In Zeiten des Fachkräftemangels kommen für Arbeitgeber immer mehr Aufgaben hinzu, die es zu bewältigen gibt. Ich nenne es immer gerne einen 2 Fronten Krieg, den es zu bewältigen gibt. Zu einem die neue Generation an Mitarbeitern richtig in die neue Arbeitswelt zu integrieren, auch jedem bekannt als Onboarding und zu anderem bereits gesammeltes Fach-, Prozess- und Kunden Know-how der älteren Generationen nicht zu verlieren. Quasi, wie wird das Knowledge Management aufgebaut und im Unternehmen effektiv eingesetzt. Die Lösung dieses Problems hat sich das HR-Startup how.fm gewidmet und einen smarten Weg gefunden, Mitarbeiter Know-how zu sammeln und in den Prozess des Onboardings zu integrieren. Hierzu habe ich heute das Vergnügen, mit Kathrin von und über how.fm zu reden. Let the talk begin.

HR-Talk: Hallo Kathrin, bitte stell dich den HR-Talk Lesern doch kurz vor.

Hey Philipp, schön, mit dir zu sprechen.

Seit Mai 2019 bin ich bei how.fm und baue dort den gesamten Bereich “Education” auf. Wir wollen hier Trainer aus so genannten Blue Collar Industrien unterstützen, ihre Mitarbeiter noch gezielter und nachhaltiger zu schulen.

Vorher war ich im eCommerce bei einem Modeschmuckunternehmen tätig und lange davor bei einem Musikstreaming Start-Up. Dort habe ich auch unsere beiden Gründer Andreas und Farhoud kennengelernt, die mich mit der Idee von how.fm so begeistert haben, dass ich unbedingt dabei sein wollte.

HR-Talk: Was genau macht how.fm und wie unterstützt ihr die Unternehmen beim Onboarding?

how.fm kümmert sich um die Einarbeitung und Schulung von neuen Mitarbeitern, Auszubildenden und Zeitarbeitern, die nicht am Schreibtisch arbeiten. Der digitale Trainer ist eine interaktive App und kann auf jedem Smartphone oder Tablet genutzt werden. Die Anleitungen werden durch ein Content Management System von uns gemeinsam mit dem Kunden eingepflegt. Durch die Sprachsteuerung können die Mitarbeiter direkt die Anweisungen ausführen und lernen die neuen Fertigkeiten on-the-job. Dank einer integrierten Übersetzungsfunktion kann die Anleitung in verschiedenen Sprachen angehört werden, damit Sprachbarrieren einfach überwunden werden können.

how.fm fördert Hilfe-zur-Selbsthilfe bei Arbeitern. Das beschleunigt nicht nur den Prozess der Einarbeitung, sondern steigert auch die Arbeitsqualität, da die Fertigkeiten nachhaltiger trainiert werden. Nicht zuletzt haben die Trainer durch die freigewordene Zeit mehr Möglichkeiten, sich weiteren Aufgaben zu widmen.

HR-Talk: Ein digitaler Trainer für Arbeitsabläufe, damit diese nicht bei jedem neuen Mitarbeiter aufs Neue erklärt werden müssen. Das spart Zeit und Kosten. Wie seid ihr auf die Idee gekommen?

Dass wir das Thema Sprachsteuerung angehen wollen stand schon früh fest. In zahlreichen Interviews mit über 50 Unternehmen kam ein Thema immer wieder auf: Die Einarbeitung und Schulung von neuen und bestehenden Mitarbeitern, die nicht am Schreibtisch arbeiten war in vielen Unternehmen ein großes Thema geworden. Steigende Fluktuation, hohe Saisonalitäten oder Generationswechsel sind die Hauptfaktoren für die Entwicklung. Für diese Mitarbeiter eine Lösung zu schaffen, die direkt on-the-job und interaktiv angewendet werden kann und für sie eine ideale Hilfe-zur-Selbsthilfe bietet, war für uns eine tolle Kombination, um Vorteile sowohl für die Trainer als auch für die Arbeiter zu schaffen.

Für Mitarbeiter am Schreibtisch gibt es Unmengen von Angeboten an Schulungen, Tutorials und Co. Aber wenn man eben nicht am Laptop sitzt und häufig sogar nicht mal eine Firmen-Email-Adresse hat, dann gibt es häufig nur in der Frontalunterricht- oder Video-Angebote. Bei der Recherche zu den Themen “Deskless Workforce” oder “Blue-Collar”-Arbeiter hat uns erstaunt, wie wenig sich Unternehmen bisher damit beschäftigt haben, für diese wahnsinnig große Zielgruppe Angebote zu schaffen, um ihre Arbeitswelt zu verbessern. Das wollen wir unbedingt ändern und eine neue, nachhaltigere Lösung schaffen.

