Seit Ende Juli 2026 verlangt der EU AI Act von Unternehmen nicht mehr, ein bestimmtes Niveau an KI-Kompetenz sicherzustellen. Gefordert ist jetzt, deren Entwicklung zu unterstützen. Für Personalabteilungen ist das kein Grund, das Thema zu streichen. Es ist vielmehr eine gute Gelegenheit, den gesamten Schulungskalender aus Arbeitsschutz, Datenschutz, AGG, Hinweisgeberschutz und KI auf den Prüfstand zu stellen.

Was sich bei Artikel 4 geändert hat

Artikel 4 der KI-Verordnung (EU) 2024/1689 gilt seit dem 2. Februar 2025. In der ursprünglichen Fassung mussten Anbieter und Betreiber von KI-Systemen Maßnahmen ergreifen, um „nach besten Kräften sicherzustellen“, dass ihr Personal über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügt. In vielen Unternehmen wurde daraus schnell die „KI-Schulungspflicht“.

Mit der Digital-Omnibus-Verordnung zur KI, der Verordnung (EU) 2026/1744, hat der europäische Gesetzgeber den Artikel neu gefasst. Sie ist am 27. Juli 2026 in Kraft getreten. Seitdem ergreifen Anbieter und Betreiber Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals zu unterstützen. Der neue Wortlaut stellt ausdrücklich klar, dass für keine einzelne Person ein bestimmtes Kompetenzniveau garantiert werden muss.

Aus einer Ergebnispflicht ist also eine Bemühenspflicht geworden. Weggefallen ist die Pflicht nicht. Betreiber im Sinne der Verordnung ist, wer ein KI-System in eigener Verantwortung beruflich verwendet. Stellt ein Unternehmen seinen Beschäftigten einen Chat-Assistenten, ein KI-gestütztes Übersetzungstool oder KI-Funktionen in der HR-Software zur Verfügung, ist es in aller Regel betroffen. Zu berücksichtigen bleiben laut Gesetz die Kenntnisse und Erfahrung der Beschäftigten, der Einsatzkontext und die Personen, bei denen die Systeme eingesetzt werden.

Oft übersehen wird: Die Pflicht erfasst auch andere Personen, die im Auftrag des Unternehmens mit dem Betrieb und der Nutzung von KI-Systemen befasst sind. Wer mit Zeitarbeitskräften oder freien Mitarbeitenden arbeitet, sollte sie mitdenken.

Warum weniger Pflicht nicht weniger Schulung heißt

Für HR entsteht jetzt eine naheliegende Versuchung: Die KI-Einheit fliegt aus dem Plan, weil sie rechtlich nur noch eine Unterstützungspflicht ist. Das wäre kurzsichtig. Die Risiken, um die es geht, haben sich nicht verändert. Beschäftigte kopieren Bewerberdaten in frei verfügbare Tools oder übernehmen KI-Formulierungen ungeprüft in Arbeitszeugnisse. Solche Fehler landen am Ende nicht bei der KI-Verordnung, sondern beim Datenschutz, im Arbeitsrecht oder beim Ruf als Arbeitgeber.

Hinzu kommt ein zweiter Termin. Wer KI im Recruiting einsetzt, etwa für die Vorauswahl von Bewerbungen, bewegt sich im Hochrisikobereich nach Anhang III der Verordnung. Die zugehörigen Pflichten gelten nach der Omnibus-Änderung ab dem 2. Dezember 2027. Das ist genug Zeit, um Kompetenz in Ruhe aufzubauen. Es ist zu wenig Zeit, um das Thema bis dahin liegen zu lassen.

Was „unterstützen“ für HR konkret bedeutet

„Sicherstellen“ war ein Versprechen über ein Ergebnis. „Unterstützen“ beschreibt ein Handeln. Die Begründung der Omnibus-Verordnung spricht davon, die KI-Kompetenz zu fördern. Das nimmt den Druck, für jede Person ein Zertifikat vorweisen zu müssen. Entscheidend ist, ob das Unternehmen passende Angebote macht, sie am tatsächlichen Einsatz ausrichtet und später zeigen kann, was es getan hat.

Aus den gesetzlichen Maßstäben ergeben sich in den meisten Unternehmen drei Gruppen mit sehr unterschiedlichem Bedarf.

