Du möchtest gerne mehr erfahren, was eine Personalreferent eigentlich ist? In diesem Artikel stelle ich dir die typischen Aufgaben einen Personalreferenten vor, was er verdient und natürlich was du brauchst um Personalreferent zu werden. Sei gewiss, nach diesem Artikel bist du um einiges klüger 😉

Was ist ein Personalreferent?

Personalreferent ist ein Beruf im Bereich der Personalverwaltung und Personalentwicklung. Zu den Hauptaufgaben eines Personalreferenten gehören

• Auswahl und Einstellung von neuem Personal
• Betreuung des bestehenden Personals
• Beratung der Führungskräfte in Personalfragen
• Erstellen von Arbeitsverträgen und Arbeitszeugnissen
• Kalkulation der Personalkosten
• Verhandlung mit Betriebsräten und Gewerkschaften
• Planung von Schulungen, Seminaren und Weiterbildungsmaßnahmen zur Personalentwicklung

In kleineren Unternehmen übernehmen Personalreferent:innen zusätzlich die klassische Personaladministration wie die Lohn- und Gehaltsabrechnung und die Führung der Personalakten.

Die Aufgaben lassen sich grob in zwei Bereiche unterteilen:

1. Administrative Aufgaben des Personalmanagements wie Personalbeschaffung, -verwaltung, Vertragsgestaltung, Kostenkalkulation und Einhaltung von Vorschriften.

2. Aufgaben als HR Business Partner für strategische Personalplanung und -entwicklung, Mitarbeiterführung und Managementberatung.

Eine klassische Ausbildung zum Personalreferenten gibt es nicht. Häufige Qualifizierungswege sind Studiengänge wie Betriebswirt für Personalwesen, Personalmanagement oder einschlägige Weiterbildungen.

Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten eines Personalreferenten

Der Personalreferent spielt eine zentrale Rolle in der Personalabteilung eines Unternehmens und ist für eine Vielzahl von Aufgaben und Verantwortlichkeiten zuständig. Diese können je nach Größe und Struktur des Unternehmens variieren, umfassen aber in der Regel die folgenden Hauptaufgaben:

Hauptaufgaben eines HR Managers

1. Personalplanung und -bedarfsermittlung:

• Planung des Personalbedarfs auf der Grundlage der Unternehmensziele und -strategien.
• Ermittlung und Analyse des aktuellen und zukünftigen Personalbedarfs.

2. Personalbeschaffung und -rekrutierung:

• Erstellen und Veröffentlichen von Stellenanzeigen.
• Durchführung von Vorstellungsgesprächen und Auswahl geeigneter Bewerberinnen und Bewerber.
• Bei Bedarf Zusammenarbeit mit externen Personaldienstleistern.

3. Personalentwicklung und -förderung:

• Planung und Organisation von Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen.
• Entwicklung und Umsetzung von Personalentwicklungsstrategien.
• Förderung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch gezielte Entwicklungsprogramme.

4. Personalverwaltung und -betreuung:

• Erstellen und Verwalten von Arbeitsverträgen und Personalakten.
• Bearbeitung von Personalangelegenheiten und Kommunikation mit Behörden und Krankenkassen.
• Verwaltung von Urlaub, Krankheit und Arbeitszeit.

5. Beratung und Unterstützung von Führungskräften:

• Beratung der Führungskräfte in Personalfragen und bei der Umsetzung von Personalmaßnahmen.
• Unterstützung bei der Entwicklung und Umsetzung von Personalrichtlinien und -verfahren.

6. Entgeltmanagement und Personalcontrolling:

• Kalkulation und Steuerung der Personalkosten.
• Durchführung der Lohn- und Gehaltsabrechnung.
• Überwachung und Analyse personalwirtschaftlicher Kennzahlen.

7. Mitarbeiterbindung und -betreuung:

• Entwicklung und Durchführung von Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung.
• Betreuung und Unterstützung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in allen Personalangelegenheiten.
• Durchführung von Mitarbeitergesprächen und Mitarbeiterbeurteilungen.

