Nicht nur die Art, wie wir arbeiten, hat sich im Rahmen der Digitalisierung verändert – sondern auch die Art, wie Verträge zwischen Parteien abgeschlossen werden. Themen wie Remote Work rücken in den Fokus und das erfordert ein Umdenken hinsichtlich des klassischen Vertragsabschlusses. Wer Mitarbeiter rekrutiert oder freiberufliche Mitarbeiter beschäftigt, ist heute nicht mehr auf deren Wohnsitz am Firmenstandort angewiesen. Zusammenarbeit ist quer über den Globus möglich, einen Arbeitsvertrag braucht es aber trotzdem. Hier kommt der digitale Vertragsabschluss ins Spiel, der die Effizienz im Bereich Personalwesen deutlich verbessert. Schauen wir uns an, welche Vorteile sich daraus ergeben und wie es um die Rechtsgültigkeit bestellt ist.

Der digitale Vertragsabschluss erleichtert das Onboarding für neue Mitarbeiter

Das Personal- und Recruitingwesen haben sich deutlich verändert. Die neuen Generationen sind anspruchsvoller, erwarten vom künftigen Arbeitgeber Effizienz und punktgenaue Lösungen. Immer mehr Unternehmen sind darauf angewiesen, über Personalvermittlungen Engpässe unter den Mitarbeitern auszugleichen und Personal nach akutem Bedarf einzustellen. Je häufiger es zu einem Vertragsabschluss kommt, desto mehr Zeit vergeht mit der Erstellung, Bereitstellung und Unterzeichnung. Der digitale Vertragsabschluss in der Personalvermittlung sowie im allgemeinen Personalwesen reduziert den Zeitbedarf deutlich und erleichtert damit das Onboarding neuer Mitarbeiter. 

Rechtsunsicherheiten bei einer neuen Arbeitsstelle oder die tagelange Rückfrage, wann der Vertrag endlich ausgestellt wird, gehören zur Vergangenheit an. Im Zeitalter des Fachkräftemangels sind es Bewerber, die sich ihren künftigen Arbeitgeber aussuchen können. Schon Mängel in der Vertragserstellung können dazu führen, dass sich ein potenzieller Mitarbeiter für das Konkurrenzunternehmen entscheidet. 

Es kommt hinzu, dass das Angebot des digitalen Vertragsabschlusses für Bewerber mit entferntem Wohnort ein interessanter Faktor sein kann. Der moderne Mitarbeiter erwartet einen unkomplizierten und schnellen Entscheidungsprozess. Fährt er 500 Kilometer zu einem Vorstellungsgespräch, möchte er nicht nach einer Woche noch mal die gleiche Strecke zurücklegen, um den Vertrag zu unterschreiben. Dank digitaler Vertragsunterzeichnung kann der Schritt übersprungen werden, was die Zusagewahrscheinlichkeit des Bewerbers erhöht.

Rechtsgültigkeit und elektronische Identifikation im digitalen Vertragswesen

In der eIDAS-Verordnung der EU ist festgelegt, unter welchen Umständen der digitale Vertrag nebst Unterschrift die gleiche Rechtsgültigkeit hat wie ein klassisch unterzeichnetes Dokument. Elektronische Signaturen haben prinzipiell die gleiche Gültigkeit, sofern sie den EU-Anforderungen genügen. Im Fokus liegt hier vor allem die Authentifizierung des Unterzeichnenden. Es ist darüber hinaus erforderlich, dass bei der Vertragsbereitstellung und beim Abschluss sämtliche Passagen der DSGVO eingehalten werden. 

Vor allem befristete Verträge, sowie Arbeitnehmerüberlassungen, Verleih- und Einsatzverträge von Personalvermittlungen erfordern das Formvorschrifterfordernis, müssen also mit einer qualifizierten elektronischen Unterschrift (höchster Signaturstandard) unterzeichnet werden. 