• Das HR-Team selbst: Wer mit KI-Funktionen im Bewerbermanagement, bei Zeugnissen oder in der Personalplanung arbeitet, bereitet Entscheidungen über Menschen vor. Welche Daten dürfen in welches System? Woran erkennt man verzerrte oder erfundene Ergebnisse? Wann muss ein Mensch selbst prüfen, statt eine Empfehlung zu übernehmen? Hier lohnt sich eine Vertiefung.
• Führungskräfte: Sie geben Tools frei und bewerten Leistung. Sie brauchen weniger Technik, dafür ein klares Bild davon, welche Nutzung erlaubt ist und wie sie mit KI-gestützten Arbeitsergebnissen umgehen.
• Alle übrigen Beschäftigten: Hier genügt oft eine kurze gemeinsame Grundlage. Was können KI-Werkzeuge, was nicht? Welche Tools sind freigegeben, welche Daten tabu? An wen wendet man sich bei Unsicherheit?

Unterstützung muss dabei nicht immer ein Kurs sein. Eine verständliche Nutzungsrichtlinie, eine feste Ansprechperson oder ein kurzer Leitfaden direkt im Tool zählen ebenso dazu wie ein E-Learning. Ein Format schreibt das Gesetz nicht vor.

Hochrisiko im eigenen Haus: Was HR bis Dezember 2027 vorbereiten sollte

HR gehört zu den Bereichen, die die KI-Verordnung besonders genau betrachtet. Anhang III Nummer 4 nennt KI-Systeme für die Einstellung oder Auswahl von Personen, etwa um gezielte Stellenanzeigen zu schalten, Bewerbungen zu sichten oder zu filtern und Bewerber zu bewerten. Erfasst sind auch Systeme, die Entscheidungen über Beförderungen oder Kündigungen beeinflussen, Aufgaben nach persönlichen Merkmalen zuweisen oder Leistung und Verhalten von Beschäftigten bewerten.

Nicht jedes Tool in diesem Umfeld ist automatisch hochriskant. Artikel 6 Absatz 3 sieht Ausnahmen vor, etwa für Systeme, die nur eine eng gefasste Verfahrensaufgabe erledigen und das Ergebnis der Entscheidung nicht wesentlich beeinflussen. Systeme, die Profiling betreiben, gelten jedoch immer als hochriskant. Hält ein Anbieter sein System für nicht hochriskant, muss er diese Bewertung dokumentieren. Fragen Sie gezielt danach.

Für Betreiber solcher Hochrisiko-Systeme gelten ab dem 2. Dezember 2027 die Pflichten aus Artikel 26. Für HR besonders wichtig:

• Die menschliche Aufsicht ist Personen zu übertragen, die über die erforderliche Kompetenz, Ausbildung und Befugnis verfügen (Abs. 2). Hier wird aus der allgemeinen Unterstützungspflicht eine sehr konkrete Anforderung an einzelne Rollen.
• Das System ist gemäß Betriebsanleitung zu verwenden und zu überwachen (Abs. 1 und 5). Eingabedaten, die das Unternehmen kontrolliert, müssen der Zweckbestimmung entsprechen und ausreichend repräsentativ sein (Abs. 4).
• Automatisch erzeugte Protokolle sind, soweit sie der eigenen Kontrolle unterliegen, mindestens sechs Monate aufzubewahren, wenn andere Vorschriften nichts anderes bestimmen (Abs. 6).
• Vor dem Einsatz am Arbeitsplatz sind die Arbeitnehmervertretung und die betroffenen Beschäftigten zu informieren (Abs. 7). Personen, über die mithilfe eines solchen Systems entschieden wird, etwa Bewerberinnen und Bewerber, sind über den Einsatz zu informieren (Abs. 11).

Wer die verbleibende Zeit nutzt, braucht keinen Kraftakt. Am Anfang stehen eine Bestandsaufnahme der HR-Tools mit KI-Funktionen, ein Gespräch mit den Anbietern über Einstufung und Betriebsanleitung und die Frage, wer die menschliche Aufsicht übernimmt. Diese Personen sollten als Erste geschult werden.

Ein Punkt duldet allerdings keinen Aufschub. Seit dem 2. Februar 2025 ist es verboten, KI-Systeme zu verwenden, die Emotionen von Personen am Arbeitsplatz ableiten, sofern sie nicht aus medizinischen Gründen oder Sicherheitsgründen eingesetzt werden (Art. 5 Abs. 1 lit. f). Findet sich eine solche Funktion in einem eingesetzten Tool, ist das kein Thema für 2027.