Aufgaben einer Personalreferentin/eines Personalreferenten

• Strategische Personalplanung: Sicherstellen, dass das Unternehmen jederzeit über die benötigten Fachkräfte verfügt.
• Rekrutierung und Auswahl: Effiziente und effektive Besetzung offener Stellen mit qualifizierten Kandidatinnen und Kandidaten.
• Mitarbeiterentwicklung: Kompetenzen der Mitarbeitenden fördern und kontinuierliche Weiterbildung sicherstellen.
• Personalverwaltung: Gewährleistung einer ordnungsgemäßen und transparenten Verwaltung aller personalbezogenen Daten und Prozesse.
• Beratung und Unterstützung: Unterstützung der Führungskräfte bei der Umsetzung von Personalstrategien und -maßnahmen.
• Kostenkontrolle: Überwachung und Steuerung der Personalkosten zur Sicherstellung der Wirtschaftlichkeit.

Mit diesen Aufgaben und Verantwortlichkeiten sind Personalreferentinnen und Personalreferenten eine unverzichtbare Stütze der Personalabteilung und tragen maßgeblich zum Unternehmenserfolg bei.

Fähigkeiten und Qualifikationen, die ein Personalreferent benötigt

Ein erfolgreicher Personalreferent benötigt ein breites Spektrum an Fähigkeiten und Qualifikationen, um seine vielfältigen Aufgaben effektiv zu erfüllen. Beginnend mit den fachlichen Qualifikationen bietet ein abgeschlossenes Studium in Bereichen wie Personalmanagement, Betriebswirtschaft oder einem verwandten Fachgebiet eine solide Grundlage. Ein Studium ist jedoch nicht zwingend erforderlich, alternativ kann auch eine kaufmännische Ausbildung mit spezifischer Weiterbildung im Personalwesen den Zugang zum Beruf ermöglichen.

Kontinuierliche Weiterbildung ist ein wesentlicher Bestandteil der Laufbahn eines Personalreferenten. Regelmäßige Fortbildungen, sei es in Form von Fernstudiengängen, nichtakademischen Lehrgängen oder fachspezifischen Kursen, helfen dabei, über die neuesten Entwicklungen im Personalwesen auf dem Laufenden zu bleiben. Darüber hinaus sind umfassende Kenntnisse im Personalmanagement, u. a. in den Bereichen Personalplanung, -rekrutierung, -entwicklung und -verwaltung sowie im Arbeitsrecht, Sozialversicherungsrecht und in der Lohn- und Gehaltsabrechnung unerlässlich.

Neben den fachlichen Qualifikationen sind die persönlichen Fähigkeiten von entscheidender Bedeutung. (1) Ausgeprägte kommunikative Fähigkeiten ermöglichen den effektiven Umgang mit Mitarbeitern, Führungskräften und externen Partnern. (2) Einfühlungsvermögen und soziale Kompetenz sind ebenfalls unerlässlich, um die Bedürfnisse und Anliegen der Mitarbeiter zu verstehen und angemessen darauf zu reagieren.

Darüber hinaus sind (3) organisatorische und planerische Fähigkeiten von großer Bedeutung, um die zahlreichen Personalprozesse effizient zu gestalten und zu koordinieren. Ein (4) gewisses Maß an Durchsetzungsvermögen und Selbstbewusstsein ist ebenfalls erforderlich, um Entscheidungen zu treffen und diese gegenüber anderen zu vertreten. In einem sich ständig wandelnden Arbeitsumfeld sind (5) Flexibilität und Anpassungsfähigkeit unerlässlich, um sich schnell auf neue Situationen und Anforderungen einstellen zu können.

Neben diesen persönlichen Fähigkeiten sind auch (6) analytische Fähigkeiten wichtig, um personalwirtschaftliche Kennzahlen zu analysieren und daraus Maßnahmen abzuleiten. Grundlegende (7) IT-Kenntnisse und der Umgang mit Personalinformationssystemen sind ebenfalls unerlässlich. Schließlich ist (8) Teamfähigkeit von entscheidender Bedeutung, da häufig eine enge Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen und Teammitgliedern erforderlich ist.

