Personaler haben es oft nicht leicht! Gehaltsabrechnungen erstellen, Abwesenheit und Urlaub der Mitarbeiter erfassen, nebenbei noch neue Bewerbergespräche organisieren und dann kommt natürlich noch das Onboarding. Das sind nur ein paar wenige Aufgaben, die im Personalwesen erfüllt werden müssen. Aber zum Glück kommt jetzt Abhilfe mit der passenden HR-Software. Heute spreche ich mit Jordi Romero über sein HR-StartUp und -Software Factorial. Mal schauen wie die HR-Software Personalern unter die Arme greifen kann.

HRtalk: Hallo Jordi stell dich den Lesern kurz vor. Wie kam es zur Gründung von Factorial?

Hallo Philipp und danke für die Einladung zu diesem Interview. Ich bin Jordi, bin Computeringenieur, zuvor Gründer und CTO von Redbooth, einem Projektmanagement-Startup zwischen Barcelona und San Francisco, und leite derzeit als CEO von Factorial ein Team von über 90 Mitarbeitern.

Factorial ist ein SaaS Startup, das 2016 von Pau Ramon, Bernat Farrero und mir gegründet wurde. Da wir Drei Ingenieure sind, versuchen wir immer Probleme zu lösen, mit denen wir konfrontiert sind. Zuvor hatten wir Führungspositionen in schnell wachsenden Unternehmen und waren ziemlich frustriert darüber, dass es keine Technologie gab, mit der wir unsere Organisation skalieren, unsere Mitarbeiter entwickeln und die besten Talente einstellen konnten.

Wir haben uns umgesehen und einige aufstrebende, aber sehr auf die USA ausgerichtete Anbieter gesehen. Also nichts, was wirklich dazu beitragen würde, das Problem eines mittelständischen Unternehmens weltweit zu lösen. Wir wussten also, wie man eine Software entwickelt, konnten uns mit diesem Problem identifizieren und sahen eine riesige Marktchance – also beschlossen wir, Factorial zu gründen. Wir haben auch vom ersten Tag an beschlossen, uns nicht auf eine bestimmte Region zu beschränken. Auch wenn HR sehr lokal ist, war uns klar, dass wir einen Weg finden wollten, um mit dieser Idee globale Wirkung zu erzielen.

Der Schlüssel zur effizienteren Verwaltung der Personalprozesse ist der Employee-Self-Service

HRtalk: Erzähl mir ein bisschen über eure HR-Software. Mit welchen wichtigen Funktionen könnt ihr Personalern wichtige Zeit ersparen?

Unsere HR-Software digitalisiert alle Personalprozesse, wie die Zeiterfassung, das Urlaubsmanagement, die Verwaltung der Mitarbeiter- und Unternehmensdokumente, Onboarding und vieles mehr. Personaler müssen also nicht länger auf Excel-Vorlagen und volle Ordner und Aktenschränke zurückgreifen – sie haben immer alles in einer zentralen Plattform zur Hand.

Der Schlüssel zur effizienteren Verwaltung der Personalprozesse ist der Employee-Self-Service unserer Software über das eigene Mitarbeiterportal. So haben Mitarbeiter direkten Zugriff auf ihre Dokumente, persönliche Daten und können selbstständig ihre Urlaubstage beantragen oder ihre Arbeitszeiten erfassen.

Denn auch Kleinigkeiten, wie die Änderung der Adresse nach einem Umzug oder Ähnliches sind in Summe ziemliche Zeitfresser für Personalmanager. Das können Mitarbeiter direkt in der Software selbst durchführen und es wird nicht länger die Personalabteilung miteinbezogen, wenn es gar nicht notwendig ist, sondern beispielsweise direkt die Führungskraft.

Außerdem können Gehaltsabrechnung und Dokumente in Masse hochgeladen und zugewiesen werden, was ebenfalls viel manuelle Arbeit abnimmt.

  • Factorial Abwesenheit Übersicht
  • Factorial Zeiterfassung
  • Factorial Lohnbuchhaltung verwalten
  • Factorial dokumentenmanager
  • Factorial applicant-tracking-system
  • Factorial Mitarbeiter Onboarding
  • Factorial performance management

Personaler einen automatisierten Workflow für den Onboarding Prozess erstellen

HRtalk: Eine Funktion finde ich persönlich äußerst spannend. Es kommt oft vor, dass neue Mitarbeiter, ab Unterzeichnung des Arbeitsvertrags erst gar nicht am ersten Arbeitstag erscheinen oder sich vorab doch noch umentscheiden. Eine Lösung ist ein gut durchdachtes Onboarding. Wie unterstützt Eure HR-Software Personaler hierbei?

Zum einen ist in der Plattform auch die Funktion des Bewerbermanagements enthalten, mit welchem alle Schritte um Recruiting Prozess ausgeführt werden können. So wird direkt zu Beginn vermieden, dass man den Überblick verliert oder manche Kandidaten in einer Phase stecken bleiben und vernachlässigt werden.

Nach der Einstellung eines neuen Mitarbeiters ist die Aufnahme in die Organisation ganz einfach. Mit nur einem Klick erhält dieser sein eigenes Mitarbeiterportal. Damit wird der neue Mitarbeiter direkt einbezogen und immer über die neuesten Ereignisse und interne Mitteilungen in der Plattform informiert.

