Die Personalverwaltung ist ein Prozess, der mit der Verwaltung von Mitarbeitern in einem Unternehmen zu tun hat. Dazu gehören Aufgaben wie das Einstellen und Entlassen von Mitarbeitern, das Ausstellen von Gehaltsschecks und die Verwaltung von Urlaubstagen und die Zeiterfassung. In der Vergangenheit wurde dieser Prozess meist auf Papier erledigt. Dank des technologischen Fortschritts ist es heute jedoch möglich, die Personalverwaltung online durchzuführen. Dies hat eine Reihe von Vorteilen gegenüber herkömmlichen Methoden.

Der Bewerbungsprozess findet online einfacher statt

Eine vollständig online durchgeführte Personalverwaltung kann für moderne Unternehmen enorme Vorteile bringen. Erstens kann es den Einstellungsprozess effizienter und kostengünstiger machen. Das liegt daran, dass Sie weder Zeit noch Geld für persönliche Treffen mit potenziellen Kandidaten aufwenden müssen – die gesamte Kommunikation kann über Online-Plattformen wie Skype oder Zoom erfolgen. Außerdem haben Sie Zugang zu einem größeren Talentpool, da Bewerbungen von überall auf der Welt problemlos empfangen und geprüft werden können.

Alles wird übersichtlich an einem Ort gespeichert – physische Akten werden überflüssig

Ein weiterer Vorteil eines vollständig online betriebenen Personalverwaltungssystems besteht darin, dass alle Mitarbeiterdaten zentral an einem Ort gespeichert werden und einfach abrufbar und zu aktualisieren sind, so dass es einfacher ist, den Überblick über Gehaltsabrechnungen und andere wichtige Dokumente zu behalten. Schließlich ermöglicht ein Online-Personalverwaltungssystem die automatische Verfolgung von Anwesenheit, Leistungsbeurteilungen, Urlaubsanträgen und allen anderen Mitarbeiterdaten. Auch kann man einfach die Zeiterfassung erstellen mit Shiftbase, und somit beispielsweise die Arbeitszeiten erfassen oder Plus- und Minusstunden darstellen. Dies erleichtert den Verwaltern die Organisation und stellt sicher, dass die Daten korrekt und aktuell sind.

Das bedeutet, dass Manager keine Zeit damit verbringen müssen, nach den richtigen Dokumenten zu suchen oder herauszufinden, wo etwas gespeichert ist – es ist alles auf Knopfdruck verfügbar. Dadurch werden außerdem mehrere physische Aktenschränke überflüssig, und es ist einfacher, den Überblick über die Mitarbeiterinformationen zu behalten.

Geringere Kosten und bessere Genauigkeit

Durch die Abschaffung papiergestützter Prozesse können Unternehmen erhebliche Kosten einsparen, z. B. für Büromaterial und Papierbearbeitungsgebühren. Darüber hinaus bieten digitale Lösungen oft Zugang zu besseren Analysen, die zu einer weiteren Rationalisierung der Abläufe beitragen können.

Mit automatisierten Systemen ist außerdem die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler bei der Dateneingabe oder beim Abschluss von Transaktionen geringer. Dies trägt dazu bei, dass alle Informationen korrekt und aktuell sind, was Fehler reduzieren und die Produktivität insgesamt verbessern kann.

Daten werden schneller abgerufen und aktualisiert – beispielsweise per App

Da ein Online-Personalverwaltungssystem von jedem Ort mit Internetzugang aus zugänglich ist, gibt es auch weniger Verzögerungen bei der Bearbeitung von Papierkram. Daten können in Echtzeit abgerufen und aktualisiert werden, so dass Entscheidungen schnell getroffen werden können. Dies ist besonders in Krisenzeiten oder bei Entscheidungen in entfernten Büros nützlich.

Das Unternehmen spart Geld und Zeit

Schließlich kann die Online-Personalverwaltung den Papierkram erheblich reduzieren und Unternehmen Zeit, Geld und Ressourcen sparen. Automatisierte Prozesse wie das Onboarding neuer Mitarbeiter oder die Einrichtung von Gehaltsabrechnungssystemen können schnell und mit minimalem Aufwand erledigt werden, wodurch Ressourcen frei werden, die an anderer Stelle im Unternehmen eingesetzt werden können. Und da alle Informationen sicher online gespeichert sind, müssen sich Arbeitgeber keine Sorgen machen, dass sensible Daten in physischen Dateien gefährdet werden oder verloren gehen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Einführung eines Online-Personalverwaltungssystems viele Vorteile mit sich bringt, die für jedes Unternehmen, das dies wünscht, von Interesse sind. Sie können damit nicht nur Zeit und Geld sparen, sondern auch den Einstellungsprozess effizienter gestalten und dafür sorgen, dass alle Mitarbeiterdaten sicher und geordnet aufbewahrt werden. Daher ist ein Online-Personalverwaltungssystem ein hervorragendes Instrument für moderne Unternehmen, die auf dem heutigen anspruchsvollen Markt wettbewerbsfähig bleiben wollen. Die Vorteile machen die Implementierung eines Online-Personalverwaltungssystems zu einer lohnenden Investition für jedes Unternehmen.