Die Kombination aus Fachkompetenz und persönlicher Eignung zeichnet einen erfolgreichen Personalmanager aus und befähigt ihn, die vielfältigen Aufgaben im Personalbereich effizient wahrzunehmen.

Was verdient ein Personalreferent?

Das Gehalt eines Personalreferenten in Deutschland variiert je nach Berufserfahrung, Branche, Unternehmensgröße und Standort. Hier sind die wichtigsten Informationen zusammengefasst:

Durchschnittliches Gehalt

• Durchschnittliches Jahresgehalt: Ein Personalreferent verdient durchschnittlich etwa 50.500 € brutto pro Jahr.
• Durchschnittliches Monatsgehalt: Das monatliche Bruttogehalt liegt bei etwa 4.204 €.

Quellen: Absolventa, Avantgarde-Experts, Stepstone

Einstiegsgehalt

• Einstiegsgehalt: Das Einstiegsgehalt für Personalreferenten liegt bei etwa 3.300 bis 3.510 € brutto pro Monat, was auf das Jahr gerechnet etwa 40.000 € entspricht.

Quellen: Lohnspiegel

Gehalt nach Berufserfahrung

• Weniger als 3 Jahre: 43.500 € brutto pro Jahr.
• 3–6 Jahre: 45.566 € brutto pro Jahr.
• 7–9 Jahre: 48.245 € brutto pro Jahr.
• Mehr als 9 Jahre: 55.547 € brutto pro Jahr.
• 10 Jahre: 4.580 € brutto pro Monat.
• 20 Jahre: 5.070 € brutto pro Monat.

Quellen: Absolventa, Lohnspiegel

Gehalt nach Bundesland

• Höchste Gehälter: Baden-Württemberg (54.653 €), Hessen (54.639 €).
• Niedrigste Gehälter: Mecklenburg-Vorpommern (38.921 €), Thüringen (38.663 €).

Gehalt nach Branche

• Top-Branchen: Versicherungen, Chemie, Verfahrenstechnik, E-Technik.
• Durchschnittliches Gehalt in der Versicherungsbranche: Höhere Gehälter im Vergleich zu anderen Branchen.

Quellen: Absolventa

Geschlechterunterschiede

• Frauen: Durchschnittlich 4.188 € brutto pro Monat.
• Männer: Durchschnittlich 4.264 € brutto pro Monat.

Quellen: Stepstone

Weitere Faktoren

• Unternehmensgröße: Größere Unternehmen zahlen in der Regel höhere Gehälter.
• Standort des Unternehmens: Unternehmen in wirtschaftlich stärkeren Regionen zahlen tendenziell höhere Gehälter.

Diese Daten zeigen, dass das Gehalt eines Personalreferenten von vielen Faktoren abhängt, darunter Berufserfahrung, Branche, Unternehmensgröße und geografischer Standort.

Wie wird man ein Personalreferent: Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Es gibt keine klassische Ausbildung zum Personalreferenten. Stattdessen gibt es verschiedene Wege, um die erforderlichen Qualifikationen zu erlangen:

Weiterbildung zum Personalreferenten

Die gängigste Möglichkeit ist eine Weiterbildung zum Personalreferenten. Diese wird von vielen Institutionen wie Industrie- und Handelskammern, Bildungseinrichtungen und Fernschulen angeboten:

• Inhalte: Personalmanagement, Personalführung, Arbeits- und Sozialrecht, Personalcontrolling etc.
• Dauer: Einige Tage bis 12 Monate, je nach Umfang
• Abschluss: Zertifikat der Bildungseinrichtung oder IHK-Prüfung
• Voraussetzungen: Oft kaufmännische Ausbildung oder Berufserfahrung im Personalwesen

Studium

Ein Studium im Bereich Personalmanagement, Betriebswirtschaftslehre oder ähnlichen Fachrichtungen qualifiziert ebenfalls für die Tätigkeit als Personalreferent. Beliebte Studiengänge sind:

• Personalmanagement
• Personalwirtschaft
• Wirtschaftspsychologie

Ausbildung und Aufstieg

Einen alternativen Weg bietet die Ausbildung zum Personaldienstleistungskaufmann mit anschließendem beruflichen Aufstieg zum Personalreferenten. Dieser Weg erfordert mehrjährige Berufserfahrung im Personalwesen.

