Preboarding gegen vorab Kündigungen. Der Arbeitsvertrag wurde unterzeichnet! Der erste Arbeitstag wurde vereinbart! Doch dann die Überraschung, noch bevor der neue Mitarbeiter seinen Arbeitsplatz gesehen hat, kündigt er. Oder noch besser, der neue Mitarbeiter erscheint erst gar nicht zur Arbeit, weil er sich inziwschen umentschieden hat.

Wer solch eine Situation schon erlebt hat, der weiß, dass Preboarding in den Onboarding-Prozessen von Unternehmen und Organisationen immer wichtiger wird. Doch wie können solche Maßnahmen konkret aussehen? In diesem Artikel möchte ich euch gerne hilfreiche Tipps und Beispiele für ein gutes Preboarding geben.

Denken Sie daran, dass es 69% wahrscheinlicher ist, dass ein Mitarbeiter bis zu 3 Jahre im Unternehmen bleibt, wenn er an einem organisierten Pre- und Onboarding-Prozess teilnimmt.¹

Exkurs Preboarding:
Preboarding bezeichnet die erste Phase im Onboarding-Prozess. Sie beginnt direkt mit Unterzeichnung des Arbeitsvertrags und endet mit dem ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters.  
In dieser Phase ist es Aufgabe des Unternehmens, dem neuen Mitarbeiter zu zeigen, dass man ein Arbeitgeber ist, der sich um seine Mitarbeiter kümmert.

Was bedeutet Preboarding in der Personalbeschaffung?

Preboarding im Recruiting bezieht sich auf den Prozess der Vorbereitung neuer Mitarbeiter auf ihren ersten Arbeitstag, bevor sie überhaupt anfangen zu arbeiten. Dies kann eine Vielzahl von Aufgaben und Aktivitäten umfassen, wie zum Beispiel:

1. Versand von Unterlagen und Verträgen, die die neuen Mitarbeiter vor ihrem Arbeitsbeginn prüfen und unterschreiben müssen.
2. Bereitstellung von Informationen über das Unternehmen, die Unternehmenskultur und die Unternehmensrichtlinien für neue Mitarbeiter.
3. Ausstattung der neuen Mitarbeiter mit der notwendigen Technologie und Ausrüstung, die sie an ihrem ersten Tag benötigen.
4. Koordinierung mit anderen Abteilungen, um sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter eine angemessene Einführung in ihre neue Rolle und das Unternehmen insgesamt erhalten.
5. Bereitstellung von Online-Schulungen oder anderen Ressourcen, die die neuen Mitarbeiter vor ihrem Dienstantritt durcharbeiten können.

Ziel des Preboarding ist es, den Übergang des neuen Mitarbeiters zu seiner neuen Stelle so reibungslos wie möglich zu gestalten. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass der neue Mitarbeiter gut informiert ist, sich wohlfühlt und bereit ist, am ersten Tag voll durchzustarten.

Fragen frühzeitig klären

Viele Bewerber springen vorzeitig ab, weil Sie sich erst für einen neuen Job bewerben und sich im Nachhinein erst Fragen, welche Hürden der Jobwechesel mit sich bringt. Es ist nicht unüblich, dass ein Bewerber sich bei einem Unternehmen in einer neuen Stadt bewirbt, mit der Zusage zum neuen Job kommen dem Bewerber plötzlich die Fragen auf, wie organisiert er z.Bsp. seinen Umzug? Braucht er ein Bahnticket? Wie ist es mit der Wohnungssuche in der neuen Stadt?  

Ich erinnere mich noch, als mein Professor mir folgenden Satz sagte: “Philipp, merke dir eins, Menschen sind gemütlich!” Dieser Spruch ging mir seit diesem Tage an, nicht mehr aus dem Kopf! Und ich sehe es mittlerweile überall.  

Warum in eine neue Stadt ziehen, wenn ich doch in meiner aktuellen alles habe?! Kein Umzugsstress, keine neuen Freunde suchen müssen und alles beim gewohnten lassen.  

Genau hier kann euer Unternehmen entgegenkommen und es dem Bewerber so einfach wie möglich machen. Klären sie offene Fragen, wie zum Beispiel, ob der neue Mitarbeiter eine neue Wohnung, einen Kita-Platz oder ein Bahnticket benötigt.  