Anschließend können Personaler einen automatisierten Workflow für den Onboarding Prozess erstellen. So werden alle verantwortlichen Kollegen und Führungskräfte in den Prozess miteinbezogen und über ihre Aufgabe benachrichtigt (sowohl über das Mitabriterportal als auch per E-Mail). Es wird nie wieder eine Aufgabe im Onboarding vergessen oder vernachlässigt, was natürlich die Mitarbeiterzufriedenheit und –bindung um einiges verbessert.

Außerdem haben Mitarbeiter Zugriff auf das Firmenorganigramm, das auf Basis der Informationen und Rollen in der Plattform erstellt wird. Das ist sehr hilfreich und wichtig für neue Kollegen, um zu verstehen, wie das Unternehmen aufgebaut ist und an wen man sich für welches Anliegen wenden kann. Besonders auch in der aktuellen Zeit und hinsichtlich des wachsenden Trends von Remote Onboarding unterstützt unsere HR-Software Personaler: Wichtige Dokumente, wie Verträge oder sonstige Unterlagen können in der Plattform hochgeladen werden so schnell und einfach mit den Mitarbeitern geteilt werden. Außerdem können die Dokumente auch digital unterschrieben werden, was den ganzen Prozess noch einmal beschleunigt. Mit all diesen Funktionen sind neue Mitarbeiter viel schneller bereit, ihren Job und Aufgaben anzugehen.

wir organisieren regelmäßig „Kaffeepausen“ zum Kennenlernen

HRtalk: Was sind deiner Meinung nach, die wichtigsten Onboarding Tools oder Events, die in keinem Unternehmen fehlen dürften?

Zum einen ist eine Software sehr hilfreich, mit welcher der Onboarding Prozess automatisiert werden kann, wie zum Beispiel Factorial.

Bei den Events kommt es auch immer auf die Größe des Unternehmens an. Was allerdings nicht fehlen sollte, sind die Basics: Ein Rundgang im Büro und ein gemeinsames Mittagessen mit dem Team bzw. der Abteilung.

Bei uns im Startup hatten wir in den letzten Monaten einen starken Anstieg von Neuzugängen. Um alle neuen Mitarbeiter kennenzulernen, und den Überblick nicht zu verlieren, organiseren wir regelmäßig „Kaffeepausen“, in denen ich mich mit den neuen Kollegen austausche, um mehr über sie zu erfahren, aber auch mehr zur Geschichte von Factorial, unseren Werten etc. zu erzählen. Daraus ergeben sich immer interessante Einblicke, vorallem weil wir größtenteils aus verschiedenen Hintergründen und Kulturen stammen. Da wir in den letzten Monaten alle im Home-Office waren, haben wir diese Meetings dann virtuell durchgeführt.

HRtalk: Natürlich darf die Pain-Frage nicht fehlen 😉 Was unterscheidet euch von anderen Anbietern?

Der gesamte Mitarbeiterlebenszyklus wird zentralisiert in Factorial abgebildet, das heißt vom Recruiting bis zum Offboarding. Was uns von anderen unterscheidet, ist, dass unsere Preisgestaltung komplett transparent ist und alle diese Funktionen bereits im Basisplan enthalten sind.

Wir erhalten auch immer wieder das Feedback unserer Kunden, dass die Plattform sehr benutzerfreundlich ist, sowohl für HRler, als auch für die Mitarbeiter selbst. Dadurch fällt die Umstellung auf die Nutzung einer Personalsoftware für alle Parteien leichter. Außerdem bieten wir in der Software auch die E-Signatur-Funktion an, die besonders praktisch bei der digitalen Verwaltung von Dokumenten, vor allem bei Remote Work, ist.

Wir arbeiten ständig daran, unsere Software zu optimieren und neue Funktionen zu entwickeln

HRtalk: Wenn wir einen Blick in die Glaskugel werfen, wo seht ihr euch in 3 Jahren? Ich bin auch immer ein wenig neugierig. Kannst du uns schon weitere Funktionen verraten, die ihr in Zukunft integrieren wollt?

Unser langfristiges Ziel ist es, die am häufigsten verwendete HR-Software für mittelständische Unternehmen auf der ganzen Welt zu werden. In 3 Jahren möchten wir es schaffen, dass täglich mindestens eine Million Benutzer bzw. Mitarbeiter mit unserer Anwendung interagieren.

Wir arbeiten ständig daran, unsere Software zu optimieren und neue Funktionen zu entwickeln. Die nächsten Funktionen, die wir in Factorial anbieten möchten, sind die Verwaltung von Spesen und Ausgaben und die Schichtplanung.

HRtalk: Jordi ich danke die herzlichst für deine Zeit 😊 hast du an die Leser noch irgendwelche Abschlussworte?

Für alle, die auf der Suche nach einer HR-Software sind, oder vielleicht noch gar nicht auf der Suche waren und trotzdem fündig geworden sind: Wir bieten eine kostenlose Testversion für 14 Tage an. So kann sich jeder selbst davon überzeugen, wie sehr eine HR-Software den Arbeitsalltag von Personalmanagern erleichtern kann.

Hrtalk: Wie kann man euch am besten erreichen, wenn man mehr über Factorial erfahren möchten?

Wir sind jederzeit über unsere Website factorialhr.de erreichbar und freuen uns auch über die Kontaktaufnahme per E-mail (info@factorial.co) oder telefonisch (+49 561 940 390 71). Leser, die mehr über uns erfahren möchten, können auch gerne auf unserer Linkedin-Seite, Facebook-Seite oder unserem Blog vorbeischauen.