Eine Arbeitsplatzanalyse ist ein Prozess, der dazu dient, Informationen über die Aufgaben, Verantwortlichkeiten, erforderlichen Fähigkeiten, Ergebnisse und das Arbeitsumfeld eines bestimmten Arbeitsplatzes zu sammeln. Sie benötigen so viele Daten wie möglich, um eine Stellenbeschreibung zu erstellen, die häufig das Ergebnis der Stellenanalyse ist.

Bei der Analyse von Arbeitsplätzen werden die Aufgaben eines Arbeitsplatzes auf die Kernfunktionen reduziert, die für eine erfolgreiche Ausübung der Tätigkeit erforderlich sind. Die Arbeitsplatzanalyse ist nützlich, um einen Überblick über die grundlegenden Anforderungen eines Arbeitsplatzes zu erhalten.

Arbeitsplatzanalyse Definition

Die Arbeitsplatzanalyse ist ein systematischer Prozess, bei dem alle Informationen über eine bestimmte Stelle gesammelt werden, einschließlich der Qualifikationsanforderungen, Aufgaben, Zuständigkeiten und Prozesse, um eine gültige Stellenbeschreibung zu erstellen. Die Arbeitsplatzanalyse gibt auch einen Überblick über die physischen, emotionalen und damit zusammenhängenden menschlichen Qualitäten, die für eine erfolgreiche Ausübung der Tätigkeit erforderlich sind.

Die Stellenanalyse ist ein wichtiger Schritt, um sicherzustellen, dass der richtige Bewerber ausgewählt wird. Die Arbeitsplatzanalyse hilft dem Arbeitgeber bei der Einstellung und Auswahl, dem Leistungsmanagement, der Wahl der Vergütung und der Sozialleistungen usw. Sie hilft den Arbeitnehmern, sich ein klares Bild davon zu machen, was tatsächlich von ihnen verlangt wird.

Ziele einer Arbeitsplatzanalyse

Eine Arbeitsplatzanalyse hat das Ziel folgende Ergebnisse für den Arbeitgeber zu liefern:

• Erstellung von Plänen für die Rekrutierung und Einstellung von Mitarbeitern,
• Stellenausschreibungen und -anzeigen sowie
• Planung der Leistungsentwicklung im Rahmen Ihres Leistungsmanagementsystems.

Die Arbeitsplatzanalyse ist ein praktisches Instrument, mit dem Sie jeden dieser Prozesse für eine erfolgreiche Beschäftigung ausstatten können.

Warum Arbeitsplatzanalyse durchführen?

Wenn Sie bei der Erstellung einer Stellenanzeige wichtige Informationen übersehen, könnte es passieren, dass Sie einen Mitarbeiter falsch bezahlen und damit die Unzufriedenheit der Mitarbeiter fördern. Oder Sie könnten versehentlich einen Mitarbeiter einstellen, dem es an einer wesentlichen Fähigkeit für die Ausübung seiner Tätigkeit fehlt.

Vorteile einer Arbeitsplatzanalyse

Zweifelsohne bietet die Arbeitsplatzanalyse dem Unternehmen eine Reihe von Vorteilen. Dazu gehören:

• Gewinnung solider arbeitsplatzbezogener Daten aus erster Hand über die mit dem Arbeitsplatz verbundenen besonderen Aufgaben
• Identifizierung von Risiken, die mit den Aufgaben der Stelle verbunden sind
• Feststellen der Fähigkeiten und Fertigkeiten, die ein Mitarbeiter benötigt, um die Arbeit gut auszuführen
• Identifizierung der kritischen Kompetenzen, die für den Erfolg erforderlich sind
• Bessere Entscheidungsfindung während des Einstellungs- und Rekrutierungsprozesses
• Bessere Ersatzentscheidungen, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen
• Spezifischere und genauere Stellenbeschreibungen
• Präzisere Stellenausschreibungen
• Bewertung der relativen Bedeutung der Stelle im Vergleich zu anderen Stellen
• Förderung einer besseren Leistungsbeurteilung
• trägt zur Entwicklung eines gerechteren Vergütungsplans bei
• Verringerung des Schulungsbedarfs durch bessere Kenntnisse über die einzelnen Arbeitsaufgaben
• Unterstützung bei der Objektivität durch die Möglichkeit, persönliche Gefühle über eine Person von den Arbeitsanforderungen zu trennen
• Fähigkeit, evidenzbasierte und präzise Beurteilungen vor der Einstellung eines Mitarbeiters vorzunehmen

Die Vorteile einer Arbeitsplatzanalyse sind vielfältig, aber es gibt einige Dinge, die Organisationen tun müssen, um eine Arbeitsplatzanalyse erfolgreich durchzuführen, damit sie sowohl erfolgreich als auch rechtlich vertretbar ist.

Arbeitsplatzanalyse Beispiel für eine Durchführung

Bestimmte Aktivitäten werden Ihnen helfen, eine erfolgreiche Arbeitsplatzanalyse zu erstellen. Die Arbeitsplatzanalyse kann die folgenden Aktivitäten umfassen:

1. Überprüfung der Arbeitsaufgaben der derzeitigen Mitarbeiter.

