Wissen ist in Unternehmen häufig vorhanden – doch genau dann, wenn Mitarbeitende es brauchen, ist es nicht auffindbar. keelearning will dieses Problem lösen und verbindet dafür klassisches Learning Management, fertige Kursinhalte und eine Wissenscommunity auf einer Plattform. Im Interview erklärt Norma Demuro, Gründerin und Geschäftsführerin von keelearning, warum ein klassisches LMS allein aus ihrer Sicht nicht mehr ausreicht, welche Rolle KI beim Wissenstransfer spielen kann und weshalb insbesondere Mitarbeitende ohne festen PC-Arbeitsplatz stärker berücksichtigt werden müssen.

Norma, bevor wir inhaltlich einsteigen: Wer steckt hinter keelearning und welches Problem möchtet ihr für Unternehmen lösen?

Ich bin Norma, Gründerin und Geschäftsführerin von keelearning.

Angefangen haben wir 2014 als Quiz-App. Die Idee war damals relativ einfach: Wissen soll Spaß machen – auch dort, wo es im Arbeitsalltag eher trocken wird, beispielsweise bei Pflichtschulungen oder im Produkttraining.

Heute ist keelearning eine Lernplattform für alles, was Unternehmen an Wissen weitergeben möchten. Das betrifft die eigenen Mitarbeitenden – vom Onboarding über Pflichtschulungen bis zum Produkttraining – genauso wie Kunden und Partner, die ein Produkt verstehen müssen, um es richtig nutzen oder verkaufen zu können.

Das Problem, das wir lösen möchten, lässt sich eigentlich in einem Satz zusammenfassen: Wissen ist im Unternehmen meistens vorhanden. Es kommt nur nicht immer bei den Menschen an, die es gerade brauchen.

Dabei spielt es keine Rolle, ob jemand am Schreibtisch sitzt, in einer Filiale arbeitet, an einer Maschine steht oder Kunde eines Unternehmens ist.

Euer Leitsatz lautet: „Wissen muss jeden erreichen, nicht nur die am Schreibtisch.“ Wo entstehen heute die größten Lücken beim Wissenstransfer?

Die größte Lücke entsteht manchmal genau dort, wo jemand eigentlich sehr vorbildlich gearbeitet hat.

Ein Beispiel aus dem Industriebereich: Ein erfahrener Mitarbeiter hatte über Jahre dokumentiert, wie eine ältere Anlage am Laufen gehalten werden kann. Als ein neuer Schichtleiter genau diese Informationen benötigte, hat er drei Wochen danach gesucht.

Die Dokumentation existierte. Sie lag allerdings auf dem Rechner des erfahrenen Kollegen – und der war zu diesem Zeitpunkt im Urlaub.

Das Wissen war also vorhanden, aber nicht erreichbar.

Solche Situationen erleben Unternehmen in ganz unterschiedlichen Bereichen – im Werk, im Vertrieb oder im Kundensupport. Wissen liegt in Excel-Dokumenten, PDFs, auf lokalen Laufwerken oder in den Köpfen einzelner Mitarbeitender.

Hinzu kommt eine weitere Herausforderung: In den kommenden Jahren verlassen viele erfahrene Mitarbeitende altersbedingt die Unternehmen. Damit droht gleichzeitig ein erheblicher Teil ihres Erfahrungswissens verloren zu gehen.

Viele Unternehmen haben bereits ein klassisches LMS für Pflichtschulungen. Warum reicht das aus eurer Sicht nicht mehr aus?

Ein klassisches LMS beantwortet vor allem eine Frage: Hat jemand die vorgeschriebene Schulung absolviert?

Das ist wichtig – insbesondere beim Thema Compliance.

Es ist allerdings nicht unbedingt die Frage, die sich Mitarbeitende mitten im Arbeitsalltag stellen. Dort geht es eher um Dinge wie: Wie muss diese Maschine noch einmal gereinigt werden? Was muss ich tun, wenn ein Kunde reklamiert? Wie funktioniert dieser Prozess?

