HR-Automatisierung: Die Personalabteilung ist ein wichtiger, aber oft unterschätzter Bestandteil eines jeden Unternehmens. Die Personalabteilung ist für die Einstellung, Eingliederung, Schulung und Verwaltung von Mitarbeitern zuständig und spielt eine wichtige Rolle, wenn es darum geht, sicherzustellen, dass Ihr Human Capital stetig wächst.

Aber was können Sie tun, um die Personalabteilung selbst effizienter, produktiver und kostengünstiger zu machen? Genau das ist das Ziel der HR-Automatisierung. Was genau ist also HR-Automatisierung, welche Vorteile und Anwendungsfälle gibt es? Auf all diese Fragen werde ich heute in diesem Artikel eingehen.

Was ist HR-Automatisierung?

HR-Automatisierung ist, wie der Name schon sagt, die Automatisierung von Geschäftstätigkeiten, die üblicherweise von der Personalabteilung eines Unternehmens durchgeführt werden. Genauer gesagt, nutzt die HR-Automatisierung spezialisierte Anwendungen und Technologien, die manuelle Tätigkeiten mit einer Geschwindigkeit und Genauigkeit ausführen können, die deutlich über den menschlichen Fähigkeiten liegt.

Mit einer ordentlichen HR-Automatisierung können “Hire to Retire”-HR-Prozesse (d. h. Prozesse, die sich auf die Karriere eines Mitarbeiters im Unternehmen beziehen) mit Hilfe aktueller Technologien automatisiert werden. Es ist jedoch wichtig zu betonen, dass die HR-Automatisierung nur als Ergänzung und Verbesserung der Arbeit Ihrer bestehenden Personalabteilung gedacht ist. Zum jetzigen Zeitpunkt ist es nicht möglich, dass HR-Automatisierungslösungen einen menschlichen Mitarbeiter vollständig ersetzen.

Was sind die Vorteile der HR-Automatisierung?

Der vielleicht wichtigste Vorteil der HR-Automatisierung besteht darin, dass sie Ihren Mitarbeitern viel Zeit und Arbeit spart. Durch die Automatisierung von HR-Aufgaben können Sie Ihren HR-Mitarbeitern einen großen Teil der aufwendigen manuellen Arbeit abnehmen. Dadurch können sie sich auf die wichtigen, übergeordnete und umsatzfördernde Kerntätigkeiten konzentrieren, anstatt sich mit wiederholenden, langweiligen Aufgaben zu beschäftigen.

Die HR-Automatisierung macht Ihre Geschäftsprozesse messbar, straffer, transparenter und effizienter. Je nach Aufgabe kann sie auch die Möglichkeit menschlicher Fehler erheblich verringern. Außerdem lassen sich durch die Automatisierung von HR-Prozessen diese leichter beobachten und quantifizieren, so dass Sie Analysen durchführen und verwertbare Erkenntnisse gewinnen können.

HR-Automatisierung als Gamechanger für Ihr Unternehmen

Die Automatisierung des Personalwesens bietet viele Vorteile, z. B. die Senkung der Druck- und Lagerkosten und den bequemen Zugriff auf Online-Dateien zu jeder Zeit und von jedem Ort aus.

Wenn Mitarbeiterdaten an einem zentralen Ort gespeichert werden können, erhöht sich die Effizienz von Auswahl, Einstellung und Schulung. Ebenso wichtig ist, dass die Mitarbeiter sich engagierter fühlen, wenn sie Zeit haben, sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren, die die Geschäftsziele des Unternehmens voranbringen.

Wenn das Onboarding automatisiert ist, können sich neue Mitarbeiter direkt an die Arbeit machen, anstatt sich in der ersten Woche durch Stapel von Papierkram und Formularen zu wühlen. Außerdem können Fehler bei der Dateneingabe vermieden werden.

Die Zeitersparnis führt auch zu Kostensenkungen, vor allem, wenn das HR-Team produktiver werden kann.

Die 6 wichtigsten HR-Automatisierungstrends

Innerhalb des breiteren Feldes der HR-Automatisierung sind mehrere Trends und Technologien im Spiel. Im Folgenden finden Sie 6 der wichtigsten HR-Automatisierungstrends:

1. Künstliche Intelligenz

Künstliche Intelligenz und Teilbereiche wie maschinelles Lernen sind ein wichtiger Bestandteil der Personalautomatisierung. Im Großen und Ganzen besteht das Ziel der künstlichen Intelligenz darin, die menschliche Intelligenz mit Computern zu simulieren und sie dazu zu bringen, so zu denken, zu funktionieren oder sich so zu verhalten, wie es Menschen können. Die anderen Trends in dieser Liste fallen alle unter den Oberbegriff der KI.

2. Process Mining

Beim Process Mining geht es darum, Ihre Geschäftsprozesse auf der Grundlage Ihrer IT-Daten (z. B. Ereignisprotokolle, Datenbanken und Prüfprotokolle) zu analysieren und Methoden zu deren Verbesserung zu ermitteln.

