Wenn Sie eine neue Stelle auf Ihrer Karriereseite oder auf einer Jobbörse ausschreiben, werden Sie möglicherweise von einer Vielzahl von Bewerbern überschwemmt, die ihre Lebensläufe einreichen. Obwohl dies in erster Linie eine gute Sache ist, weil es bedeutet, dass verschiedene Fachkräfte an einer Tätigkeit in Ihrem Unternehmen interessiert sind, kann die Durchsicht einer Vielzahl von Bewerbern überwältigend werden. Sie können dieses Problem angehen, eine ordentliche Vorauswahl der Bewerber treffen.

Was ist die Vorauswahl von Bewerbern?

Die Durchsicht verschiedener Lebensläufe, um die richtigen Bewerber zu finden, die die in der Stellenausschreibung genannten Qualifikationen erfüllen, ist die schwierigste und zeitaufwändigste Phase des Einstellungsverfahrens. Bei der Vorauswahl von Bewerbern müssen Sie einen großen Pool von Talenten prüfen, um diejenigen herauszufinden, mit denen Sie im Einstellungsverfahren fortfahren möchten.

Die Vorauswahl erfolgt nach dem Sourcing, dass heißt dem Auffinden und Anlocken von Bewerbern über Ihre Stellenausschreibung, und vor den Vorstellungsgesprächen und weiteren Beurteilungen. Dieser Prozess findet oft gleichzeitig mit dem Screening statt. Sie nehmen die Bewerber in die engere Auswahl, während Sie ihre Lebensläufe sichten.

Warum müssen Sie Bewerber in die engere Wahl nehmen?

Die Vorauswahl ist ein Schritt, der den Einstellungsprozess überschaubarer macht. Dies hilft Personalverantwortlichen wie Ihnen, den Kreis der Bewerber einzugrenzen, damit der Einstellungsprozess nicht so überwältigend wird.

Außerdem können Sie anhand der Kandidatenliste feststellen, wie effektiv Sie die idealen Fachkräfte erreichen. Wenn Sie Schwierigkeiten haben, Personen zu finden, die Ihre spezifischen Kriterien für die Auswahlliste erfüllen, könnte dies bedeuten, dass Sie Ihre Stellenanzeigen nicht an den richtigen Stellen veröffentlichen. Dies könnte auch darauf hindeuten, dass Sie an Ihrer Personalmarketingstrategie arbeiten und mit der Erstellung einer Candidate Journey beginnen sollten.

Wie man Bewerber in die Vorauswahl nimmt

Stellen Sie sicher, dass Sie nur die qualifiziertesten Bewerber in das Bewerbungsverfahren einbeziehen, indem Sie lernen, wie Sie Bewerber in die engere Wahl nehmen. So können Sie vorgehen:

1. Entscheiden Sie, wie viele Bewerber Sie befragen wollen

Nachdem Sie die Bewerber gesichtet und in die engere Wahl gezogen haben, müssen Sie mit jedem von ihnen ein Vorstellungsgespräch führen, weshalb Sie sich diese Zahl gut überlegen sollten. Bei dieser Entscheidung können Sie berücksichtigen, wie viel Zeit Sie haben. Wenn Sie eine Woche Zeit haben, um eine Stelle zu besetzen, werden Sie nicht genug Zeit haben, um mehr als 15 Bewerber zu interviewen und zu beurteilen.

Sie können eine bestimmte Anzahl von Bewerbern festlegen, die Sie in die engere Wahl nehmen, oder sich auf den Prozentsatz der Gesamtzahl der Bewerber stützen. Sie können auch schätzen, wie viele Bewerber Sie in der Vergangenheit zu einem Vorstellungsgespräch einladen konnten.

Wenn Sie am Ende mehr Bewerber in die engere Wahl nehmen als geplant, führen Sie mit ihnen ein Vorstellungsgespräch. Wenn Sie jedoch nicht genügend Bewerber finden, um Ihre Auswahlliste zu füllen, sollten Sie sich nicht unter Druck setzen oder Ihre Ansprüche herunterschrauben, nur um die von Ihnen festgelegte Zahl zu erreichen.