Solche Fragen entstehen nicht einmal im Jahr, sondern mitten in der Schicht.

In diesem Moment sucht niemand gerne in einem Schulungsmodul nach einer Information, das vor acht Monaten abgeschlossen wurde.

Hinzu kommt, dass viele klassische Lernmanagementsysteme ursprünglich für den Desktop konzipiert wurden. Mitarbeitende ohne eigenen PC-Arbeitsplatz werden dadurch teilweise nur schwer erreicht.

Dann existiert zwar ein Schulungssystem – aber eben nicht unbedingt für die gesamte Belegschaft.

Ihr verbindet LMS, Kursbibliothek und Wissenscommunity. Wie funktioniert dieses Zusammenspiel?

Ich beschreibe es gerne als drei unterschiedliche Wege, über die Wissen zu den Mitarbeitenden gelangt.

Unsere Kursbibliothek deckt viele standardisierte Themen ab. Dort stehen mehr als 190 fertige Kurse zur Verfügung – beispielsweise zu Arbeitsschutz oder Datenschutz. Unternehmen müssen bei diesen Themen also nicht bei null anfangen.

Im LMS können sie anschließend eigene Inhalte erstellen, die speziell für das jeweilige Unternehmen relevant sind. Dazu gehören beispielsweise Produkte, interne Prozesse oder das Onboarding.

Und die Wissenscommunity deckt all das ab, was nicht in einem klassischen Kurs steht.

Mitarbeitende können dort Fragen stellen, Kolleginnen und Kollegen antworten und hilfreiche Antworten bleiben anschließend im System erhalten.

Der entscheidende Punkt ist für uns, dass alles an einem Ort zusammenkommt. Jemand kann morgens eine Pflichtunterweisung durchführen und mittags in derselben Anwendung nachfragen, wie beispielsweise eine neue Kasse funktioniert.

Was unterscheidet für euch „Lernen“ davon, Wissen im Arbeitsalltag verfügbar zu machen?

Lernen passiert häufig vorher. Wissen brauche ich dagegen oft genau jetzt.

Ein Kurs bereitet mich auf bestimmte Situationen vor. Aber kein Kurs kann jede Situation abdecken, die irgendwann in einer Schicht auftreten wird.

Hinzu kommt: Ein Teil dessen, was wir gelernt haben, ist einige Monate später nicht mehr unmittelbar abrufbar.

Wissen verfügbar zu machen bedeutet deshalb für uns, dass die Antwort dann erreichbar ist, wenn die Frage entsteht – an der Maschine, im Lager oder auf dem Smartphone.

Im Idealfall dauert die Suche wenige Sekunden und nicht eine halbe Stunde im Intranet.

Beides gehört zusammen: Ohne Lernen fehlt die Grundlage. Ohne verfügbares Wissen bleibt diese Grundlage im schlimmsten Fall Theorie.

Besonders Mitarbeitende in Produktion, Logistik, Pflege oder Handel sitzen selten dauerhaft am PC. Was brauchen diese sogenannten Deskless Worker?

Die wichtigste Voraussetzung ist: Das System muss ohne große Erklärung funktionieren.

Wer beispielsweise im Lager arbeitet, hat keine Zeit für komplizierte Login-Prozesse mit mehreren Passwörtern. Teilweise verfügen Mitarbeitende auch gar nicht über eine eigene geschäftliche E-Mail-Adresse.

Der Zugang muss deshalb möglichst unkompliziert funktionieren.

Der zweite Faktor ist Zeit. Niemand kann mitten in einer Schicht für 45 Minuten alles stehen und liegen lassen, um eine Schulung durchzuführen. Lerninhalte müssen deshalb beispielsweise in eine Pause passen und mobil nutzbar sein.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Sprache.

In vielen Betrieben arbeiten Menschen aus zahlreichen Nationen zusammen. Eine Sicherheitsunterweisung kann formal absolviert sein – wenn sie sprachlich nicht vollständig verstanden wurde, ist das eigentliche Ziel trotzdem nicht erreicht.

