In vielen Branchen erwarten Arbeitgeber von Arbeitssuchenden Kenntnisse in Microsoft Office (MS). Selbst mit dem Aufstieg von Google Drive, einem beliebten Konkurrenten, bleibt Microsoft Office die bevorzugte Produktivitätssoftware in Unternehmen auf der ganzen Welt. Für Ihren nächsten Job müssen Sie vielleicht kein Experte in MS Office sein, aber Sie verbessern Ihre Jobaussichten und werden für mehr Stellen in Betracht gezogen, wenn Sie zumindest mit den Grundlagen vertraut sind.

Wenn Sie sich für eine Stelle in der Verwaltung bewerben, sollten Sie außerdem mit den Office-Programmen für Ihre täglichen Aufgaben vertraut sein. Höchstwahrscheinlich wird Ihr Personalverantwortlicher ebenfalls ein hohes Maß an MS-Office-Kenntnissen erwarten.

Was ist Microsoft Office?

Microsoft Office ist ein Paket von Desktop-Anwendungen, das von Microsoft speziell für den Einsatz in Unternehmen entwickelt wurde. Es ist ein geschütztes Produkt der Microsoft Corporation und wurde erstmals 1990 veröffentlicht. Seit Jahrzehnten ist MS Office das vorherrschende Modell bei der Bereitstellung moderner Softwareumgebungen für die Dokumentenverarbeitung im Büro.

Microsoft Office ist in 35 verschiedenen Sprachen erhältlich und wird von Windows, Mac und den meisten Linux-Varianten unterstützt.

Welche Microsoft Office-Kenntnisse benötigen Sie?

MS Office umfasst eine Vielzahl von Desktop-Anwendungen. Die gängigsten sind Excel für Tabellenkalkulationen, Outlook für E-Mails, PowerPoint für Präsentationen und Word für die Textverarbeitung.

Auch wenn in Ihrem nächsten Job möglicherweise mehrere Microsoft Office-Anwendungen zum Einsatz kommen, erfordern viele Stellen den täglichen Gebrauch von MS Excel, MS Word und MS PowerPoint oder von beiden. In den folgenden Beschreibungen werden die von einem Arbeitgeber möglicherweise geforderten Kenntnisse in diesen Programmen beschrieben, so dass Sie diese bei Bedarf auffrischen und in Ihren Lebenslauf aufnehmen können.

Welche Arten von Microsoft Office-Kenntnissen gibt es?

MS Excel

Zukünftige Arbeitgeber werden Sie möglicherweise besonders bevorzugen, wenn Sie ihnen mitteilen, dass Ihre MS Excel-Kenntnisse Kenntnisse und Erfahrungen im Umgang mit den folgenden Funktionen umfassen:

• Pivot-Tabellen: Wenn Sie die Kunst der Pivot-Tabelle beherrschen, können Sie mit Excel Daten auf vielfältige Weise verwalten, sortieren und analysieren. Pivot-Tabellen führen automatische Aktionen wie Sortieren und Mittelwertbildung durch, um Ihnen zu helfen, Daten schnell zu analysieren, indem Sie Formeln, Sortierungen und andere Funktionen verwenden, die sonst Stunden für die Datenanalyse benötigen würden.
• Formel-Funktionen: Wenn Sie wissen, wie man grundlegende Formeln in Excel verwendet, können Sie Tabellenkalkulationen erstellen, die für Ihren Arbeitgeber einen echten Mehrwert darstellen. Machen Sie sich mit den Formeln für einfache mathematische Berechnungen vertraut und lernen Sie dann, wie Sie Daten von einem Arbeitsblatt mit einem anderen verknüpfen, wie Sie mithilfe von Formeln wie VLOOKUP Informationen in großen Datensätzen finden und wie Sie die Filter- und Zwischensummenfunktionen verwenden, um Daten zu sortieren und in optisch ansprechenden Formaten darzustellen.
• Formatierung: Es gibt keine Regel, die besagt, dass Tabellenkalkulationen hässlich oder langweilig sein müssen. Tabellenkalkulationen, die mit einheitlicher Schriftgröße, markenspezifischen Farben und einheitlichen Abständen formatiert sind, kommen bei Kollegen und Vorgesetzten besser an. Neben den grundlegenden Möglichkeiten, Tabellenkalkulationen optisch ansprechend zu gestalten, bietet Excel eine Vielzahl von Formatierungsoptionen, die Sie anwenden können, um Ihre Daten leichter lesbar und ästhetisch ansprechend zu gestalten. Unterschätzen Sie nicht die Wirkung einer gut platzierten Zeilentrennung oder eines sparsam eingesetzten Farbschemas.

MS Word

Für die schriftliche Kommunikation im Geschäftsleben ist MS Word das System der Wahl. Die meisten Arbeitgeber suchen Bewerber, die die folgenden Aufgaben in MS Word ausführen können.

