Glückwunsch! Ihr Kleinunternehmen ist am Wachsen und Sie möchten zum ersten Mal Mitarbeiter einstellen? Es gibt viele wichtige Fragen, die Sie vorab klären sollten, um sicherzustellen, dass die Einstellung von zusätzlichem Personal erfolgreich verläuft. In diesem Beitrag beantworte ich Ihnen einige Fragen, die Sie sich stellen sollten und gebe wertvolle Anleitungen zur richtigen Vorgehensweise.

Bei der Suche nach dem perfekten Mitarbeiter für Ihr Unternehmen gibt es kein Patentrezept. Jede Stellenausschreibung, jedes Bewerbungsgespräch und jeder Kandidat sind einzigartig. Doch keine Sorge, auch wenn Sie noch keine Erfahrung in der Personalauswahl haben, gibt es einige Tipps, die Ihnen helfen können.

Denn auch Einsteiger in der Personalauswahl suchen logischerweise den „perfekten Mitarbeiter“ für ihr Unternehmen – und einmal ist eben immer das erste Mal! Von der Suche nach geeigneten Kandidaten bis hin zur Integration ins Team gibt es viele Faktoren zu berücksichtigen:

Definieren Sie zunächst das Anforderungsprofil

Bevor Sie mit der Suche nach einem neuen Mitarbeiter beginnen, sollten Sie sich genau überlegen, welche Stelle besetzt werden soll und welche Anforderungen die Stelle mit sich bringt: 

• Welche Fähigkeiten, Kenntnisse und Kompetenzen sind unbedingt erforderlich? 
• Welche Soft Skills sind wichtig? 
• Welche persönlichen Eigenschaften sollten Bewerber mitbringen? 

Klären Sie also – auch gerne unter der Zuhilfenahme von Ratschlägen anderer Unternehmer oder Freunden – im Vorfeld wirklich genau, wie die Stelle und die Stellenbesetzung konkret aussehen sollen. Auf dieser Grundlage erstellen Sie eine Stellenbeschreibung und ein Anforderungsprofil.

Nutzen Sie idealerweise verschiedene Kanäle für die Stellenausschreibung

Überlegen Sie, wo Sie die Stelle ausschreiben möchten und welche Informationen Sie in der Ausschreibung bereitstellen wollen. Formulieren Sie diese präzise hinsichtlich Ihrer Erwartungen an den künftigen Mitarbeiter und verwenden Sie relevante „Keywords“.

Um möglichst viele potenzielle Kandidaten zu erreichen, sollten Sie verschiedene Kanäle zur Stellenausschreibung nutzen. Dazu gehören neben klassischen Jobportalen auch Social-Media-Kanäle wie LinkedIn oder Xing sowie persönliche Empfehlungen von Kollegen bzw. Geschäftspartnern.

Sie können zudem die ausgeschriebene Stelle bei der Agentur für Arbeit kostenfrei platzieren. Bei der Jobbörse indeed sind beispielsweise ebenfalls kostenlose Stellenanzeigen für Arbeitgeber möglich.

Alternativ dazu kann natürlich auch eine Personalagentur beauftragt werden. Das wäre dann aber in der Regel kostenpflichtig. Darüber hinaus gibt es zahlreiche weitere Möglichkeiten, um passende Mitarbeiter zu finden.

Wie soll der Bewerbungsprozess idealerweise ablaufen? 

Überlegen Sie sich, wie Sie Bewerbungen sammeln und auswählen wollen. Legen Sie fest, welche Schritte im Bewerbungsprozess vorgesehen sind und wer daran beteiligt sein wird. Planen Sie auch, wie Sie die Bewerber kontaktieren und über den Verlauf des Prozesses auf dem Laufenden halten.

Vorbereitung ist alles! Im Bewerbungsgespräch geht es nicht nur darum, den Kandidaten kennenzulernen, sondern auch darum, herauszufinden, ob er oder sie wirklich für die Stelle geeignet ist. Bereiten Sie sich deshalb gut vor und stellen Sie gezielte Fragen zu den Anforderungen der Stelle und den Fähigkeiten des Bewerbers. Zudem sollten Sie gerüstet sein, auf mögliche Fragen der Bewerber antworten zu können. Eins noch: Wählen Sie die potenziellen Kandidaten sorgfältig aus und laden Sie nicht zu viele Bewerber zum Vorstellungsgespräch ein. 