Deshalb können Inhalte bei uns in mehr als 20 Sprachen genutzt werden. Wer lieber spricht als tippt, kann Fragen zudem per Sprache stellen.

Wie könnte die Nutzung von keelearning konkret im Arbeitsalltag aussehen?

Stellen wir uns vor, eine Person beginnt am kommenden Montag als Kommissioniererin in einem Logistikzentrum.

Den Zugang zur Plattform erhält sie bereits vor dem ersten Arbeitstag. Zuhause kann sie sich beispielsweise anschauen, wie der Standort aufgebaut ist und wer ihr Teamlead ist.

Am ersten Tag folgen die notwendigen Pflichtunterweisungen zu Arbeitsschutz, Brandschutz oder Hygiene. Diese können auch in einer anderen Sprache durchgeführt werden, wenn die Inhalte dadurch besser verstanden werden.

In der zweiten Woche steht die Mitarbeiterin vor einem Scanner mit einer Fehlermeldung, die sie noch nicht kennt.

Sie stellt ihre Frage über die App. Gibt es dazu bereits freigegebene Inhalte des Unternehmens, erhält sie daraus eine Antwort – wiederum in ihrer bevorzugten Sprache.

Existiert noch keine passende Information, kann beispielsweise ein Kollege aus der Frühschicht antworten, der dasselbe Problem bereits hatte.

Damit kommen Kurs, Unterweisung und spontane Wissensfrage in einem System zusammen.

Wenn Mitarbeitende selbst Wissen beitragen können: Wie stellt ihr sicher, dass die Informationen korrekt bleiben?

Das ist tatsächlich eine der Fragen, die uns am häufigsten gestellt werden – und das völlig zu Recht.

Man darf allerdings nicht vergessen: Die Alternative zu einer offiziellen Wissenscommunity ist häufig nicht, dass überhaupt kein Wissen ausgetauscht wird.

Die Alternative ist beispielsweise eine private WhatsApp-Gruppe.

Dort werden Informationen ebenfalls weitergegeben. Allerdings prüft sie möglicherweise niemand, sie verschwinden irgendwann im Chatverlauf und können zusätzlich datenschutzrechtliche Probleme verursachen.

In unserer Plattform gibt es deshalb unterschiedliche Rollen. Expertinnen und Experten sowie Teamleads können Antworten überprüfen und freigeben. Hilfreiche Antworten können von Kolleginnen und Kollegen bewertet werden.

Geprüftes Wissen bleibt anschließend im System – auch wenn die Person, die es ursprünglich eingebracht hat, das Unternehmen irgendwann verlässt.

Auch unser Wissensassistent greift ausschließlich auf Inhalte zurück, die das Unternehmen zuvor freigegeben hat.

Viele Unternehmen besitzen bereits PDFs, Videos und Schulungsunterlagen. Muss dieses Wissen komplett neu aufbereitet werden?

Nein. Die meisten Unternehmen verfügen bereits über wesentlich mehr Wissen, als ihnen bewusst ist.

Das Problem ist meistens nicht die fehlende Information, sondern ihre Verteilung.

Sie liegt in PDFs, auf Laufwerken, in Präsentationen, in Ordnern oder auf dem Rechner einzelner Kolleginnen und Kollegen. Und natürlich steckt sehr viel Wissen ausschließlich in den Köpfen der Teams.

Bestehende Dokumente, Videos und Präsentationen können in die Plattform hochgeladen und weiterverwendet werden.

Unser Kurs-Assistent unterstützt Unternehmen anschließend dabei, daraus Schritt für Schritt einen Lerninhalt zu entwickeln.

Uns ist wichtig, dass KI dabei nicht einfach nur automatisch aus einem PDF zwölf Folien und fünf Quizfragen erstellt. Denn nur weil Inhalte automatisch erzeugt wurden, bedeutet das noch lange nicht, dass jemand damit wirklich lernt.