Hilfreich: Denken Sie an Ihre Zeit zurück, als Sie neu ins Unternehmen kamen. Hatten Sie besondere Fragen, auf die Sie gerne eine Antwort gehabt hätten? Hier lohnt es sich auch, seine Kollegen zu fragen, wie es denen erging.  

Welcome Package als Preboardingmethode

Schicken Sie dem neuen Mitarbeiter ein Welcome Package mit allen wichtigen Infos über das Unternehmen zu.  Dieses Package beinhaltet zum Beispiel eine Unternehmensbroschüre, Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, Leitbild, firmeninterne Freizeitangebote wie Sportprogramme, als auch Partnerprogramme. Nicht vergessen, dass Begrüßungsschreiben. Wenn dieser auch noch handgeschrieben ist, gibt das dem neuen Mitarbeiter ein Gefühl von Wertschätzung, durch Investition von Zeit. 

Doch gehen wir hier einen Schritt weiter und verbinden das Welcome Package mit einem psychologischen Faktor: “Glücklich sein” und “Freude”. 

Die stärksten Gefühle sind die, die wir als Kinder schon hatten oder mit unserer Kindheit in Verbindung bringen. Die Rede ist von Glücksgefühlen, die Freude etwas zu erhalten, etwas auszupacken. Es fängt mit Weihnachten an und geht hin bis zu eigenen Geschenken, die man sich selbst macht. Auspacken macht einfach glücklich!² Ich selbst ertappe mich immer wieder dabei, wenn ich mir etwas bei Amazon gekauft habe und obwohl ich weiß, was in dem Packet drin ist, habe ich riesige Freude am Auspacken.  

Wie sieht das in der Praxis aus? Gestalten Sie ein Welcome Package doch mal so, als ob es ein Geschenk wäre. Testen Sie ein paar Varianten und finden Sie so das passende Geschenk, dass Ihr Unternehmen einem neuen Mitarbeiter schenken kann.  

Hilfreich: Wenn Sie ein Welcome Package einmal gestaltet haben, geben Sie es zunächst einem Kollegen des Vertrauens. Sagen Sie kurz an, dass es ein Welcome Package ist und er sich in die Rolle eines neuen Mitarbeiters hineinversetzen soll. Fragen Sie nach, wie seine Gefühle beim erhalten und auspacken waren, bzw. Was er gerne erwartet hättet.  

Preboarding mit Teamevents 

Es gibt viele Möglichkeiten, den neuen Mitarbeiter einen leichten Start ins Unternehmen zu bieten. Die wohl effektivste Methode ist es, den Mitarbeiter zu anstehenden Events und After-Work-Veranstaltungen einzuladen. Jedoch sollte auch das gut geplant sein! Nur zu einem bevorstehenden Event einladen und ab da an, soll er schauen wie er zurechtkommt? Dies könnte sogar einen negativen Effekt bewirken. Binden Sie ihn aktiv ein, stellen Sie ihn verschiedenen Gruppen vor. Die entspannte Atmosphäre bietet eine gute Möglichkeit, für beide Seiten, sich besser kennenzulernen.  

Die wachsenden Bindungen zu dem neuen Kollegen, erleichtert den Start in das Unternehmen und senkt zudem die Absprungquote.

Gehen wir auch hier einen Schritt weiter, wenn Sie z.Bsp. mehrere Mitarbeiter jedes Jahr einstellen. 

An der Uni durfte ich 4 Jahre in Folge die Ersti-Wochen als Mentor organisieren. Im Grunde ist Preboarding nichts anderes, als die Ersti Wochen, die die Universitäten schon seit Jahrzenten veranstalten. Es gab einen Welcome Day, an dem alle neuen Studenten begrüßt wurden. Den Studenten wurde ein Mentor zugeteilt, der Sie durch die Woche begleitet hat und für sämtliche Fragen offen ist.

In der Woche selbst wurden sämtliche Fragen zum Studium geklärt, das Niveau der Vorlesungen gezeigt und Professoren haben sich in einer kleinen Gruppe vorgestellt, um die Angst zu nehmen. Verschiedene Systeme und Anmeldungen für die Uni-Portale wurden durchgeführt und die Studenten wurden so gut wie möglich auf die erste richtige Vorlesungswoche vorbereitet.  

