Onboarding Automatisierung ist ein wichtiger HR-Prozess, der den Grundstein für ein erfolgreiches langfristiges Beschäftigungsverhältnis legt. Doch nur wenige Unternehmen schaffen einen reibungslosen Ablauf. Laut einer von Gallup durchgeführten Studie sind nur wenige Mitarbeiter der Meinung, dass ihr Unternehmen bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter gute Arbeit leistet. Eine schlechte Einarbeitung kann die Wahrscheinlichkeit, dass sich ein neuer Mitarbeiter nach anderen Beschäftigungsmöglichkeiten umsieht, erheblich erhöhen. Unternhemen können laut dem Haufe Onboarding Rechner bis zu 92.000€ im Jahr einsparen (bei 15 Einstellungen pro Jahr).

Mit Automatisierungstechnologien für das Onboarding können Unternehmen ihre Kosten senken, die Produktivität neuer Mitarbeiter steigern und die Mitarbeiterbindung stark erhöhen.

Vorteile der Onboarding Automatisierung

Onboarding Automatisierung hat für Unternehmen viele Vorteile. Nachfolgend nenne ich Ihnen die 5 wichtigsten Vorteile der Onboarding Automatisierung.

1. Zeitersparnis und Vereinfachung von Dokumenten

Manuelles Onboarding ist dokumentenintensiv und erfordert von den Mitarbeitern das Ausfüllen endloser Formulare und von den Mitarbeitern die Überprüfung und Ablage dieser Formulare. Mit der Onboarding-Automatisierung können Sie einfache und fehlerfreie Arbeitsabläufe erstellen, um papierbasierte Prozesse zu eliminieren. Die Mitarbeiter können die Dokumente online ausfüllen und unterschreiben. Sie werden sicher gespeichert und sind für die Personalabteilung leicht zugänglich.

2. Verbessern Sie das Mitarbeitererlebnis

Die Automatisierung des Onboarding erleichtert es, den Mitarbeitern die Informationen zur Verfügung zu stellen, die sie benötigen, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. So können Sie beispielsweise einen Workflow einrichten, der dem Mitarbeiter automatisch Organisationsrichtlinien und Schulungsunterlagen zusendet, sobald er eingestellt wurde.

3. Verbesserte Einhaltung von Vorschriften

In vielerlei Hinsicht geht es beim Onboarding-Prozess um die Einhaltung von Vorschriften. Arbeitgeber sind verpflichtet, bestimmte Informationen von neuen Mitarbeitern einzuholen und zu speichern. Durch die Automatisierung des Onboarding-Prozesses wird die Wahrscheinlichkeit, dass wichtige Informationen vergessen werden, erheblich reduziert, was die Einhaltung von Bundes-, Landes- und Kommunalgesetzen verbessert.

4. Senkung der Onboarding-Kosten

Mit der Automatisierung des Onboarding werden sich wiederholende und zeitaufwändige manuelle Aufgaben eliminiert. Dadurch können die Mitarbeiter der Personalabteilung mehr leisten und sich auf höherwertige Aufgaben konzentrieren, z. B. darauf, dass neue Mitarbeiter alles haben, was sie für ihren Erfolg brauchen.

5. Zugang zu Erkenntnissen

Bei manuellen Onboarding-Prozessen kann es schwierig oder sogar unmöglich sein, Daten zu sammeln und zu nutzen, um verwertbare Erkenntnisse zu gewinnen. Die Automatisierung des Onboarding-Prozesses macht es einfach, den Weg eines jeden neuen Mitarbeiters in Echtzeit zu verfolgen. Dies erhöht die Verantwortlichkeit, reduziert Fehler und liefert dem Management wertvolle Erkenntnisse zur Verbesserung des Onboarding-Prozesses.

Einstieg in die Onboarding-Automatisierung

Jeder Onboarding-Automatisierungsprozess ist auf ihre Art und Weise einzigartig. Verschiedene Branchen haben unterschiedliche Anforderungen. In der Regel gibt es erhebliche Unterschiede zwischen dem Onboarding in großen und kleinen Unternehmen. Dennoch gibt es einige wichtige Schritte der Onboarding Automatisierung, die für alle Unternehmen gelten. Und es gibt mehrere Bereiche, auf die Sie sich konzentrieren können, um mit der Onboarding-Automatisierung zu beginnen und sofortige Ergebnisse zu erzielen.

