Gut Ding will Weile haben. Ende 2019 trat die EU-Richtlinie zum Schutz von Hinweisgebern in Kraft. Mit dieser sollen Hinweisgeber, besser bekannt als “Whistleblower”, geschützt werden und die Möglichkeit erhalten, Verstöße anonym zu melden. Seit Juli 2023 ist eine interne Meldestelle für die meisten Unternehmen Pflicht. Doch was bedeutet die in nationales Recht umgesetzte Richtlinie und wie können und müssen Organisationen diese umsetzen?

Eigentlich hätte die Richtlinie in allen EU-Ländern bereits bis zum 31.12.2021 in nationales Recht umgewandelt werden sollen. Rund eineinhalb Jahre und viel Bürokratie später trat in Deutschland am 2. Juli das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) in Kraft. Für Unternehmen bedeutet das ab sofort: eine interne Meldestelle für Whistleblower muss eingerichtet werden.

Whistleblower, Hinweisgeber: Was steckt dahinter?

Bevor wir auf die Bedeutung für Unternehmen im Detail eingehen, werfen wir einen Blick auf die Begriffe Whistleblower und Hinweisgeber. Spätestens seit Edward Snowden ist der breiten Masse bekannt, was Whistleblower sind. Mit seinen Enthüllungen rund um Überwachungs- und Spionagepraktiken sorgte der ehemalige Agent verschiedener Geheimdienste 2013 für weltweites Aufsehen. 

Es müssen allerdings nicht immer Geheimnisse und Verstöße von staatstragender Bedeutung sein, um ein Whistleblower zu sein. Oft sind es auch banalere Verstöße, Auffälligkeiten und Vorkommnisse in Unternehmen, die unter dem Radar verlaufen. Der Grund ist oft, dass sich niemand traut, etwas davon nach außen zu tragen – oder es keine Möglichkeit gibt, dies systematisch und anonym zu tun. 

An diesem Punkt setzen die EU-Richtlinie und jetzt auch das Hinweisgeberschutzgesetz an. Hinweisgeber, nichts weiter als ein deutsches Wort und Synonym für Whistleblower, sollen dadurch geschützt und auch ermutigt werden, Verstöße und Vorfälle zu melden.

Was kann von Hinweisgebern gemeldet werden?

Im verabschiedeten Gesetz ist festgehalten, was Hinweisgeber melden können. Darunter fallen sowohl strafrechtliche Verstöße als auch Ordnungswidrigkeiten. Letztere sind nach deutschem Recht mit Bußgeld sanktionierte Vorfälle, bei denen Leib, Leben oder Gesundheit von Beschäftigten in Gefahr geraten. 

Konkret zählt Paragraf zwei des Hinweisgeberschutzgesetzes unter anderem Verstöße gegen folgende Regelungen auf: 

• Arbeitssicherheit 
• Gesundheitsschutz 
• Mindestlohngesetz 
• Aufklärungs- und Auskunftspflichten 

Außerdem können Verstöße gegen geltendes Bundes- und Landesrecht gemeldet werden. Dazu zählen beispielsweise Beobachtungen in Bezug auf Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, Datenschutzverstöße, Wettbewerbsrechtsverstöße und Verstöße gegen die Lebensmittel- und Futtersicherheit. 

Um auch Whistleblowern im öffentlichen Dienst eine anonyme Plattform zu geben, ist der Anwendungsbereich auch auf Beamte ausgeweitet, die Verstöße gegen die “Pflicht zur Verfassungstreue” melden möchten. 

Wer muss das Hinweisgeberschutzgesetz wie umsetzen?

Unternehmen müssen eine anonyme und datenschutzrechtlich unbedenkliche Plattform und Meldestelle einrichten, damit Hinweisgeber die genannten Verstöße und Vorfälle melden können. Das gilt seit Anfang Juli für alle Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitenden – ohne Ausnahme. 

Organisationen mit weniger als 50 Mitarbeitenden sind von der Pflicht und dem Gesetz gänzlich befreit. Wer im Zwischenkorridor liegt, also mehr als 50 und weniger als 250 Mitarbeitende beschäftigt, hat mit der Umsetzung bis 17. Dezember 2023 Zeit. 