Quereinsteiger

Auch Quereinsteiger aus anderen Bereichen können durch eine Personalreferenten-Weiterbildung in diesen Beruf wechseln. Voraussetzungen sind oft kaufmännische Grundkenntnisse und Berufserfahrung.

Unabhängig vom Weg sind für Personalreferenten neben fachlichen Kenntnissen auch persönliche Fähigkeiten wie Kommunikationsstärke, Sozialkompetenz, Organisationstalent und analytisches Denkvermögen erforderlich.

Wie sieht der Arbeitsalltag eines Personalreferenten aus?

Dein typischer Arbeitsalltag als Personalreferent ist sehr abwechslungsreich und spannend. Oft beginnst Du den Tag damit, den aktuellen Personalbedarf zu ermitteln und zu planen, wie Du diesen decken kannst. Basierend auf den Unternehmenszielen und den Herausforderungen des Arbeitsmarktes erstellst du dann Stellenausschreibungen, die sowohl die fachlichen Anforderungen als auch die Unternehmenskultur widerspiegeln.

Sobald die Bewerbungen eingegangen sind, beginnt für Dich die Phase der Bewerberauswahl. Du prüfst die Bewerbungsunterlagen genau, führst telefonische Vorgespräche und lädst geeignete Kandidaten zu persönlichen Vorstellungsgesprächen ein. Dabei achtest Du nicht nur auf fachliche Kompetenzen, sondern auch darauf, ob sie ins Team und zur Unternehmenskultur passen.

Sind neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eingestellt, kümmerst Du Dich um ihr Onboarding und ihre Integration ins Unternehmen. Du sorgst dafür, dass sie sich willkommen fühlen und alle Informationen und Ressourcen erhalten, die sie für einen erfolgreichen Start in ihre neue Rolle benötigen.

Ein großer Teil Deiner Arbeit besteht auch darin, das bestehende Personal zu verwalten und zu betreuen. Du führst regelmäßig Mitarbeitergespräche durch, um die Zufriedenheit und das Engagement der Mitarbeiter zu fördern. Außerdem kümmerst Du Dich um die Personalakten und die Erfassung von Fehlzeiten, um sicherzustellen, dass alle Daten korrekt und aktuell sind.

Darüber hinaus bist Du für die Planung und Organisation von Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen zuständig. Du ermittelst den Entwicklungsbedarf der Mitarbeiter und arbeitest eng mit externen Trainern oder internen Experten zusammen, um maßgeschneiderte Schulungsprogramme anzubieten.

Als Personalreferent bist du auch an strategischen Entscheidungen des Unternehmens beteiligt. Du analysierst regelmäßig personalrelevante Kennzahlen und unterstützt das Management bei der Entwicklung und Umsetzung personalbezogener Strategien und Maßnahmen.

So könnte ein typischer Alltag für dich als Personalreferent:in aussehen.

Jetzt bist du bereit als Personalreferent durchzustarten

Mit diesem umfassenden Einblick in die Aufgaben und Verantwortlichkeiten eines Personalreferenten sowie den Qualifikationswegen und Verdienstmöglichkeiten hast du nun ein solides Verständnis dafür, was dieser Beruf mit sich bringt. Egal, ob du bereits in diesem Bereich tätig bist, deine Karriere planst oder einfach nur neugierig warst, ich hoffe, dieser Artikel hat dir wertvolle Einblicke geliefert. Jetzt bist du bestens informiert und kannst mit diesem Wissen deine nächsten Schritte planen. Viel Erfolg auf deinem Weg zur Personalreferentin oder zum Personalreferenten!

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