2. Bestimmen Sie die Kriterien für Ihre Auswahlliste

Sie sollten wesentliche (“must-haves”) und wünschenswerte (“nice-to-haves”) Kriterien aufstellen, die Sie bei der Vorauswahl der Bewerber verwenden können. Ihre wesentlichen Kriterien enthalten alle Mindestqualifikationen, die ein Bewerber haben sollte. Sie beziehen sich auf die von ihm erwartete Leistung am Arbeitsplatz. In den meisten Fällen ist die Liste der Must-have-Kriterien in der Stellenbeschreibung enthalten.

Legen Sie bei der Ausarbeitung Ihrer wesentlichen Kriterien so hohe Maßstäbe an, dass Sie sicherstellen können, dass qualitativ gute Bewerber im Bewerbungsverfahren weiterkommen. Seien Sie jedoch nicht so streng mit Ihren Maßstäben, dass Sie viele qualifizierte Bewerber aussortieren.

Auf der anderen Seite sollte Ihre “Nice-to-have”-Liste aus Eigenschaften bestehen, die ein Bewerber mitbringen könnte und die ihn für die Stelle noch besser geeignet machen. Beispiele hierfür sind Erfahrung in der Branche, Kenntnisse im Umgang mit einer bestimmten Ausrüstung oder Software und berufliche Zertifizierungen.

Insgesamt können Sie folgende Kriterien in die engere Wahl ziehen:

• Ausbildung
• Berufserfahrung
• Technische Fähigkeiten und Kenntnisse
• Persönlichkeitsmerkmale
• Kompetenzen

Sobald Sie eine endgültige Liste Ihrer wesentlichen und wünschenswerten Kriterien haben, besprechen Sie diese mit dem für die Stelle zuständigen Personalverantwortlichen. So können Sie sicherstellen, dass Sie die richtigen Bewerber für die Stelle in die engere Wahl nehmen.

Außerdem müssen Sie sicherstellen, dass Sie Ihre Kriterien konsequent, fair und objektiv auf alle Bewerber anwenden. Auf diese Weise können Sie rechtliche und diskriminierende Probleme vermeiden. Denn mit gut vorbereiteten Kriterien können Sie die Diskriminierung rechtlich geschützter Gruppen besser vermeiden.

3. Erstellen Sie eine Scorecard

Erstellen Sie eine Scorecard für Ihre Bewerber in der engeren Auswahl. Darin können Sie jede Maßnahme auflisten und jedem Bewerber, den Sie prüfen, eine Bewertung zuweisen.

Wenn Sie beim Screening und bei der Vorauswahl von Bewerbern eine Scorecard verwenden, können Sie sicher sein, dass Sie jedes Kriterium konsequent und gerecht anwenden. Die Scorecard kann Ihnen auch dabei helfen, die stärksten Bewerber auf Anhieb zu ermitteln und einzustufen.

4. Bewerber prüfen und in die Vorauswahl nehmen

Nun, da Sie alles vorbereitet haben, was Sie brauchen, können Sie mit der Arbeit beginnen! Sie können diesen Prozess in zwei Teile aufteilen, um ihn weniger schwierig zu gestalten.

Suchen Sie zunächst nach Bewerbern, die Ihre wesentlichen Kriterien erfüllen. Wenn sie nicht über die Mindestqualifikationen für die Stelle verfügen, sind sie nicht geeignet und sollten abgelehnt werden.

Als Nächstes überprüfen Sie die in die engere Wahl gekommenen Bewerber unter Berücksichtigung Ihrer Wunschkriterien erneut. Wie Sie in dieser Phase vorgehen, hängt davon ab, wie nah Sie an der von Ihnen festgelegten Grenze der in die engere Wahl gezogenen Bewerber sind.

Wenn Sie nach der ersten Phase noch viele Bewerber zu prüfen haben, lehnen Sie zunächst diejenigen ab, die die wenigsten “Nice-to-have”-Eigenschaften aufweisen. Dann bewerten Sie diejenigen, die die erste Stufe bestanden haben, danach, wie viele der wünschenswerten Kriterien sie erfüllen. Auf diese Weise können Sie Ihre Liste weiter eingrenzen.