Deshalb geht es zunächst um Fragen wie: Wer soll diesen Inhalt lernen? Was soll anschließend im Arbeitsalltag anders laufen? Und an welchen Stellen passieren aktuell Fehler?

Eine der größten Herausforderungen von Lernplattformen ist die tatsächliche Nutzung. Wie motiviert man Mitarbeitende?

Menschen lernen freiwillig, wenn Inhalte kurz sind, Spaß machen und sie einen konkreten Nutzen erkennen.

Das haben wir bereits bei unseren ersten Projekten gesehen.

Einer unserer ersten Kunden aus der Versicherungsbranche wollte beispielsweise erreichen, dass der Vertrieb neue Produkte schneller kennenlernt. Statt eines klassischen PDFs gab es Quizduelle auf dem Smartphone. In den ersten Wochen wurden mehr als 10.000 Duelle gespielt.

Der zweite wichtige Hebel ist der direkte Nutzen.

Wenn ich heute in einer App schnell die Antwort auf eine konkrete Frage bekomme, habe ich einen Grund, sie morgen wieder zu öffnen.

Eine Plattform, die dagegen nur einmal im Jahr für eine Pflichtschulung geöffnet wird, bleibt im Arbeitsalltag ein Fremdkörper.

Wie lässt sich feststellen, ob Wissen tatsächlich verstanden wurde?

Die reine Abschlussquote sagt aus unserer Sicht nur begrenzt etwas darüber aus.

Wenn 100 Prozent der Mitarbeitenden eine Unterweisung abgeschlossen haben, wissen wir zunächst einmal nur, dass die Schulung abgeschlossen wurde. Wir wissen noch nicht automatisch, ob die Inhalte wirklich verstanden wurden.

Ich würde deshalb auf drei Ebenen schauen.

Die erste Ebene ist das Verständnis. Wie werden Testfragen beantwortet? Wenn beispielsweise 60 Prozent der Teilnehmenden immer wieder dieselbe Frage falsch beantworten, liegt das Problem möglicherweise nicht bei den Mitarbeitenden, sondern bei der Erklärung.

Die zweite Ebene sind die Fragen, die anschließend gestellt werden. Welche Themen tauchen in der Community oder beim Wissensassistenten immer wieder auf? Dadurch lassen sich Wissenslücken sehr konkret erkennen.

Die dritte Ebene ist die tatsächliche Wirkung auf das Geschäft.

Gibt es weniger Reklamationen? Weniger Arbeitsunfälle? Werden neue Mitarbeitende schneller eingearbeitet?

Bei unserem Kunden DATAflor waren neue Mitarbeitende beispielsweise ab dem ersten Tag einsatzbereit. Solche Kennzahlen sind am Ende deutlich aussagekräftiger als eine reine Abschlussquote.

Welche Rolle spielt künstliche Intelligenz bei keelearning?

Eine große – aber vielleicht eine etwas andere, als man zunächst vermutet.

Mit unserem Wissensassistenten können Mitarbeitende eine Frage tippen oder einsprechen und direkt eine Antwort erhalten. Die Antwort kann dabei auch in der jeweiligen Sprache der Person ausgegeben werden.

Der entscheidende Punkt ist für uns die zugrunde liegende Wissensbasis.

Der Assistent greift auf Inhalte zurück, die das jeweilige Unternehmen freigegeben hat. Gerade in sensiblen Situationen ist das wichtig.

Wenn jemand in einer Produktionshalle wissen möchte, wie eine Maschine gereinigt werden muss, darf die Antwort nicht lediglich plausibel klingen. Sie muss auf den gültigen Informationen des Unternehmens basieren.

Die zweite große Rolle von KI liegt bei der Erstellung von Lerninhalten.

Mit unserem Kurs-Assistenten können Fachabteilungen eigene Kurse entwickeln, ohne selbst E-Learning-Profis sein zu müssen.

KI ersetzt dabei aus unserer Sicht nicht das Wissen erfahrener Kolleginnen und Kollegen. Sie hilft dabei, dieses Wissen zugänglich zu machen.

