In großen Unternehmen gibt es verschiedenste Abteilungen, die alle ihre eigenen Aufgaben zu erledigen haben. Allerdings gibt es 2 Bereiche, bei denen es oftmals zu Überschneidungen kommt. Während die Aufgabe der Buchhaltung darin besteht, die Einnahmen und Ausgaben eines Unternehmens unter die Lupe zu nehmen, geht es in der Personalabteilung darum, neue Mitarbeiter einzustellen und sich um die Betreuung der bereits eingestellten Mitarbeiter zu kümmern. Auch die Weiterbildung der Angestellten gehört zum Aufgabenbereich des Personalwesens. Auf den ersten Blick haben die beiden Abteilungen nichts gemein. Trotzdem kommt es in der Praxis häufig zu Überschneidungen, über die ich Sie im Rahmen dieses Artikels aufklären möchte.
Buchhaltung und Personalabteilung – wie sie sich überschneiden
Buchhaltung und Personalabteilung sind enger miteinander verflochten, als viele Mitarbeiter glauben. Daher werde ich dir in den folgenden Abschnitten gleich mehrere Bereiche nennen, in denen Buchhaltung und Personalabteilung zusammenarbeiten müssen.
Buchung von Personalkosten
Personalwesen und Buchhaltung überschneiden sich dann, wenn es um die Buchung von Personalkosten geht. In diesem Fall leitet die Personalabteilung die Gehälter und Löhne von den Mitarbeitern an die Buchhaltung weiter. Die Buchhaltung muss diese anschließend richtig verbuchen und dafür sorgen, dass die Posten in die richtige Kostenstelle eingetragen werden.
Sozialversicherungsbeiträge
Auch bei den Sozialversicherungsbeiträgen ist eine Zusammenarbeit zwischen den beiden Abteilungen vonnöten. Dabei sorgt die Personalabteilung dafür, dass die Mitarbeiter beim zuständigen Versicherungsträger angemeldet werden. Die Buchhaltung ist dafür verantwortlich, dass die entsprechenden Beiträge auch korrekt abgeführt werden.
Lohn- und Gehaltsabrechnungen
Bei Lohn- und Gehaltsabrechnungen überschneiden sich Buchhaltung und Personalabteilung ebenfalls. Dabei ist die Personalabteilung dafür zuständig, die Gehaltsdaten der jeweiligen Mitarbeiter zu ermitteln und anschließend an die Buchhaltung weiterzugeben. Diese sorgt dann dafür, dass Lohn- und Gehaltsabrechnungen erstellt werden, und berechnet die jeweiligen Steuer- und Sozialversicherungsbeiträge.
Reisekostenabrechnungen
Die Reisekostenabrechnungen werden von Mitarbeitern bei der Personalabteilung eingereicht und einer Überprüfung unterzogen. Im Anschluss daran werden die Abrechnungen an die Buchhaltung weitergegeben, die mit der Erstattung betraut ist.
Sozialversicherungsbeiträge
Von besonderer Bedeutung in der Buchhaltung ist der Jahresabschluss. Auch hier benötigt es eine enge Zusammenarbeit mit der Personalabteilung. Das liegt daran, dass die Personalabteilung wichtige Informationen an die Buchhaltung übermitteln muss. Hierzu gehören die Löhne und Gehälter der Mitarbeiter, die ausschlaggebend für die zu zahlenden Steuer- und Sozialversicherungsbeiträge sind, welche die Buchhaltung bei der Erstellung des Jahresabschlusses berücksichtigen muss.
Warum die Zusammenarbeit zwischen Personalabteilung und Buchhaltung so wichtig ist
Wie Sie nun erkannt haben, überschneiden sich die beiden Abteilungen in einigen Bereichen. Daher sollten Sie sich unbedingt darum bemühen, Lösungen zu finden, wenn beide Abteilungen in Ihrem Unternehmen noch nicht gut zusammenarbeiten. Denn nur, wenn Buchhaltung und Personalabteilung eines Unternehmens gut miteinander zusammenarbeiten und sich gegenseitig unterstützen, können die Aufgaben reibungslos abgewickelt werden. Es kann sinnvoll sein, die Zusammenarbeit dieser beiden Abteilungen zu fördern, um die Prozesse zu optimieren und so Kosten einzusparen.
Die Wichtigkeit von Datenschutz
Sowohl Personalabteilung als auch Buchhaltung arbeiten mit sensiblen personenbezogenen Daten. Dementsprechend ist es äußerst wichtig, dafür zu sorgen, dass die Daten sicher übertragen werden und nicht in die falschen Hände geraten. Das kann zum Beispiel durch die Einrichtung von Zugangsrechten sichergestellt werden. Zudem sollten die Daten ausschließlich verschlüsselt übertragen und stets alle datenschutzrechtlichen Vorgabeneingehalten werden.
Wichtige Lösungen bei Problemen zwischen beiden Abteilungen
- Sorgen Sie in Ihrem Unternehmen für klare Zuständigkeiten: Die Aufgaben für Buchhaltung und Personalabteilung sollten klar definiert sein und eindeutige Verantwortungsbereiche zugeteilt werden. Hierdurch werden Doppelarbeiten vermieden.
- Buchhaltung und Personalabteilung sollten im regelmäßigen Austausch miteinander stehen, damit stets alle relevanten Daten und Informationen bereitstehen. Eine Lösung hierfür könnte die Einberufung von regelmäßigen Meetings sein, sodass durch die verbesserte Kommunikation weniger Missverständnisse entstehen.
- Führen Sie am besten gemeinsame Prozesse ein, um die Zusammenarbeit zwischen Buchhaltung und Personalabteilung zu optimieren. Dies kann zum Beispiel dadurch erreicht werden, dass eine entsprechende Software verwendet wird, welche die Übertragung von Daten zwischen beiden Abteilungen erleichtert.
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