HR-Talk: Habt ihr schon Referenzen von den Unternehmen und Mitarbeitern, die how.fm nutzen?

Hauptsächlich haben wir Kunden aus der Logistikbranche – insbesondere in der Kontraktlogistik. Dort helfen wir insbesondere bei der Einarbeitung von Zeitarbeitern. Wir sind aber auch bei Kunden aus der Systemgastronomie und im Retail im Einsatz, um neue Mitarbeiter und Auszubildende zu schulen.

Einen spannenden Case aus dem Rehabilitätsklinik-Bereich haben wir ebenfalls: Unser Kunde nutzt how.fm für die Anleitung von Angehörigen bei der häuslichen Pflege.

HR-Talk: Versetzen wir uns in das Szenario, ich bin Unternehmen ‚SuperBig‘, international in mehreren Ländern aufgestellt, jedoch mit ähnlichen Arbeitsabläufen. Jetzt möchten wir how.fm bei uns integrieren. Was muss ich machen, um mein erstes How-to Tutorial zu erstellen? Brauch ich irgendwelche extra Soft- oder Hardware?

Im Prinzip kannst du alles mit deinem Smartphone und an deinem Computer erledigen. Als Hilfestellung liefern wir ein Template, dass auf Standard Operating Procedures (Schritt-für-Schritt Anweisungen für Routineaufgaben) basiert. Du dokumentierst einfach deinen normalen Ablauf mit Bilder und ergänzt die Texte.

Das Template überführen wir dann in unser Content Management System (CMS) und mit einem Klick sind die Inhalte dann in der App verfügbar. Der Clou: Das CMS übersetzt die Anweisungen automatisiert, so dass die Arbeiter die Anweisungen auch in anderen Sprachen hören können, z.B. falls Deutsch nicht ihre Muttersprache ist.

Wir unterstützen unsere Kunden bei der Erstellung und Befüllung und sind auch anschließend an ihrer Seite. Sie können aber auch eigenständig im CMS Schritte verändern oder ergänzen, die dann in echtzeit auch bei den Usern auf dem aktuellen Stand sind.

Eine kleine Vorschau von how.fm:

HR-Talk: Laut HR-Experten gehören eLearning-Lösungen zu den HR-Trends 2020, um Unternehmens Know-how zu sammeln und mithilfe von Kursen an zukünftige Mitarbeiter weitergeben zu können. Was ist eurer Meinung nach ein weiterer HR-Trend, den man verfolgen sollte?

Wir glauben sehr an weitere Innovationen im Bereich Voice-Interface. Es ist gerade auch für ältere Generationen die intuitivste Vorgehensweise mit Software zu kommunizieren. Gerade gibt es da noch Berührungsängste, aber auch Alexa hat es ins Wohnzimmer geschafft und Sprachnachrichten bei Whats App waren vor ein paar Jahren noch völlig ungewöhnlich und sind heute im Alltag angekommen.

Und wir glauben sehr an das Empowerment von allen Mitarbeitern, ob mit oder ohne Schreibtisch, um ein motivierendes Arbeitsumfeld zu kreieren und so mittelfristig auch den Kostenfresser Fluktuation einzudämmen.

HR-Talk: Kathrin, ganz herzlichen Dank für das Interview. Gibt es ein paar Abschlussworte, die ihr den Lesern gerne mitgeben möchtest?

Wir haben gelernt, dass gerade im Bereich “Training von Arbeitern” noch unglaubliches Potential herrscht. Aktuell gibt es häufig wenig Dokumentation von bestehenden Abläufen und das Training basiert auf Mund-zu-Mund Propaganda. Dabei gehen wichtige Schritte verloren und Fehler schleichen sich ein. Neue Mitarbeiter leiden darunter, dass sie für Fehler verantwortlich gemacht werden, für die sie nichts können. Wir sehen häufig, dass gerade in dem Bereich die Mitarbeiter dann viel zu schnell ausgetauscht werden und so immense Mitarbeiterbeschaffungskosten entstehen. Hinzu kommen dann noch die Produktivitätsverluste und Einarbeitungskosten. Das finden wir menschlich nicht fair und unternehmerisch extrem ineffizient. Daher werden wir in Zukunft dort ansetzen und gemeinsam mit Experten auch die Trainer besser schulen. Es bleibt also spannend bei uns und es lohnt sich, mal bei uns auf der Webseite vorbeizuschauen.

HR-Talk: Wie kann man euch am besten erreichen, wenn man mehr über how.fm erfahren möchte?

Am einfachsten schaut ihr auf unsere Webseite www.how.fm oder meldet euch direkt bei mir  kb@how.fm/ https://www.linkedin.com/in/kathrinbuecker/