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Sie die Mitarbeiter, die die Stelle innehaben, fragen, was sie jeden Tag an ihrem Arbeitsplatz tun. Häufig haben die Personalabteilung und das Management (vor allem die leitenden Angestellten) keine Ahnung, was die täglichen Aufgaben einer bestimmten Stelle umfassen. Sie sehen zwar den Output, haben aber keine Ahnung, welche Arbeitsschritte und Verhaltensweisen der Mitarbeiter bei der Erstellung des Outputs an den Tag legt.

Vergewissern Sie sich, dass Sie Ihre täglichen Aufgaben ausreichend detailliert beschrieben haben, damit Ihr Unternehmen einen qualifizierten neuen Mitarbeiter einstellen kann, der in der Lage ist, die Arbeit korrekt auszuführen.

Tipp für Arbeitnehmer bei einer Arbeitsplatzanalyse:
Wenn Sie gebeten werden, Ihre derzeitigen Aufgaben für die Arbeitsplatzanalyse aufzulisten, sollten Sie Ihre Angaben gründlich machen. Sagen Sie nicht nur, dass Sie “monatliche Berichte erstellen”. Sagen Sie, dass Sie “die Daten aus sechs verschiedenen Abteilungen sammeln, die Daten mit Hilfe eines von mir erstellten und gepflegten Access-Tools auf ihre Richtigkeit überprüfen und so weiter und so fort”. Wenn Sie die Details weglassen, könnte man denken, dass Ihr Bericht auf Knopfdruck erstellt wird, den Sie einmal im Monat drücken.

2. Schauen Sie sich online und offline andere Stellenbeschreibungen an.

Das soll jetzt kein Aufruf von mir sein, andere Stellenanzeigen zu kopieren. Es ist hilfreich, sich mehrere Beispiele anzusehen, um Ihre eigenen Stellenbeschreibungen zu verfassen.

Finden Sie Muster-Stellenbeschreibungen, indem Sie nach “[Berufsbezeichnung] Muster-Beschreibung” auf Google suchen oder Sie können sich Stellenausschreibungen für Positionen ansehen, die Unternehmen derzeit besetzen. LinkedIn ist ebenfalls eine gute Quelle auf der Sie nachsehen können, wie andere Personen ihre Leistungen in einem Job beschreiben.

Sie können sich auch die Stellenbeschreibungen ansehen, die auf Websites wie Stepstone oder Indeed aufgeführt sind. All diese Recherchen können Ihnen dabei helfen, herauszufinden, wie Sie die Stellenanalyse formulieren sollten und sie können Ihnen helfen, sich an die Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu erinnern, die Sie vielleicht übersehen haben.

3. Analysieren Sie die Arbeitspflichten, Aufgaben und Zuständigkeiten, die der Mitarbeiter, der die Stelle besetzt, zu erfüllen hat.

Nicht jede Stelle in einem Unternehmen ist optimal. Vielleicht finden Sie Aufgaben, die nicht erledigt werden oder wichtige Projekte, die Sie von einer Abteilung in eine andere verlagern sollten. Möglicherweise entdecken Sie Aufgaben, die eine andere Stelle erfolgreicher und einfacher erledigen würde.

Tipp für Arbeitnehmer bei der Arbeitsplatzanalyse:
Achten Sie bei der Arbeitsplatzanalyse auf die Bedürfnisse des Unternehmens und auf alle nicht zugewiesenen oder unlogischen Aufgaben. Arbeiten Sie dann mit dem Management zusammen, um die richtigen Aufgaben in die richtige Arbeitsplatzanalyse aufzunehmen.

4. Recherchieren Sie und tauschen Sie sich mit anderen Unternehmen aus, die ähnliche Stellen haben.

Manchmal geben Unternehmen bereitwillig Informationen über ihre Stellenbeschreibungen weiter. Es gibt auch Unternehmen, die Gehaltsumfragen durchführen, bei denen Sie Ihre Stellen mit deren Beschreibungen abgleichen und Gehaltsinformationen austauschen können. Sie können Ihnen aber auch dabei helfen, herauszufinden, was Sie in Ihre eigenen Stellenbeschreibungen aufnehmen sollten.

5. Formulieren Sie die wichtigsten Ergebnisse oder Beiträge, die für die Stelle erforderlich sind.

Manchmal ist man so sehr in die Aufgaben vertieft, dass man vergisst, auf die erforderlichen Ergebnisse zu achten. Wenn es beispielsweise um einen Bericht geht, ist die ganze Datensammlung und -prüfung ohne die abschließende Analyse und den Bericht wertlos.

Manchmal kann man Lücken in der Organisation erkennen und einen Weg finden, sie zu schließen, indem man Stellenanalysen durchführt. Zum Beispiel sind keinem Mitarbeiter Aufgaben zugewiesen, die erledigt werden müssen. Oder eine Stelle hat mehr Aufgaben, als eine einzelne Person erledigen kann.

Je mehr Informationen Sie sammeln können, desto leichter fällt Ihnen das eigentliche Verfassen der Stellenbeschreibung. Sie müssen sich keine Gedanken über schöne Formulierungen machen. Sie wollen eine funktionale Stellenbeschreibung, mehr als alles andere. Achten Sie darauf, dass sie klar und prägnant ist. Fragen Sie sich: “Wenn jemand anderes dies lesen würde, würde er wissen, was die Person in dieser Position tatsächlich tut?

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