3. Chatbots

Chatbots sind intelligente Software-Agenten, die mit Nutzern auf menschenähnliche Weise kommunizieren und ihnen helfen, Fragen zu beantworten und Probleme zu lösen. In vielen Fällen können Chatbots das Gespräch mit einem menschlichen Agenten ersetzen. Nach Angaben von IBM können Chatbots bis zu 79 Prozent der Routineanfragen von Nutzern selbst beantworten.

4. Robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA)

Bei der robotergestützten Prozessautomatisierung werden Software-Roboter eingesetzt, die eine breite Palette von Aufgaben unabhängig und eigenständig erledigen können. RPA eignet sich am besten für die Automatisierung von stark strukturierten, sich wiederholenden und zeitaufwändigen manuellen Tätigkeiten.

5. Low-Code-Automatisierung

Low-Code-Plattformen ermöglichen es auch technisch nicht versierten Mitarbeitern, robuste, produktionsreife Softwareanwendungen zu erstellen, die ihren Bedürfnissen entsprechen oder eine bestimmte Lücke füllen. Anstatt auf die Fertigstellung der Softwareentwicklung zu warten, ermöglichen Low-Code-Tools den Benutzern, die Dinge selbst in die Hand zu nehmen und so die digitale Transformation voranzutreiben.

6. Digitale Prozessautomatisierung (DPA)

Die digitale Prozessautomatisierung ähnelt der RPA, ist aber in der Regel umfangreicher: Sie konzentriert sich auf die Automatisierung ganzer Prozesse und Arbeitsabläufe (während sich die RPA auf Aufgaben und Aktivitäten konzentriert).

6 Beispiele für HR-Automatisierung

Bisher haben wir uns die technologische Ausrichtung angeschaut, aber für welche Aufgaben im HR kann Automatisierung konkret eingesetzt werden? Im Folgenden zeige ich Ihnen einige Beispiele bei denen HR-Automatisierung eingesetzt werden kann.

1. Onboarding von Mitarbeitern

Das Onboarding von Mitarbeitern ist eine der mühsamsten Aufgaben, die die Personalabteilung regelmäßig übernehmen muss. Von der Stellenausschreibung über das Sammeln von Lebensläufen bis hin zu Vorstellungsgesprächen und der Gewährung des Netzwerkzugangs für neue Mitarbeiter – all diese Prozesse können automatisiert werden. Eine automatisierte Personalverwaltung kann den Einstellungsprozess beschleunigen und gleichzeitig die damit verbundenen Kosten senken.

Darüber hinaus ist die Überwachung, Analyse und Messung der Leistung kein einfacher Prozess. Es gibt viele Fälle, in denen Verzerrungen und Ineffizienzen Teil des Zyklus werden können. Im Gegensatz dazu wird die HR-Automatisierung die aussagekräftigsten KPIs genau verfolgen, um sicherzustellen, dass der Beitrag eines jeden Mitarbeiters mit den Unternehmenszielen übereinstimmt.

2. Urlaubsanträge

Es gibt viele Gründe, warum ein Arbeitnehmer einen Urlaubsantrag stellen kann – sei es wegen eines medizinischen Eingriffs, eines Sabbaticals, einer Fortbildung oder aus anderen Gründen. Die Bearbeitung jedes Urlaubsantrags ist sowohl mühsam als auch zeitaufwändig. Außerdem erschwert der Zeitaufwand der Personalabteilung die rechtzeitige Beantwortung und Genehmigung der Anträge.

Intelligente Automatisierung hingegen kann sichere Genehmigungen in kürzester Zeit liefern und die Urlaubsdaten des Mitarbeiters sofort aktualisieren. So kann die Personalabteilung alle Urlaubsanträge zügig und effizienter überwachen und genehmigen, so dass alle Beteiligten mit der Bequemlichkeit des Prozesses zufrieden sind.

3. Spesenabrechnungen

Vor der Automatisierung des Personalwesens mussten Personaler verschiedene Excel-Tabellen und Stapel von Papierakten durchforsten. Deshalb dauerte es Tage, wenn nicht Wochen, um die Spesenabrechnungen eines Mitarbeiters zu sichten. Selbst bei einem detailorientierten manuellen Prozess konnten die Spesen veraltet und ungenau sein. Bevor eine Ablage erfolgen konnte, musste die Personalabteilung jeden Spesenposten in das System des Unternehmens einpflegen. Außerdem musste sie vom Vorgesetzten des Mitarbeiters geprüft und genehmigt werden. Als Nächstes kommt die Buchhaltung an die Reihe. Dieser Prozess ist unabhängig von der Höhe des Anspruchs.

Kein Wunder, dass sich der Rückstand in die Höhe schraubt und zu Frustration und Ermüdung führt. Mit der HR-Automatisierung werden jedoch mühsame manuelle Prozesse beseitigt, während gleichzeitig die Fehlerquote in der Buchhaltung sinkt und das HR-Team von der Beteiligung an veralteten Prozessen befreit wird.