Der Schulungskalender als Ganzes

KI-Kompetenz ist nur ein Baustein. In vielen mittelständischen Betrieben laufen mehrere Pflichtthemen parallel, oft mit unterschiedlichen Zuständigen und eigenen Listen. Ein kurzer Blick auf die Rechtsgrundlagen zeigt, wie verschieden die Anforderungen sind:

• Arbeitsschutz: § 12 ArbSchG verlangt eine ausreichende und angemessene Unterweisung während der Arbeitszeit, und zwar bei der Einstellung, bei Veränderungen im Aufgabenbereich sowie bei neuen Arbeitsmitteln oder Technologien. Die DGUV Vorschrift 1 ergänzt: mindestens einmal jährlich und dokumentiert.
• Datenschutz: Die DSGVO zählt die Sensibilisierung und Schulung der an Verarbeitungen beteiligten Beschäftigten zum Aufgabenbereich der oder des Datenschutzbeauftragten (Art. 39 Abs. 1 lit. b). Einen festen Turnus schreibt sie nicht vor.
• AGG: Nach § 12 Abs. 2 AGG gilt es als Erfüllung der Schutzpflichten des Arbeitgebers, wenn er seine Beschäftigten in geeigneter Weise zur Verhinderung von Benachteiligungen geschult hat. Das macht eine gute AGG-Schulung für HR besonders wertvoll.
• Hinweisgeberschutz: Das HinSchG verlangt, dass die mit der internen Meldestelle beauftragten Personen über die notwendige Fachkunde verfügen (§ 15 Abs. 2). Für alle anderen geht es vor allem darum, die Meldewege zu kennen und ihnen zu vertrauen.
• KI-Kompetenz: Maßnahmen zur Unterstützung, abgestimmt auf Rolle und Einsatzkontext, ohne vorgeschriebenes Format oder festen Rhythmus.

Diese Unterschiede erklären, warum ein einheitlicher Jahreskurs für alle selten funktioniert. Eine Übersicht über gesetzliche Pflichtschulungen und ihre Nachweise hilft, die eigene Liste nicht bei null zu beginnen und für jedes Thema die passende Grundlage zu hinterlegen.

Damit KI nicht als weiteres Pflichtmodul obendrauf kommt, lohnt es sich, Inhalte an bestehende Termine anzudocken. Datenschutz und KI teilen sich die häufigste Alltagsfrage: Darf ich diese Daten hier eingeben? Die AGG-Schulung für Recruiting-Teams eignet sich für die Frage, wie KI-gestützte Vorauswahl Benachteiligungen fortschreiben kann. Und für neue Tools liefert der Arbeitsschutz das Muster: eine kurze Einweisung vor der ersten Nutzung.

Vier Schritte gegen die Abhak-Routine

1. Mit Rollen beginnen, nicht mit Kursen. Legen Sie fest, welche Gruppen welche Systeme, Daten und Entscheidungen berühren. Die Recruiterin, die mit einem KI-gestützten Bewerbermanagement arbeitet, braucht andere Inhalte als der Lagerleiter, der eine Übersetzungs-App für die Einweisung neuer Kollegen nutzt. Für viele Rollen reicht eine kurze gemeinsame Grundlage. Nur wenige brauchen eine Vertiefung.

2. Anlässe statt Stichtage. Das Arbeitsschutzrecht macht es vor: Unterwiesen wird bei der Einstellung, bei Veränderungen und bei neuen Technologien. Das lässt sich übertragen: Führt das Unternehmen ein neues KI-Tool ein, ist das der richtige Moment für eine kurze Einheit, nicht erst der nächste Januar. Der jährliche Rhythmus bleibt dort, wo er vorgeschrieben ist.

3. Entscheidungen üben statt Paragrafen lernen. Von Definitionen bleibt wenig hängen. Was Beschäftigte behalten, sind Situationen, in denen sie selbst entscheiden mussten. Darf dieser Lebenslauf in das Tool? Wem melde ich den Verdacht auf Belästigung? Was tue ich, wenn die KI eine plausible, aber falsche Auskunft liefert? Kurze Fälle aus dem eigenen Arbeitsalltag bewirken mehr als eine Stunde Folien.

4. Nachweise schlank, aber belastbar führen. Halten Sie fest, wer welchen Inhalt in welcher Version wann abgeschlossen hat. Für die Unterweisung nach DGUV Vorschrift 1 ist die Dokumentation Pflicht. Für die KI-Kompetenz schreibt das Gesetz sie nicht ausdrücklich vor. Trotzdem ist sie der einfachste Weg, später zu zeigen, welche Maßnahmen Sie ergriffen haben. Ein kurzer Vermerk, warum eine Gruppe welche Maßnahme erhält, belegt zugleich, dass Kenntnisse und Einsatzkontext berücksichtigt wurden. Speichern Sie nur, was Sie für diesen Zweck wirklich brauchen.