Die gesetzlichen Fristen zur Umsetzung des “Whistleblower-Gesetzes”, wie das Hinweisgeberschutzgesetz ebenfalls bezeichnet wird, im Überblick: 

• Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitenden: keine Verpflichtung 
• Unternehmen mit 50 bis 249 Mitarbeitenden: 17.12.2023 
• Unternehmen mit mindestens 250 Mitarbeitenden: 02.07.2023 

Zudem gibt es für große Unternehmen mit Tochtergesellschaften spezifische Regelungen. Wenn eine Organisation mit mehr als 250 Mitarbeitenden in eine Mutter- und eine oder mehrere Tochtergesellschaften gegliedert ist, gelten für letztere ebenfalls Pflichten zur Einrichtung einer Meldestelle. 

Diese sind an die gleiche Mitarbeiteranzahl gekoppelt. Unter 50 Angestellten ist kein eigenes System erforderlich, zwischen 50 und 249 eines bis Dezember, Tochtergesellschaften mit über 250 Mitarbeitenden brauchen sofort ein eigenes System. 

Wie funktioniert ein Hinweisgeber-System?

Die Theorie und Fristen sind klar, doch wie funktioniert ein solches Whistleblower-System in der Praxis? Hinweisgeber – dazu zählen sämtliche Beschäftigte, auch bereits ausgeschiedene, sowie Dienstleister und Anteilseigner – müssen ihre Beobachtungen anonym und vertraulich melden können. 

Ohne eine spezielle Software ist die praktische Umsetzung schwer möglich. Die meisten Anbieter setzen auf ein ganzheitliches Hinweisgeberschutzgesetz-Management. In diesem Rahmen werden Prozesse und Oberflächen konzipiert, die es nicht nur Hinweisgebern erlauben, Verstöße zu melden. Im Rahmen eines solchen Systems werden Workflows entwickelt und Zuständigkeiten zugewiesen, damit die gemeldeten Verstöße anschließend an richtiger Stelle bearbeitet werden können. 

So sieht zum einen der Hinweisgeber jederzeit den aktuellen Stand der Bearbeitung seiner Meldung, gleichzeitig erhalten die zuständigen Personen – auch extern, falls gewünscht – einen übersichtlichen Zugriff auf alle gemeldeten Verstöße. 

Gesetzlich ist für jedes Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden verpflichtend, dass 

• Whistleblower ihre Hinweise mündlich, schriftlich oder persönlich übermitteln können. 
• der Eingang eines Hinweises innerhalb von sieben Tagen bestätigt wird. 
• der Whistleblower spätestens drei Monate nach seiner Meldung über Maßnahmen informiert wird. 

Parallel zu unternehmensinternen Meldestellen werden externe Meldestellen eingerichtet. So können Hinweisgeber und Whistleblower frei entscheiden, ob sie ihre Beobachtungen intern oder extern melden. 

Was passiert bei Verstößen gegen das Whistleblower-Gesetz? 

Wer gegen das Hinweisgeberschutzgesetz verstößt, beispielsweise also keine interne Meldestelle eingerichtet hat oder bis Dezember einrichtet, muss laut EU mit einem Bußgeld von bis zu 50.000 Euro rechnen. 

Eine weitere, nicht-monetäre Strafe droht zudem: Kann ein Whistleblower seine Informationen nicht auf angedachtem Wege über eine interne Meldestelle kundtun, darf er sie straffrei in aller Öffentlichkeit teilen. 

Whistleblowing-Software auf dem Markt

Zur sofortigen oder späteren Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes ist es empfehlenswert, eine entsprechende Software einzuführen oder bestehende Systeme mit passenden Modulen zu erweitern. So schützen Sie sich vor Bußgeldern und tragen transparent zum Kampf gegen Datenmissbrauch, Korruption, Gewalt und Ungleichbehandlung bei. 

Innerhalb der ganzheitlichen HR-Software von rexx systems ist beispielsweise eine Whistleblowing-Funktion enthalten. Mit der Meldeplattform sind zudem passende Workflows und Zuständigkeiten verknüpft. So kann die in nationales Recht umgesetzte EU-Richtlinie fehlerfrei umgesetzt werden. 

Bücher für Führungskräfte und die es werden wollen

Es gibt Sie wirklich! Bücher die deine Fähigkeiten in Führung und delegieren verbessern. Im Laufe meiner Zeit als Gründer und Führungskraft habe ich viele Bücher gelesen. Leadership Bücher, die mir bei meinen ersten Schritten geholfen haben und wieder andere Bücher, die mir schon im Fortgeschrittenen Stadium geholfen haben. Ich Stelle Dir hier meine Top 3 Leadership Bücher vor, aus denen ich noch heute vieles Lerne.