Pre-Boarding

Das Onboarding beginnt mit dem ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters. Pre-Boarding ist der Zeitraum zwischen der Annahme der Stelle durch den Mitarbeiter und seinem ersten Arbeitstag. Viele Unternehmen entscheiden sich dafür, ihre Onboarding-Automatisierungsworkflows während des Pre-Boarding-Zeitraums zu starten. Sie könnten dem neuen Mitarbeiter beispielsweise eine automatisierte E-Mail mit einem Link zu einem Webformular oder einem Online-Portal schicken, damit er Dokumente ausfüllen und erforderliche Informationen hochladen kann.

Auf diese Weise fühlen sich neue Mitarbeiter besser vorbereitet und fühlen sich wohler. Außerdem kann Ihr neuer Mitarbeiter so schneller einen Beitrag zum Unternehmen leisten, da er diese Aufgaben nicht mehr erledigen muss.

Verknüpfen Sie Recruiting- und Onboarding-Workflows

Die Recruiting- und Onboarding-Prozesse sind miteinander verknüpft, laufen aber oft getrennt voneinander ab, insbesondere in größeren Unternehmen. Um die Effizienz zu steigern und die Kosten zu senken, sollte der Abschluss des Rekrutierungsprozesses Ihre Onboarding-Workflows auslösen. Die Mitarbeiter der Personalabteilung können beispielsweise eine Benachrichtigung über die Neueinstellung erhalten, die mit dem Versand eines formellen Angebotsschreibens an den Bewerber zusammenfällt. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass es zu keinen nennenswerten Verzögerungen im Onboarding-Prozess kommt und dass alle Anforderungen erfüllt werden.

Assets zuweisen

Mit der Onboarding-Automatisierung können Sie sicherstellen, dass die technischen Ressourcen und der Systemzugang vor dem ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters zugewiesen werden. Dies spart Ihren Mitarbeitern Zeit, verkürzt den Onboarding-Prozess und stellt sicher, dass keine Assets übersehen oder verlegt werden.

Anmeldung des Angestellten

Die Beantragung von Sozialleistungen ist traditionell ein zeitaufwändiger Prozess. Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer müssen unzählige Formulare ausfüllen. Verzögerungen bei der Bearbeitung können dazu führen, dass Mitarbeiter ihre Leistungen nicht rechtzeitig erhalten, was zu einem schlechten Onboarding-Erlebnis führt. Die richtige Onboarding-Automatisierungslösung kann über APIs mit jedem Sozialleistungssystem verbunden werden und so den Anmeldeprozess für Sozialleistungen rationalisieren.

Mitarbeiter-Feedback

Eine Quelle der Frustration für neue Mitarbeiter ist der Mangel an Unterstützung nach dem Onboarding-Prozess. Sobald alle Anforderungen erfüllt sind, sind die neuen Mitarbeiter oft auf sich allein gestellt. Mit der Onboarding-Automatisierung können Sie dem neuen Mitarbeiter automatische Nachrichten oder sogar eine Umfrage schicken, die er ausfüllen soll. Auf diese Weise wissen die Mitarbeiter, dass Sie sie nicht vergessen haben. Sie können Probleme angehen, bevor sie zu einer Quelle der Frustration werden, die zu kostspieliger Fluktuation führen kann.

Onboarding-Automatisierung für Mitarbeiter und Kunden

Onboarding ist ein Begriff, der oft im weitesten Sinne verwendet wird und sowohl den Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter als auch für Kunden umfasst. Es gibt jedoch einige wichtige Unterschiede zwischen diesen beiden Prozessen. In der Regel ist ein anderer Ansatz für die Onboarding-Automatisierung erforderlich. Der größte Unterschied besteht darin, dass das Onboarding von Mitarbeitern ein interner Prozess ist, während das Onboarding von Kunden extern erfolgt. Die Mitarbeiter lernen ihr neues Unternehmen und ihre Aufgaben kennen. Neue Kunden müssen über Produkte und Dienstleistungen aufgeklärt werden, was die Integration der Onboarding-Automatisierung mit anderen externen Prozessen wie dem Marketing erfordert.

Da die Onboarding-Automatisierung externe Prozesse einbezieht, sind oft mehrere Beteiligte an dem Prozess beteiligt. Zum Beispiel Mitglieder von Marketing- und Vertriebsteams, IT-Teams und Kundendienstmitarbeiter. Mit anderen Worten: Der Kundeneinführungsprozess kann sehr komplex sein.

Sowohl der Onboarding-Prozess für Mitarbeiter als auch der Onboarding-Prozess für Kunden stellen besondere Herausforderungen dar. Die Automatisierung des Onboarding-Prozesses kann Ihrem Unternehmen viel Zeit und Geld sparen. Wenn sie jedoch schlecht durchgeführt wird, kann sie dazu führen, dass sowohl Mitarbeiter als auch Kunden abwandern.

Buchempfehlung zu HR- und Onboarding Automatisierung

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Häufig gestellte Fragen