Die Erfahrungen haben gezeigt, dass die Absprungquote der Studenten wesentlich geringer war, je besser der Mentor der einzelnen Gruppen war.  

Vielleicht muss man nicht immer etwas Neues erfinden, vielleicht reicht es aus, sich auf altbewährte Praktiken zu beziehen. Nicht scheu sein, einfach an die Zeit zurückdenken oder eine Uni anrufen, ob es einen Ansprechpartner für die Ersti-Woche gibt. Die helfen bestimmt weiter. 

Social Media kann helfen beim Preboarding

Vernetzen Sie sich mit dem neuen Mitarbeiter. Je mehr Knotenpunkte er zu dem Unternehmen hat, umso besser. Zu einem fühlt er sich durch das Unternehmen und zukünftigen Kollegen mehr aufgenommen und zu anderem stärkt es das Gefühl, Personen des Vertrauens im neuen Unternehmen zu haben. Wir beziehen uns hier auf eines der psychologischen Grundbedürfnisse, das Bedürfnis nach Bindung.
Eine Möglichkeit der Vernetzung könnte zum Beispiel auf LinkedIn oder Xing sein.

Exkurs: Bedürfnis nach Bindung
Das Bedürfnis nach Bindung haben wir seit den ersten Lebensjahren, denn hier sind wir auf die Hilfe anderer Menschen angewiesen. Wenn in dieser Phase eine Bezugsperson vorhanden ist, die verlässlich ist, entwickeln wir ein Grundvertrauen in andere Menschen und Beziehungen.² 

Mal was Neues probieren?  

Joodle und Spotted ist eine Art Schwarzes Brett mit allen möglichen News, Happenings und sogar spontanen treffen. Richtig! Wieso nicht eine Art schwarzes Brett integrieren, bei dem sich Mitarbeiter intern miteinander vernetzen und nach der Arbeit noch was unternehmen können. Bestimmt kennen Sie den Reiz und Nervenkitzel, den man bei einem Blind-Date hat oder einem treffen mit einem Unbekannten. Nur hier wäre es Firmenintern. Wir reden nicht von einer Firmeninternen Dating Plattform, sondern eine Plattform, die es ermöglicht gleichgesinnte schneller in einer Stadt zu finden, um gemeinsam in eine Bar, Klettern oder Wandern zu gehen. Dies stärkt wieder die Bindung zum Unternehmen und führt zu neuen Freundschaften mit den gleichen Interessen. 

Fazit zum Preboarding

Es gibt etliche Möglichkeiten, einen individuellen Preboarding-Prozess in seinem Unternehmen zu integrieren. Wichtig ist, nicht Blind drauf los zu stürzen, sondern sorgfältig zu planen , welche der verschiedenen Möglichkeiten auch zum Unternehmen passen. Logischerweise sieht Preboarding bei nur einem neuen Mitarbeiter im Jahr komplett unterschiedlich aus, wie bei einem Unternehmen, das mehrere hundert neue Mitarbeiter im Jahr einstellt.  

Wenn ich mich recht erinnere, habe ich auch ein Praxisbeispiel versprochen. Ein Vorreiter in Sachen Preboarding ist die Deutsche Bahn. Mit immer neuen Lösungsansetzen geben sie sich nie mit dem Ist-Zustand zufrieden und optimieren immer an ihrem Preboarding weiter. Hier geht es zum Beispiel:  Deutsche Bahn. Ebenfalls findet Ihr im Interview mit Kathrin von how.fm einen guten Ansatz fürs Onboarding.

Quellen
¹ Tayla N. Bauer Ph.D Onboarding New Employees: Maximizing Success, SHRM Foundation
² Gift-Wrapping Effects on Product Attitudes: A Mood-Biasing Explanation by Daniel J. Howard, Journal of Consumer Psychology , Vol. 1, No. 3 (1992), pp. 197-223
² Klaus Grawe: Psychologische Therapie. 2. korr. Auflage, Hogrefe, Göttingen 2000, ISBN 3-8017-1369-5, S. 383 ff. 

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