4. HR-Automatisierung im Offboarding

Offboarding ist kein angenehmer Prozess, weder für den Arbeitnehmer noch für den Arbeitgeber. In manchen Fällen kann er sich unangenehm und erzwungen anfühlen. Nichtsdestotrotz müssen die Kündigungsunterlagen gesammelt und bearbeitet werden. Darüber hinaus muss die Unternehmensausrüstung erfasst, zurückgegeben und geprüft werden. Als Nächstes müssen Schritte unternommen werden, um den gekündigten Mitarbeiter von der Gehaltsliste zu streichen.

Nutzen Sie stattdessen die Automatisierung, um jede einzelne dieser Aufgaben schnell, zuverlässig und einheitlich zu erledigen, um den Entlassungsprozess überschaubarer zu machen und mögliche rechtliche Probleme zu vermeiden.

5. Gehaltsabrechnung

Im Zeitalter der staatlichen Regulierung erhöht die manuelle Bearbeitung der Gehaltsabrechnung das Fehlerrisiko exponentiell. Anstelle der manuellen Bearbeitung kann die HR-Automatisierung genaue Berechnungen ermöglichen, die Lohn- und Gehaltsabrechnungen so führen, dass sie den Vorgaben des Finanzamtes entsprechen und sicherstellen, dass die Mitarbeiter zielsicher und pünktlich bezahlt werden.

6. Zeitmanagement

Wenn Sie immer noch eine manuelle Zeiterfassung verwenden, dann ist es sicher, dass die Mitarbeiter ihre Arbeitsstunden erst nach Ablauf der Woche eintragen. Diese Form der Zeiterfassung ist oft sehr fehleranfällig, da sich nicht jeder an alles erinnern kann, was während des Arbeitstages passiert ist. Ich will niemandem eine böse Absicht unterstellen, aber man kann nicht erwarten, dass sich Menschen an alles erinnern, was nicht typisch ist, wie z. B. Arzttermine, Staus, das Abholen der Kinder von der Schule und andere unerwartete Aktivitäten. Ohne Automatisierung kann dies zu erheblichen Kopfschmerzen führen, wenn es Zeit für die Lohnabrechnung ist.

Mit HR-Automatisierung bleiben Ihre Mitarbeiter im Fokus

Im Durchschnitt verbringt die Personalabteilung die meiste Zeit mit lästigen Verwaltungsaufgaben wie dem Abrufen von Daten aus einem System und der Eingabe der Informationen in ein anderes. Würden die Prozesse optimiert, könnte die Personalabteilung mehr Zeit für die Suche nach und die Bindung von Arbeitskräften aufwenden.

Mit der HR-Automatisierung können Sie eine Umgebung schaffen, die unbeabsichtigte Voreingenommenheit ausschließt. Eine Umgebung, in der Sie sich auf den wichtigsten Aspekt konzentrieren können, nämlich die Qualifikationen. Außerdem verlieren neue Mitarbeiter nicht selten ihren Eifer, wenn sie mit dem Ausfüllen von Papierkram und der Verwaltung von E-Mails überfordert sind.

Wenn Sie jedoch Ihre HR-Workflows automatisieren, fühlen sich neue und langjährige Mitarbeiter nicht mehr so überfordert. Nahezu jeder HR-Prozess kann auf die Überholspur gebracht werden und die Arbeitsbelastung der HR-Abteilung sofort verbessern, während das Engagement der Mitarbeiter, die mit der HR-Abteilung interagieren, gesteigert wird.

Buchempfehlungen für HR-Automatisierung

Dich hat das Thema HR-Automatisierung gefesselt und möchtest wissen, wie du es in der Praxis einsetzen kannst? Dann habe ich hier ein paar Bücher für dich, die dir dabei helfen.

Agiles HR-Management von Volker Nürnberg

Inhaltsangabe: Fachkräftemangel und Kostendruck zwingen die Unternehmen dazu, ihre Personalabteilungen effizienter zu gestalten. Agile Organisationen und neue Technologien bieten den Rahmen dafür. Dieses Nachschlagewerk erklärt, wie Sie das Beste aus den verfügbaren Ressourcen machen können. Quelle: Haufe.

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Smart Human Resource Management

Inhaltsangabe: People Analytics, Chat Bots, Robotic Process Automation, Agilität – jeder hat die Schlagworte schon gehört. Aber was davon funktioniert wirklich und wie kann HR die digitale Transformation mit bewährten Anwendungsfällen und Tools meistern? Die HR-Profis, die an diesem Buch mitgewirkt haben, geben einige Antworten auf diese Frage. Anhand vieler konkreter Beispiele beschreiben sie, welche digitalen Tools und Methoden sich in der HR-Praxis u.a. bei Coca-Cola, Deutsche Bahn, Siemens und Trumpf bewährt haben. Angefangen bei der Datenanalyse für People Analytics über Methoden des agilen Arbeitens bis hin zu Chatbots und Software zur Automatisierung von Prozessen werden Praxisbeispiele detailliert vorgestellt – und kritisch auf ihre Anwendbarkeit hin reflektiert. So zeigen die Autoren, worauf es ankommt und machen den Leser damit vertraut, wie die digitale Transformation in und durch HR umgesetzt werden kann. Quelle: Amazon.

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Häufig gestellte Fragen