Personalgespräche, einige scheuen Sie wie der Teufel das Weihwasser, andere sehen in ihnen die Chance, Mitarbeiter zu unterstützen und zu leiten. Was gilt es bei den Personalgesprächen zu beachten, damit sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber das Bestmögliche aus diesem direkten Austausch herausholen? Wir gehen heute genauer auf das Thema Personalgespräche ein und zeigen die wichtigsten Aspekte dieses nützlichen Führungstools.

Warum sind Personalgespräche wichtig?

Personalgespräche sind wichtige Kommunikationstools der Führungskräfte eines Unternehmens. Dabei kann der Inhalt eines solchen Mitarbeitergesprächs stark variieren. Der HR-Bereich (Human Ressource) führt die Gespräche im besten Fall in regelmäßigen Abständen durch. Auf diese Weise bleibt der Arbeitgeber auf dem neuesten Stand, weis, was bei der Belegschaft los ist, wo Probleme liegen und Ähnliches.

Festgelegte Regeln oder Rahmenbedingungen gibt es in den meisten Fällen nicht. Doch es ist durchaus möglich, dass Die Führungsetage einen Leitfaden hinsichtlich der Mitarbeitergespräche vorlegt. Davon profitieren sowohl die Mitarbeiter der HR-Abteilung als auch die Belegschaft, die sich beispielsweise auf ein Personalgespräch pro Quartal einstellen kann. Wie oft die regulären Gespräche stattfinden, variiert von Unternehmen zu Unternehmen.

Diese Art von Gesprächen kann sich positiv auf das Image Ihres Unternehmens auswirken und Ihnen gute PR durch Mundpropaganda bringen. Ein Unternehmen, das sich um die Zufriedenheit seiner Mitarbeiter kümmert, wird von mehr Menschen respektiert. Eine PR-Agentur, die Sie über Sortlist finden, kann Ihnen helfen, eine gute interne Kommunikationsstrategie zu entwickeln, die zu zufriedenen Mitarbeitern führt.

Welche Punkte sollte ein Personalgespräch abhandeln?

Im Regelfall führt der Personalverantwortliche, der Personal- oder Human-Ressource-Abteilung ein solches Mitarbeitergespräch durch. Bei kleineren Firmen sitzt der Chef direkt am Tisch. Verschiedene inhaltliche Punkte können angesprochen werden.

So wird beispielsweise die Leistung des Arbeitnehmers bewertet und es wird Feedback von Kunden, anderen Vorgesetzten oder Kollegen weitergegeben. Ein weiterer Punkt sind Veränderungen im Arbeitsablauf oder neue Anweisungen aus der Chefetage, die bei einem Mitarbeitergespräch weitergegeben werden.

Das Gespräch kann natürlich auch dazu dienen, Fehlverhalten zu bemängeln und Änderungen im Verhalten des Mitarbeiters zu fordern, um eine eventuelle Abmahnung oder Kündigung in der Zukunft zu vermeiden. Im schlimmsten Fall leitet das Personalgespräch die Kündigung ein.

Regeln für das Personalgespräch

In Regelfall ist das Personalgespräch nicht dazu gedacht, Abmahnungen oder Kündigungen auszusprechen. Vielmehr sollte es als ein Instrument angesehen werden, mit dem ein angespanntes Aufeinandertreffen von Vorgesetzten und Mitarbeitern umgangen werden kann.

Diese klärenden Gespräche finden während der Arbeitszeit statt. Dabei ist es egal, ob dies am frühen Morgen oder kurz vor Feierabend geschieht. Wichtig ist, dass es innerhalb der Arbeitszeit geschieht. Im Urlaub, während einer Krankschreibung und nach Feierabend dürfen keine Mitarbeitergespräche geführt werden.

Soll ein Mitarbeitergespräch außerhalb der regulären Arbeitszeiten stattfinden, so muss es dafür einen triftigen Grund geben. Ist dies nicht der Fall, kann ein Arbeitnehmer das Gespräch auch ablehnen und um einen regelkonformen Termin bitten. Eine große Vorlaufzeit mit Einladung ist jedoch nicht notwendig. Die Mitarbeitergespräche können von der Führungskraft auch kurzfristig angesetzt werden.

Ein Personalgespräch muss nicht zwingend unter vier Augen geführt werden. Gerade wenn es sich um neue Anweisungen oder generelle Informationen und Zielvereinbarungen handelt, können diese auch im Team besprochen werden.