Betriebsrat und Führungskräfte früh einbinden

Sobald Lernstände digital erfasst werden, ist in Betrieben mit Betriebsrat regelmäßig das Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG berührt. Ein solches System ist in der Regel geeignet, Verhalten oder Leistung zu überwachen, auch wenn das niemand beabsichtigt. Eine klare Vereinbarung zu Zweck, Zugriffsrechten und Löschfristen schafft Akzeptanz und erspart spätere Diskussionen.

Das Betriebsverfassungsgesetz nennt KI inzwischen ausdrücklich. Über die Planung von Arbeitsverfahren und Arbeitsabläufen einschließlich des Einsatzes von Künstlicher Intelligenz ist der Betriebsrat rechtzeitig zu unterrichten (§ 90 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG). Muss er die Einführung oder Anwendung von KI beurteilen, gilt die Hinzuziehung eines Sachverständigen als erforderlich (§ 80 Abs. 3 BetrVG). Auswahlrichtlinien bleiben zustimmungspflichtig, auch wenn bei ihrer Aufstellung KI zum Einsatz kommt (§ 95 Abs. 2a BetrVG). Für Hochrisiko-Systeme kommt ab Dezember 2027 die Informationspflicht aus Art. 26 Abs. 7 KI-Verordnung hinzu. Es liegt nahe, Tool-Einführung und Schulungskonzept in einem Zug mit dem Betriebsrat zu besprechen.

Mindestens so wichtig sind die Führungskräfte. Tut die Teamleitung die Schulung als lästige Pflicht ab, sieht das Team es genauso. Spricht sie dagegen fünf Minuten im Teammeeting über einen echten Fall, bekommt das Thema Gewicht. Gerade bei KI lohnt es sich, sie zuerst einzubeziehen, denn sie entscheiden oft, welche Tools im Team genutzt werden.

Typische Fehler

• Die KI-Einheit ersatzlos streichen, weil der Gesetzestext jetzt weicher klingt. Die Pflicht besteht weiter.
• Ein Modul für alle, das für das HR-Team zu oberflächlich und für die Produktion zu abstrakt ist.
• Nur Kurse zählen. Ohne Nutzungsrichtlinie, Freigabeliste und Ansprechperson bleibt jede Schulung Theorie.
• Hochrisiko-Fragen auf 2027 verschieben, obwohl Tools schon heute ausgewählt und Verträge verhandelt werden.
• Digitale Lernnachweise ohne Betriebsrat einführen.
• Externe vergessen, die im Auftrag des Unternehmens mit KI-Systemen arbeiten.

Checkliste für die nächsten Wochen

1. Genutzte KI-Tools erfassen, auch KI-Funktionen in bestehender Software.
2. HR-Anwendungen mit Anhang III Nummer 4 abgleichen und die Einstufung beim Anbieter erfragen.
3. Zielgruppen und passende Maßnahmen festlegen, vom Leitfaden bis zur Vertiefung.
4. Personen für die menschliche Aufsicht benennen und vorrangig qualifizieren.
5. KI-Inhalte mit Datenschutz, AGG und Arbeitsschutz verzahnen.
6. Den Betriebsrat früh einbinden.
7. Ein schlankes Nachweisformat festlegen und jährlich überprüfen.

Fazit

Die Neufassung von Artikel 4 ist kein Signal zum Rückzug. Sie gibt HR mehr Freiheit, KI-Kompetenz so aufzubauen, wie es zum eigenen Unternehmen passt. Wer diese Freiheit nutzt, um den gesamten Kalender der Pflichtschulungen nach Rollen, Anlässen und echten Entscheidungen zu ordnen, erreicht zweierlei: belastbare Nachweise und Beschäftigte, die im entscheidenden Moment wissen, was zu tun ist. Wer zudem die eigenen HR-Tools jetzt prüft, geht den Dezember 2027 gelassen an.

Über den Autor: Thomas Jentzsch ist Gründer von ConformBase, einer Lernplattform für Pflicht- und Compliance-Schulungen mit Sitz in Berlin. Von 2020 bis 2023 verantwortete er als COO und Co-CEO den operativen Ausbau eines führenden europäischen Anbieters digitaler Compliance-Schulungen.