch durch den Arbeitnehmer oder Kündigung wegen Stilllegung – anhand konkreter Beispiele werden die zehn wichtigsten Kündigungsfälle erklärt. Rechtliche Tipps, Prüfschemata sowie Muster für Betriebsratsanhörungen und Kündigungsschreiben bieten Sicherheit und Arbeitserleichterung.

Aspekte und Dimensionen der Personalfreisetzung 

Das Buch liefert einen Überblick über alle relevanten Maßnahmen der Personalfreisetzung. Von Instrumenten wie Versetzung, Arbeitszeitverkürzung und Einstellungsbeschränkungen bis hin zur Anwendung des „letzten“ Mittels, der Kündigung. Den verschiedenen Formen der Kündigung wird ein separates Kapitel gewidmet. Es wird gezeigt, wie Maßnahmen zur Personalfreisetzung so geplant und ausgeführt werden können, dass negative Begleiterscheinungen für Mitarbeiter und Unternehmen minimiert werden. 

FAQ

Was ist Offboarding?

Das Offboarding eines Mitarbeiters ist der Prozess, bei dem sich ein Mitarbeiter von den Menschen und der Organisation trennt, für die er gearbeitet hat.

Was ist der Unterschied zwischen Offboarding und Onboarding?

Beim Onboarding geht es darum, sicherzustellen, dass die Mitarbeiter mit der Organisation, den Mitarbeitern und der Kultur des Unternehmens, dem sie gerade beigetreten sind, vertraut werden. Offboarding ist der Prozess, bei dem Menschen ihre Kollegen und das Unternehmen, für das sie arbeiten, auf strukturierte Weise verlassen.

Warum ist Offboarding wichtig?

Ein gut strukturierter Offboarding-Prozess ist unter anderem deshalb wichtig, weil ehemalige Mitarbeiter immer wieder zurückkommen können, weil sie Botschafter Ihres Unternehmens sind und weil sie oft auch Kunden Ihres Unternehmens sind.

Das könnte dich auch interessieren