Überlegen Sie sich bitte im Vorfeld nicht nur, welche Fragen Sie im Vorstellungsgespräch stellen möchten, sondern auch, wer daran beteiligt sein wird. Vielleicht haben Sie einen erfahrenen Geschäftskollegen, den sie mobilisieren können, dabei zu sein. Denn auch hier gilt das Prinzip: Vier Augen sehen mehr als zwei. Eventuell kann dies auch Ihr/e Lebenspartner/in sein. Gerade bei der Nachbereitung der Gespräche kann es sinnvoll sein, seine Ansichten zu teilen. 

Beachten Sie rechtliche Vorgaben

Als Unternehmer ist es naheliegend, dass Sie bei der Einstellung von Mitarbeitern rechtliche Regularien beachten müssen. Schließlich wollen Sie sich vor unliebsamen Überraschungen schützen und einen reibungslosen Betriebsablauf sicherstellen. Aber wo fängt man an?

Zunächst einmal muss zwingend das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) bereits bei der Formulierung der Stellenanzeige berücksichtigt werden. Dieses verbietet Diskriminierung aufgrund von Geschlecht, Alter oder Herkunft. Arbeitgeber sind dazu verpflichtet, Stellenanzeigen genderneutral zu gestalten. Menschen, die genetisch keinem der beiden Geschlechter zuzuordnen sind, werden seit einiger Zeit als „inter“ oder „divers“ im Personenstandregister geführt.

Es gibt einige Dinge, die Sie zudem in Erwägung ziehen sollten, wenn Sie einen neuen Mitarbeiter einstellen. Dazu gehören zunächst einmal die rechtlichen Vorschriften zur Beschäftigungsfähigkeit, die festlegen, welche Personen für bestimmte Arbeitsplätze in Frage kommen. Hierzu gehören insbesondere das Mindestalter und ggf. auch spezielle Qualifikationsanforderungen.

Weiterhin müssen Sie beim Einstellen von Mitarbeitern darauf achten, dass alle gesetzlichen Vorschriften hinsichtlich des Mindestlohns und der Arbeitszeitregelungen eingehalten werden. Auch hier können je nach Beruf unterschiedliche Regelungen gelten, die beachtet werden müssen.

Als Unternehmer ist es also wichtig, stets alle relevanten Rechtsprechungen zu beachten und sicherzustellen, dass alle Entscheidung den gesetzlichen Anforderungen entsprechen – schließlich will man sich keine unnötigen Probleme einhandeln!

Wie sollen in diesem Zusammenhang Arbeitsbedingungen und -verträge gestaltet werden?

Überlegen Sie, welche Arbeitsbedingungen und Vertragskonditionen Sie anbieten möchten. Legen Sie die Arbeitszeit, Urlaubstage, etc. fest

Sie sollten sich auf jeden Fall auch darüber im Klaren sein, ob der neu eingestellte Mitarbeiter zusätzliche Leistungen erhalten wird – etwa in Form von betrieblichen Sozialleistungen oder besonderen Vergünstigungen – und ob diese mit den geltenden Gesetzen vereinbar sind. In manchen Fällen kann es auch notwendig sein, besondere Versicherungspolicen abzuschließen oder andere rechtlich bindende Maßnahmen zu treffen.

Ebenso ist es wichtig, sich über die Voraussetzungen für eine Kündigung im Klaren zu sein. Bei den meisten Arbeitsverträgen sind sowohl dem Arbeitgeber als auch dem Arbeitnehmer bestimmte Kündigungsfristen vorgeschrieben, die es zu beachten gilt. Auch hier können je nach Art des Vertrags und der beruflichen Tätigkeit unterschiedliche Regelungen existieren.

Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag?

Ein Tarifvertrag wird zwischen Arbeitgeber- und Arbeitnehmervertreter geschlossen. Er ist abhängig von der jeweiligen Branche. 

