Personalabteilungen haben eine hohe Verantwortung für Datenschutz und Datensicherheit. Zugleich wächst die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter stark, denn sie müssen sich mit einer Vielzahl digitaler Systeme, Zugänge und Prozesse auseinandersetzen. Unter Zeitdruck steigt zugleich das Risiko, dass sicherheitsrelevante Aufgaben nicht mit der notwendigen Sorgfalt umgesetzt werden. In diesem Spannungsfeld stehen HR-Abteilungen heute vor der Herausforderung, stabile und gleichzeitig praktikable Sicherheitsstrukturen zu etablieren. Das gelingt immer öfter durch die Integration digitaler Unterstützung.

Zugriffsmanagement als Grundlage digitaler HR-Prozesse

Immer mehr Unternehmen setzen in ihren Personalabteilungen auf digitales Management. Der Vorteil dabei liegt in effizienteren Prozessen, einer zentralen Datenhaltung sowie einer deutlich verbesserten Transparenz über personalrelevante Informationen.

Um diese Workflows zu gewährleisten, muss vor allem der Schutz aller gespeicherten Daten gewährleistet sein. Bei der Umsetzung gilt es, verschiedene Sicherheitsrisiken abzudecken. Eine fehlende zentrale Verwaltung von Zugangsdaten ist eins davon. Ein Passwortmanager für Unternehmen kann Unterstützung liefern. Durch seinen Einsatz lassen sich Zugänge zu HR-Systemen sicher organisieren und kontrollieren. Passwörter werden geschützt gespeichert und müssen nicht mehr manuell weitergegeben oder in separaten Listen dokumentiert werden.

Damit ist das Risiko von Sicherheitslücken, die vor allem durch menschliche Fehler auftreten können, deutlich geringer. Zusätzlich erleichtert eine solche Lösung die Vergabe und den Entzug von Zugriffsrechten im Rahmen von Onboarding- und Offboarding-Prozessen. Über digitale Listen behalten die HR-Abteilungen jederzeit den Überblick darüber, welche Personen Zugriff auf welche Systeme haben, und können auf organisatorische Veränderungen gezielter reagieren.

Onboarding und Offboarding als sicherheitskritische Schnittstellen

Die häufig hohe Dynamik bei Personalveränderungen wird, wenn sie nicht ausreichend organisiert und geschützt ist, zum Sicherheitsrisiko. Gerade beim Onboarding herrscht häufig enormer Zeitdruck. Für die neuen Mitarbeiter müssen benötigte Systemzugänge schnell bereitgestellt werden, inklusive der Vergabe von Zugriffsrechten und entsprechender Rollen. Hierzu bedarf es einer klaren Abstimmung zwischen HR- und IT-Abteilung. Doch gerade hier liegt häufig das Nadelöhr.

Noch immer erfolgen Abstimmungen zwischen den Abteilungen in vielen Unternehmen manuell, etwa per E-Mail oder über informelle Absprachen. Informationen zu benötigten Zugriffsrechten sind dabei oft unvollständig oder erreichen die zuständigen Stellen zu spät. Dies führt dazu, dass Zugänge entweder verspätet eingerichtet oder vorsorglich zu umfangreiche Berechtigungen vergeben werden, um arbeitsfähig zu bleiben.

Ähnliche Situationen zeigen sich auch beim Verlassen der Mitarbeiter im Unternehmen. Hier geht es darum, die Zugriffe und Rechte so schnell wie möglich zu sperren, denn jeder verzögerte oder vergessene Zugriff stellt ein potenzielles Sicherheitsrisiko dar. 

Klar definierte Prozesse und Checklisten sind für beide Abläufe eine gute Lösung, um einen strukturierten und sicheren Ablauf zu gewährleisten. Sie stellen sicher, dass alle notwendigen Schritte für das On- und Offboarding systematisch abgearbeitet und keine sicherheitsrelevanten Maßnahmen übersehen werden.

Compliance-Anforderungen im HR sicher erfüllen

Persönliche Informationen von Mitarbeitern, Gehaltsdaten, Verträge, Gesundheits- oder Abwesenheitsdaten – die Personalabteilung hat besonders sensible Daten ihrer Beschäftigten. Diese müssen besonders geschützt werden, um etwa Manipulation zu vermeiden. 

Grundlage dafür ist vor allem die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie ergänzend das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Unternehmen müssen gewährleisten, dass sie sämtliche Vorgaben des Rechtsrahmens einhalten. In der DSGVO ist beispielsweise der Umgang mit den personenbezogenen Daten (Kontaktdaten, Gehaltsinformationen, Vertragsdaten usw.) geregelt. Diese dürfen nur zweckgebunden verarbeitet werden.

Außerdem haben nur berechtigte Personen Zugriff auf die Informationen. Hier kommen die zusätzlichen Anforderungen des BDSG ins Spiel. Sie ergänzen die Vorgaben der DSGVO und konkretisiert, unter welchen Voraussetzungen personenbezogene Daten von Mitarbeitenden verarbeitet werden dürfen. In diesem Zusammenhang verpflichtet es Unternehmen dazu, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz dieser Informationen umzusetzen.

Menschliche Faktoren als größtes Sicherheitsrisiko

Zu den häufigsten Ursachen bei Datenmissbrauch oder Hackerangriffen gehört das menschliche Versagen. Unachtsamkeit im Arbeitsalltag, Zeitdruck und hohe Arbeitsbelastung sowie Routinen können zu Nachlässigkeiten führen.

In der Praxis geschieht dies beispielsweise durch die Verwendung schwacher oder leicht merkbarer Passwörter, die Mehrfachnutzung desselben Passworts für verschiedene Systeme oder die Weitergabe von Zugangsdaten an Kollegen. Die Folge sind erhöhte Sicherheitsrisiken bis hin zu Datenmissbrauch oder unbefugtem Zugriff auf sensible Informationen.

Um menschliche Fehler zu reduzieren, sind klare Regeln im Umgang mit Zugangsdaten sowie unterstützende technische Maßnahmen erforderlich. Schulungen und Sensibilisierungsmaßnahmen tragen ebenso dazu bei wie strukturierte Prozesse, die sich einfach in den Arbeitsalltag integrieren lassen.

Praxistipp: Mehr Effizienz und Sicherheit durch Passwortmanager

Viele Mitarbeiter in der Personalabteilung haben verschiedene Zugangsdaten für ihre einzelnen Aufgabenbereiche. Die Eingabe der Informationen kann nicht nur lange dauern, sondern auch eine potenzielle Fehlerquelle sein. Um die Mitarbeiter zu entlasten und das Sicherheitsniveau hochzuhalten, können Passwortmanager unterstützen. 

Sie stellen die notwendigen Zugänge schnell und vor allem ohne Tippfehler bereit. Außerdem bieten sie eine Übersicht darüber, wer Zugriff auf welche Systeme hat und dokumentieren die Berechtigungen und arbeiten ganz transparent. Das wiederum kann wertvoll bei internen Prüfungen und Audits sein, bei denen es um die Sicherstellung aller geltenden Sicherheits- und Compliance-Anforderungen geht.