Dreht sich das Gespräch jedoch um arbeitsrechtliche Vergehen oder sogar strafrechtliche Belange, wie es bei sexueller Belästigung, Betrug oder Diebstahl der Fall sein kann, ist es durchaus üblich, ein Mitglied des Betriebsrates oder einen Anwalt hinzuzuziehen. In diesem Fall findet das Gespräch nur mit ausgewählten Teilnehmern statt.

Arten von Personalgesprächen

Mitarbeitergespräche lassen sich in verschiedene Kategorien einteilen. Wir erklären die typischen Themen, die einem solchen Gespräch zugrunde liegen können.

Anlassbezogenes Personalgespräch

Wie der Name schon vermuten lässt, sind diese Gespräche an einen aktuellen Anlass gebunden. Meist wird das Mitarbeitergespräch vom Vorgesetzten organisiert. Themen, die behandelt werden können, sind neue Arbeitsbedingungen, Konflikte, Leistungsgespräche in Bezug auf bestimmte Projekte oder auch das Thema Krankheitsausfall und Ähnliches.

Institutionalisiertes Personalgespräch

Diese Art Mitarbeitergespräch wird in einem regelmäßigen Rhythmus abgehalten. Die Vorgesetzten oder Mitarbeiter der HR-Abteilung folgen den innerbetrieblichen Regelungen. In diesem Rahmen werden vor allem Leistungen der Mitarbeiter oder die Personalentwicklung besprochen. Außerdem wird Feedback gegeben, wie die Arbeit und das Verhalten des Mitarbeiters von den Kollegen oder Kunden gesehen wird.

Sachgespräche

Personalgespräche können auch nur nach dem Inhalt unterteilt werden. Entsprechend befassen sich Sachgespräche mit Aufgaben und Zielen. Führungskräfte geben dann einen speziellen Leitfaden zu Arbeitsabläufen und Zielen weiter. Neue Mitarbeiter werden in Ihre Aufgaben eingeführt. Fragen der Kollegen werden beantwortet und Unsicherheiten ausgeräumt. In diesem Fall sind Teamgespräche durchaus sinnvoll.

Verhaltensgespräche

Diese Gespräche können etwas detaillierter ausfallen. Im Mittelpunkt steht das Verhalten des Mitarbeiters. Bedürfnisse und Konflikte werden angesprochen. Erwartungshaltungen können erklärt werden und mögliche Förderungen besprochen.

Sind bestimmte Konflikte Thema des Gesprächs, werden die Personalgespräche auch schonmal direkt vom Chef geführt. Mögliche Konsequenzen werden aufgeführt, wenn das Verhalten nicht verändert wird.

Diese Angaben müssen dem Arbeitsrecht entsprechen. Einen Anwalt hinzuzuziehen, klingt erst einmal sehr beängstigend, doch können die Experten im Arbeitsrecht meist einen besseren Einblick geben, welche Optionen für beide Seiten zur Konfliktlösung zur Verfügung stehen.

Wie bereiten Sie sich auf ein Personalgespräch vor?

Damit ein Personalgespräch erfolgreich und ergiebig für beide Seiten ist, sollten sich sowohl Führungskräfte als auch Mitarbeiter auf diese Gespräche vorbereiten. Zum Ablauf eines Mitarbeitergesprächs gibt es keine zwingenden gesetzlichen Regelungen.

Sichtweise Arbeitgeber

Jedes Gespräch, egal, ob es sich um ein delikates Thema handelt oder um einfache neue Arbeitsanweisungen, Wertschätzung und Respekt sollten immer auf beiden Seiten vorhanden sein. Ein ruhiges Umfeld ohne unnötige Unterbrechungen ist hilfreich, um die Stimmung entspannt zu halten und die Konzentration hoch.

Mit einem Leitfaden zum Gesprächsinhalt können Sie als Führungskraft das Gespräch viel besser umsetzen. Alle wichtigen Punkte, Fragen und Themen sollten notiert sein. Während des Gesprächs werden Notizen aufgezeichnet, um auch im Nachhinein Informationen abrufen zu können.