Es handelt sich dabei um eine schriftliche Vereinbarung zwischen Arbeitgeberverbänden und Gewerkschaften, die die Arbeitsbedingungen für Arbeitnehmer in bestimmten Branchen oder Unternehmen regelt. Der Tarifvertrag legt unter anderem die Höhe der Löhne und Gehälter, die Arbeitszeit, den Urlaubsanspruch, Kündigungsfristen und andere Arbeitsbedingungen fest.

Er gilt für alle Arbeitnehmer, die in einem Unternehmen arbeiten, das dem Arbeitgeberverband angehört oder dessen Tarifvertrag anwendet. Arbeitnehmer, die einer Gewerkschaft angehören, können die Vorteile des Tarifvertrags nutzen, auch wenn ihr Arbeitgeber nicht Mitglied des Arbeitgeberverbands ist.

Wie hoch soll das Gehalt sein?

Informieren Sie sich über übliche Gehälter für vergleichbare Positionen und legen Sie ein angemessenes Gehalt für die Stelle fest. Berücksichtigen Sie dabei auch die Erfahrung und Qualifikationen des Bewerbers.

8 Faktoren, die das Gehalt entscheidend beeinflussen:

1. Stelle, Position und Personalverantwortung
2. der Bildungshintergrund des Bewerbers
3. das individuelle Weiterentwicklungspotenzial im Unternehmen
4. die jeweilige Branche
5. die Region
6. der Stellenmarkt
7. die Berufserfahrung
8. die Wirtschaftslage des Unternehmens

Entscheiden Sie sich für den „besten“ Kandidaten

Am Ende des Auswahlprozesses müssen Sie sich für einen Kandidaten entscheiden. Dabei sollten Sie nicht nur auf seine fachliche Kompetenz achten, sondern auch auf Soft Skills wie Teamfähigkeit, Motivation oder Kommunikationsstärke.Doch wie findet man den richtigen Kandidaten? 

Letztendlich ist es wichtig, dass der neue Mitarbeiter nicht nur fachlich qualifiziert ist, sondern auch gut zu Ihnen und Ihrem Unternehmen passt. Er sollte sich mit der Unternehmenskultur und Ihren Wertvorstellungen identifizieren können. Denn nur so kann er langfristig zum Erfolg des Unternehmens beitragen. Neben dem klassischen Bewerbungsgespräch können hierbei auch Probearbeitstage hilfreich sein.

Bedeutung von Mitarbeitern für den Erfolg eines Unternehmens

Insgesamt ist die erstmalige Einstellung von Mitarbeitern ein wichtiger Prozess, der sorgfältig geplant und durchgeführt werden sollte. Eine klare Stellenbeschreibung, eine gründliche Überprüfung der Bewerbungen, ein strukturiertes Bewerbungsgespräch, ein sorgfältiger Background-Check und eine klare Kommunikation während des gesamten Prozesses sind entscheidend für den Erfolg. 

Es ist auch wichtig, sich Zeit zu nehmen, um sicherzustellen, dass der Kandidat zur Kultur und Mission des Unternehmens passt und dass er oder sie die notwendigen Fähigkeiten und Qualifikationen mitbringt. Ein gut durchdachter Einstellungsprozess kann dazu beitragen, dass Sie hochqualifizierte Mitarbeiter einstellen, die zur langfristigen Entwicklung Ihres Unternehmens beitragen.

Fazit

Ein entscheidender Erfolgsfaktor für den Aufbau oder die Erweiterung Ihres Unternehmens ist tatsächlich eben dieses qualifizierte und motivierte Personal. Dadurch werden Sie möglicherweise Ihre Unternehmensziele schneller und konkreter erreichen. Bei der Einstellung neuer Mitarbeiter gehen Sie als Arbeitgeber aber auch Verpflichtungen ein, die sich kostenmäßig niederschlagen. Die Investition in eigenes Personal sollte daher gründlich überlegt sein.

Jede Neueinstellung bringt nicht nur neue Fähigkeiten und Erfahrungen ins Unternehmen, sondern auch eine neue Dynamik und Persönlichkeit. Geben Sie der Person genügend Zeit und Raum, um sich einzuleben. Setzen Sie klare Erwartungen und kommunizieren Sie diese eindeutig, dann wird das „Onboarding“ gelingen.