Warum wird neben der Mitarbeiterschulung auch Customer Education immer wichtiger?

Produkte werden immer erklärungsbedürftiger.

Und wenn ein Kunde ein Produkt nicht versteht, besteht die Gefahr, dass er es irgendwann nicht mehr oder nur eingeschränkt nutzt.

In vielen Unternehmen hängt Kundenschulung außerdem stark am jeweiligen Trainerteam. Mehr Kunden bedeuten dadurch automatisch mehr Termine, mehr Reisen und längere Wartezeiten. Dieses Modell lässt sich nur begrenzt skalieren.

Digitale Customer Education kann diese Abhängigkeit reduzieren.

Gut geschulte Kunden können Produkte besser einsetzen, benötigen weniger Unterstützung und bleiben dem Anbieter möglicherweise länger erhalten. Gleiches gilt für Händler und Partner, die ein Produkt wiederum ihren eigenen Kunden erklären und verkaufen müssen.

DATAflor schult seine Kunden beispielsweise über keelearning im Self-Service rund um die Uhr. Nach Angaben des Unternehmens konnte der Umsatz durch Kundenschulungen im Folgequartal um 200 Prozent gesteigert werden.

Damit kann Schulung von einem reinen Kostenfaktor zu einem zusätzlichen Umsatzhebel werden.

Gerade im Mittelstand spielt Datenschutz eine große Rolle. Wie geht ihr damit um?

Sehr gründlich.

Wir sind ein deutsches Unternehmen und keelearning wurde von Anfang an mit Blick auf die Anforderungen der DSGVO entwickelt.

Gehostet wird in Deutschland beziehungsweise innerhalb der EU. Außerdem sind wir nach ISO 27001 zertifiziert.

Gerade bei unseren KI-Funktionen ist uns Transparenz wichtig. Unternehmen sollen nachvollziehen können, auf welcher Grundlage eine Antwort entstanden ist. Deshalb stammen die Informationen aus den eigenen freigegebenen Inhalten.

Sobald Lernstände digital erfasst werden, entstehen natürlich auch berechtigte Fragen auf Seiten der Mitarbeitenden: Wer kann welche Informationen sehen? Werden Lernstände zur Leistungskontrolle verwendet?

Diese Fragen sollten Unternehmen möglichst früh klären. Transparenz schafft hier Vertrauen.

keelearning ist ursprünglich als Quiz-App gestartet. Welche Bedeutung hat Gamification heute noch?

Als wir 2014 mit einer Quiz-App gestartet sind, wurde die Verbindung aus Lernen und spielerischen Elementen teilweise noch kritisch gesehen.

Heute sind kurze Lerneinheiten, Streaks oder spielerische Wiederholungen für viele Menschen völlig selbstverständlich.

Unsere Erkenntnis aus mehr als zehn Jahren ist: Wenn Lernen Spaß macht, beschäftigen sich Menschen häufiger damit.

Und genau diese Wiederholung ist entscheidend dafür, ob Wissen langfristig erhalten bleibt.

Gerade bei Zielgruppen, die mit klassischem Lernen wenig anfangen können oder schon lange keine formale Weiterbildung mehr absolviert haben, können kleine Wettbewerbe und spielerische Elemente die Einstiegshürde senken.

Deshalb gehört Gamification bis heute zu den Bestandteilen unserer Plattform.

Wie lange dauert es, bis ein Unternehmen mit keelearning starten kann?

Das kann innerhalb weniger Tage erfolgen.

Unternehmen starten nicht bei null. Die Kursbibliothek mit mehr als 190 Kursen ist direkt verfügbar, sodass beispielsweise Pflichtschulungen unmittelbar eingesetzt werden können.

Mitarbeitende können über bestehende HR-Systeme angebunden werden. Tritt jemand in das Unternehmen ein, wird die Person hinzugefügt; verlässt sie das Unternehmen, kann der Zugang entsprechend entfernt werden.