Mit ständigen Neuerungen und wachsenden Fortschritten ist davon auszugehen, dass das heute optionale Angebot schon bald zur Notwendigkeit wird. Wer heute als Unternehmen im Personalwesen erfolgreich sein möchte, muss den Bewerbern ein rechtsgültiges und zugleich effizientes und simples Vertragssystem anbieten. Erforderlich ist daher neben Bereitstellung der Infrastruktur eine Schulung sämtlicher Mitarbeiter, um die Integration digitaler Verträge im Unternehmen zur Selbstverständlichkeit zu machen.

So funktioniert der digitale Vertragsabschluss in wenigen Schritten – praktisches Wissen

Das (digitale) Vorstellungsgespräch ist geführt, der künftige Mitarbeiter und die Personalabteilung haben sich füreinander entschieden. Um den weiteren Prozess so effizient wie möglich zu gestalten, werden die Verträge seitens der Personalvermittlung oder des Unternehmens selbst vorbereitet und anschließend an den Bewerber übermittelt. Die digitale Vertragsvariante steht als PDF- oder Word-Dokument bereit und wird mit einer E-Signing-Lösung auf einem verschlüsselten Transferweg dem Empfänger zugesandt. Der Empfänger unterschreibt digital und rechtsgültig elektronisch. 

Schließen Unternehmen und Bewerber einen unbefristeten Vertrag ab, ist eine Textform nicht notwendig, kann jedoch die Speicherung der Daten der Mitarbeitenden erleichtern. Geht es aber wie oben erwähnt um einen befristeten Vertrag für einen kurzzeitigen Einsatz oder ein bestimmtes Projekt, dann muss der Vertrag in Schriftform vorliegen und ist somit mit einer digitalen Unterschrift nur dann gültig, wenn es sich um eine qualifizierte (und verifizierte) elektronische Signatur handelt. 

Der Empfänger des Vertrags hat nun die Möglichkeit, ihn auf Einhaltung sämtlicher Rechtsvorschriften zu überprüfen. Anschließend unterzeichnet er das Dokument mithilfe eines E-Signing-Systems digital und übersendet es an den Vertragspartner. Erst wenn beide Parteien ihre rechtsgültige Unterschrift gesetzt haben, ist der Vertrag bindend für beide Seiten. 

Nach erfolgreichem Vertragsabschluss muss das Dokument auf beiden Seiten gespeichert werden. Im Unternehmen passiert das in der Regel über eine Cloud oder direkt im Vertragsmanagement-System. Der neue Mitarbeiter kann sein Exemplar natürlich extern auf dem Computer speichern, eine verpflichtende Speicherung gilt nur für das Unternehmen oder den Personalvermittler.

Großer Vorteil: Kommt es während der Zusammenarbeit zu Veränderungen, kann der Vertrag jederzeit abgerufen und umgewandelt werden. So lässt sich ein befristeter (oder unbefristeter) Arbeitsvertrag binnen weniger Minuten verlängern oder ein Teilzeitmodell in einen Vollzeitvertrag umwandeln.

Zukunft im Personalwesen – digitale Vertragsabschlüsse von der Wahl zur Pflicht

Nicht nur anhand der Benefits zeigt sich klar, wie groß die Vorteile des digitalen Vertragswesens für Personalabteilungen sind. Je häufiger Verträge abgeschlossen werden, desto notwendiger ist die Migration in die eigene Arbeitspraxis. Ganz besonders betroffen von der Notwendigkeit sind Personalvermittler, die täglich zahlreiche Verträge abschließen und Arbeitnehmer vermitteln. Hinzu kommt, dass hier vor allem Effizienz und Schnelligkeit entscheidend sind, beides kann durch eine E-Signatur-Lösung mit Funktionen wie der Bündelung von Verträgen, Stapelsignaturen und dem Unterzeichnen mit Gastkonto gewährleistet werden. Aber auch Großunternehmen, deren Mitarbeiterstamm fluktuiert und ständig erweitert wird, profitieren maßgeblich von der schnellen und digitalen Vertragserstellung. 

Aufgrund des Fakts, dass sich Mitarbeiter künftig auch anhand solcher Punkte ihren Arbeitgeber aussuchen, ist es vorteilhaft, schon jetzt den richtigen Schritt in die Zukunft zu gehen.

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