Sie können auch ein blindes Bewerberscreening versuchen. Bei dieser Methode werden alle demografischen Daten aus den Lebensläufen der Bewerber entfernt, so dass Sie sich auf die relevanten Kriterien konzentrieren können und die Voreingenommenheit bei der Einstellung verringert wird.

Die oben beschriebenen Methoden können Ihnen zwar bei der Einstellung helfen, sind aber unter Umständen sehr zeitaufwändig. Um den Auswahlprozess noch zu beschleunigen, können Sie Bewerbermanagement-Lösungen einsetzen. Dabei handelt es sich um eine Art von Software, mit der Sie die Bewerber ganz einfach einstufen, verfolgen und mit Ihren Kollegen besprechen können, so dass Sie einen optimierten Einstellungsprozess genießen. Hier gibt es eine breite Auswahl an HR-Software-Anbietern. Es macht also vollkommen Sinn, mehrere Bewerbermanagement System zu vergleichen, bevor man beginnt.

Führen Sie Vorstellungsgespräche

Zusätzlich zur manuellen Überprüfung der Lebensläufe können Sie mit den Bewerbern per Telefon oder Videoanruf sprechen, um ihnen eine Beschreibung der Stelle zu geben und mehr über den Bewerber zu erfahren. Außerdem können Sie Vorstellungsgespräche nutzen, um:

• eine Beschreibung des Unternehmens zu geben
• festzustellen, ob der Bewerber die grundlegenden Anforderungen für die Stelle erfüllt
• zu erfahren, ob die Stelle den Vorstellungen des Bewerbers entspricht
• festzustellen, ob der Bewerber an einer weiteren Bewerbung interessiert ist
• Fragen des Bewerbers über das Unternehmen, die Stelle oder den Einstellungsprozess zu beantworten

Vorstellungsgespräche sind eine gute Möglichkeit, mehr über die Bewerber zu erfahren, die sich auf die Stelle beworben haben. Die Planung von Vorstellungsgesprächen mit mehreren Bewerbern kann jedoch überfordernd sein.

Um diesen Prozess zu vereinfachen, sollten Sie eine Terminplanungssoftware für Personalverantwortliche verwenden. Mit dieser Technologie können Sie sich das Hin- und Herschreiben von E-Mails und zeitaufwändige Telefonate sparen, die bei der Planung von Vorstellungsgesprächen anfallen können. Außerdem bietet sie Ihnen die folgenden Vorteile:

• Erhöhte Effizienz der Personalverantwortlichen
• Automatisierte Erinnerungen für Personalverantwortliche
• Einfache Verfolgung der Interviewzeiten
• Verbesserte Erfahrung der Bewerber

Informieren Sie die Bewerber über den Status ihrer Bewerbung

Sobald Sie die Vorauswahl der Bewerber abgeschlossen haben, sollten Sie denjenigen, die Ihre Qualifikationen nicht erfüllen, mitteilen, dass sie im Einstellungsprozess nicht weiter kommen. Dies ist umso wichtiger, wenn Sie sie bereits in weitere Screening-Prozesse einbezogen haben, z. B. in ein Telefoninterview oder ein Assessment.

Sie sollten den Bewerbern auch mitteilen, warum Sie sie nicht mehr für die Stelle in Betracht ziehen. Ein guter Abschluss der Beziehung zwischen Personalverantwortlichen und Bewerbern kann sie dazu verleiten, sich in Zukunft erneut zu bewerben. Auf diese Weise können Sie auch einen guten Eindruck von Ihrer Marke hinterlassen.

Lassen Sie nicht zu, dass der Stress, viele Lebensläufe und Bewerber zu sichten, Ihren Einstellungsprozess beeinträchtigt. Wenn Sie erst einmal gelernt haben, wie Sie die Bewerber in die engere Wahl nehmen, wird es Ihnen leicht fallen, eine Stelle mit einer qualifizierten Fachkraft zu besetzen.