Eigene Inhalte lassen sich mithilfe des Kurs-Assistenten erstellen.

Dadurch muss die Einführung einer Lernplattform nicht automatisch zu einem monatelangen IT-Projekt werden.

Unterscheiden sich die Anforderungen mittelständischer Unternehmen von denen großer Konzerne?

Sehr deutlich.

Ein großer Konzern verfügt möglicherweise über eine eigene Learning-&-Development-Abteilung mit mehreren Mitarbeitenden.

Im Mittelstand gibt es dagegen häufig eine Person, die Personalentwicklung, Schulungen und mehrere weitere Themen gleichzeitig verantwortet.

Diese Person hat keine Kapazität für ein zwölfmonatiges Einführungsprojekt. Sie braucht eine Lösung, die möglichst schnell produktiv genutzt werden kann.

Auch die Struktur der Belegschaft spielt eine Rolle. Gerade im Mittelstand arbeiten viele Menschen in Produktion, Logistik oder Handel – häufig ohne eigenen Schreibtischarbeitsplatz und teilweise in unterschiedlichen Sprachen.

Hinzu kommt aus meiner Sicht die persönliche Beziehung.

Unsere Kunden haben einen festen Ansprechpartner. Wenn etwas nicht funktioniert, können sie jemanden kontaktieren, der das Unternehmen und die Anforderungen bereits kennt.

Was würdet ihr einem Unternehmen raten, das morgen mit digitalem Lernen starten möchte?

Klein anfangen. Wirklich klein.

Sucht euch zunächst einen konkreten Anwendungsfall – beispielsweise das Onboarding oder eine Pflichtunterweisung.

Versucht nicht direkt, die gesamte Personalentwicklung zu digitalisieren.

Der zweite Punkt: Testet mit der Zielgruppe und plant nicht ausschließlich für sie. Gebt beispielsweise fünf Personen aus einer Schicht die Anwendung und beobachtet, an welchen Stellen Schwierigkeiten entstehen.

Drittens: Nutzt das Wissen, das bereits vorhanden ist. In vielen Unternehmen existieren schon zahlreiche Inhalte. Sie müssen nicht alle komplett neu produziert werden.

Und schließlich sollte Erfolg an einer konkreten Kennzahl festgemacht werden.

Das kann eine kürzere Einarbeitungszeit sein, eine geringere Fehlerquote oder weniger Rückfragen im Arbeitsalltag – also eine Kennzahl, die auch für die Geschäftsführung relevant ist.

Und dann sollte man anfangen.

Idealerweise nicht erst am letzten Arbeitstag der erfahrensten Kollegin.

Wie sieht betriebliches Lernen in fünf Jahren aus?

Die klassische Schulung wird nicht verschwinden. Aber ihre Rolle wird sich verändern.

Pflichtunterweisungen werden weiterhin notwendig sein. Auch Grundlagen lassen sich nach wie vor sehr gut strukturiert vermitteln.

Was sich aus meiner Sicht verändern wird, ist die Zeit dazwischen.

Statt einmal im Jahr eine Präsentation durchzuklicken, wird Lernen stärker Bestandteil der täglichen Arbeit: kurz, mobil und genau dann verfügbar, wenn eine konkrete Frage entsteht.

Gleichzeitig wird Wissen nicht mehr ausschließlich von oben nach unten verteilt.

Die Menschen an der Maschine, in der Filiale oder im direkten Kundenkontakt wissen häufig sehr genau, wie Prozesse in der Praxis funktionieren.

Unternehmen, denen es gelingt, dieses Wissen sichtbar und zugänglich zu machen, können schneller reagieren und verlieren weniger Know-how, wenn erfahrene Mitarbeitende das Unternehmen verlassen.

Meine Prognose lautet deshalb: In einigen Jahren wird kaum noch jemand fragen: „Wo finde ich diese Information?“

Stattdessen wird die Frage lauten: „Wen frage ich?“

Und die Antwort könnte immer häufiger sein: die App.