Idealerweise starten Sie nicht direkt mit dem heiklen Thema wie Psychische Belastung der Mitarbeitern auf. Etwas Smalltalk, um die Situation aufzulockern, macht sich bei jeder Gesprächsführung gut. Nutzen Sie eine bequeme Sitzecke anstatt die typische Chef-Angestellter-Anordnung, bei der ein wuchtiger Schreibtisch als Trennwand fungiert.

Sichtweise Arbeitnehmer

Der Mitarbeiter kann auch Vorbereitung betreiben. Bleiben Sie ruhig und versuchen Sie sich auf die möglichen Inhalte einzustellen. Auch wenn der Chef vielleicht zu heftigen Ausbrüchen neigt, sollten Sie selbst die Ruhe bewahren.

Überlegen Sie sich vorher, welche Stärken Sie mitbringen, die dem Unternehmen positiven Input verschaffen. Welche Erfahrung, Leistungen und Erfolge können Sie vorweisen? Das sind wichtige Punkte, die gerade bei Zielvorgaben oder generell bei einer der ersten Besprechungen eine positive Wirkung haben.

Denken Sie außerdem daran, dass auch Kritik hilfreich sein kann. Vorgesetzte lieben Mitarbeiter, die Lösungen anbieten. Falls Sie die Ansprüche nicht erfüllen oder bereits wissen, welches Problem angesprochen wird, bereiten Sie sich darauf vor und präsentieren Sie eine Lösung. Dabei ist es durchaus hilfreich, Notizen mitzubringen. In der Hektik oder unter Stress vergisst man gern den ein oder anderen positiven Inhalt.

Direkt eine Vereinbarung oder einen Vertrag zu unterschreiben, ist nicht empfehlenswert. Erbitten Sie immer eine Bedenkzeit, wenn es um große Einschnitte geht. Bei heiklen Themen kann auch ein Anwalt oder ein Betriebsratsmitglied dazugeholt werden.

Welche Funktion erfüllt der Betriebsrat bei einem Personalgespräch?

Idealerweise sollte der Mitarbeiter das Thema des Personalgesprächs in Erfahrung bringen. Bei bestimmten Themen ist es durchaus sinnvoll, ein Mitglied des Betriebsrates dabei zu haben. Geht es um sachliche Inhalte ist es sehr wahrscheinlich, dass der Arbeitgeber keine Einwände dagegen hat. Das bezieht sich beispielsweise auch auf Gehaltsverhandlungen oder Ähnliches. Hier sorgen die Betriebsräte dafür, dass die gesetzlichen oder firmeninternen Vereinbarungen eingehalten werden.

Eine feste Regel oder ein gesetzliches Recht, den Betriebsrat hinzuzuziehen, gibt es jedoch nicht.

Was kann der Anwalt ausrichten?

Der Anwalt wird vor allem dann hinzugezogen, wenn es bereits seit einiger Zeit Probleme im Arbeitsverhältnis gibt. In diesem Fall ist es durchaus möglich, dass das Personalgespräch dazu dient, das Arbeitsverhältnis aufzulösen. Dann ist es sinnvoll, einen Anwalt, der auf Arbeitsrecht spezialisiert ist, zu befragen und gegebenenfalls mitzunehmen, sofern der Arbeitgeber dies zulässt.

Mitarbeiter können einen Anwalt hinzuziehen, wenn der Chef selbst einen Anwalt mitbringt, denn es muss Chancengleichheit geschaffen werden. Gleiches gilt in dem Fall, dass eine Kündigung oder eine starke Veränderung des Arbeitsvertrages bevorsteht, wenn der Arbeitgeber den Verdacht einer Straftat seitens des Arbeitnehmers verfolgt. Bei der sogenannten Verdachtskündigung muss dem Mitarbeiter die Chance gegeben werden, sich zu verteidigen.

Fazit

Personalgespräche sollten keiner der beiden Parteien Kopfschmerzen bereiten. In vielen Fällen dienen diese Mitarbeitergespräche der Verbesserung von Arbeitsabläufen, Verbreitung neuer Vorgaben oder als Feedbackrunde.Eine gute Kommunikation zwischen Arbeitnehmer und Führungskraft ist entscheidend für ein positives und ergiebiges Arbeitsklima und darauf aufbauend dem Erfolg des Unternehmens. Doch auch wenn im Rahmen des Personalgesprächs das Ende eines Arbeitsverhältnisses oder eine einschneidende Umstrukturierung stattfindet, sollte alles immer mit Respekt ablaufen.