• Formatierung und Seitenaufbau: Viele Menschen fühlen sich nicht in der Lage, die Grundlagen der scheinbar schwer zu bedienenden Formatierungs- und Seiteneinrichtungsfunktionen von MS Word zu begreifen. Es ist von großem Nutzen, die Grundlagen dieser Funktionen zu erlernen, da sie für die Verwendung von MS Office von zentraler Bedeutung sind. Zur Formatierung gehören Dinge wie benutzerdefinierte, sich wiederholende Überschriften, mehrere Spalten, Seitennummerierung sowie die Auswahl von Schriftarten und Farben.
• Erstellen und Bearbeiten von Vorlagen: Sobald Sie etwas erstellt haben, das Ihnen gefällt, können Sie die Vorlage speichern und immer wieder verwenden.
• Verwendung von SmartArt und Textboxen: MS Word ist nicht nur für textbasierte Dokumente geeignet. Es ist auch nützlich für die Erstellung von Flyer und Beschilderungen. Mit Word ist es einfach, einen Flyer zu erstellen, wenn man weiß, wie man SmartArt und Textrahmen verwendet. Formen und Textrahmen können manchmal unhandlich sein, weil es schwieriger ist, sie zu überlappen, und sie können manchmal auf der Seite herumspringen, aber wenn Sie erst einmal den Dreh raus haben und die Eigenheiten verstehen, werden Sie ein Meister sein.
• Änderungen verfolgen: Wenn Sie einen Entwurf einer anderen Person überprüfen, ist es wichtig, dass Sie die Funktion “Änderungen verfolgen” nutzen können, mit der alle Änderungen gegenüber dem Originaltext, zum Beispiel hinzugefügte oder gelöschte Wörter oder Aktualisierungen der Formatierung, in einer andersfarbigen, unterstrichenen Schrift angezeigt werden. Auch das Einfügen von Kommentaren ist wichtig. Beide Funktionen finden Sie auf der Registerkarte Überprüfung.

MS PowerPoint

PowerPoint ist eine Präsentationssoftware. Sie ermöglicht es dem Designer, eine breite Palette von benutzerdefinierten Folien für die Projektion auf einen Bildschirm zu erstellen. Arbeitgeber suchen nach Bewerbern, die in der Lage sind, eine Präsentation in PowerPoint zu erstellen, die Text, Bilder, Grafiken und Tabellen enthält. PowerPoint verfügt über eine Vielzahl von Funktionen, wie zum Beispiel Schatten, Sounds und Folienübergänge. Diejenigen, die PowerPoint gut beherrschen, wissen, wie man die richtigen Funktionen zur Betonung einsetzt, ohne es mit zu vielen Ablenkungen zu übertreiben.

• Benutzerdefinierte Folien und Vorlagen: Arbeitgeber wünschen sich jemanden, der eine attraktive Folie von Grund auf erstellen kann und die grundlegenden Designelemente wie Komposition, Farbe und Ausgewogenheit versteht. Ein erfolgreicher Bewerber wird auch in der Lage sein, neue Daten in eine bestehende Vorlage einzugeben.
• Animationen: Das Hinzufügen von Animationen zu Text und Bildern verleiht jeder Folie eine zusätzliche Ebene der Spannung. Animationen ermöglichen es, Elemente auf der Seite zu zoomen oder ein- und auszublenden. Arbeitgeber werden Bewerber bevorzugen, die diese Funktion geschmackvoll und durchdacht einsetzen können, ohne dabei zu übertreiben.

Die Arbeit mit MS Office kann Spaß machen und lohnt sich für jeden, wenn er Kenntnisse beistzt. Microsoft Office-Kenntnisse sind in fast jeder Funktion nützlich, aber besonders in einem Arbeitsumfeld, in dem Verwaltungsaufgaben geschätzt werden.

Frischen Sie Ihre Kenntnisse auf, und bereiten Sie sich darauf vor, bei Ihrem nächsten Vorstellungsgespräch über Ihre Fähigkeiten mit MS Office zu sprechen.

Weitere Microsoft Office-Kenntnisse

• MS Outlook
• MS Publisher
• MS-Zertifizierungen
• OneDrive
• OneNote
• Diagramme
• E-Mail-Einstellungen konfigurieren
• Elektronische Visitenkarten
• Schriftliche Kommunikation
• Zusammenarbeit
• Organisation digitaler Dateien/Ordner
• Formularerstellung
• Erstellung von Etiketten
• Digitale Präsentationen
• Erstellung von Abfragen
• Erstellung von Diashows
• Datenanalyse
• Datenbank-Management
• E-Mail-Filter
• E-Mail-Anhänge
• Grammatikprüfung
• Serienbriefe
• Seite einrichten
• Druck-Einstellungen
• Terminplanung
• E-Mail-Signaturen
• Gemeinsame Nutzung von Dokumenten
• Rechtschreibprüfung
• Gestaltung

Was ist Microsoft Office 365?

Die Microsoft Office 365-Suite ist eine gehostete Online-Version der herkömmlichen installierten Version der Microsoft Office-Software. Dieser Online-Dienst ist abonnementbasiert und umfasst Office, Exchange Online, SharePoint Online und Microsoft Office Web Apps.

Der Vorteil der Microsoft Office 365-Suite besteht darin, dass der Cloud-Service von Microsoft bereitgestellt wird und somit die IT-Wartungsaufgaben eines Unternehmens, wie zum Beispiel Patching, und die Kosten für den Infrastruktur-Support entfallen. Für die Endnutzer besteht der Vorteil darin, dass sie mit jedem Gerät, das über eine Internetverbindung verfügt, auf die Office 365-Angebote zugreifen können.

IT-Administratoren greifen über ein webbasiertes Portal auf die Microsoft Office 365-Suite zu, um neue Benutzerkonten einzurichten, den Zugriff auf Funktionen zu steuern und den Status aller Office 365-Dienste und -Tools einzusehen.