In vielen Unternehmen geht ohne Personal nichts. Doch Mitarbeitende wollen bezahlt werden: Neben Lohn und Gehalt muss sich der Arbeitgeber auch um Zahlungen wie Versicherungen und Steuern kümmern. Dies wird auch als Payroll bezeichnet. Alle Beteiligten profitieren von einer korrekten und pünktlichen Zahlung. Hinzu kommen zwingend einzuhaltende Gesetze und Verträge. All diese Punkte können den Druck auf das Personalmanagement erhöhen, wenn es darum geht, die Abrechnung sauber zu erledigen. Wie sich die Effizienz steigern lässt, verrät dieser Ratgeber.

Hilfreiche Software nutzen

Durch Fortschritt und Digitalisierung lassen sich heute immer mehr Prozesse vereinfachen. Auch die Lohn- und Gehaltsabrechnungen können Sie sich stark erleichtern. Mit Tools wie einer Payroll Software für die fehlerfreie Personalabrechnung sparen Sie sich viel Zeit und profitieren zusätzlich von einer hohen Zuverlässigkeit. Neben diesen Vorteilen kann es je nach Angebot aber auch Nachteile geben. So sind Tools und Programme häufig nicht kostenlos verfügbar. Sie müssen sich außerdem zunächst in die gewünschte Software einarbeiten und sollten aufgrund der sensiblen Daten sicherstellen, dass der Anbieter absolut vertrauenswürdig und seriös ist. Ein ausführlicher HR-Software Vergleich kann hier sehr helfen.

Auf externe Dienstleister setzen

Wer die Personalabrechnung nicht selbst leisten möchte und eine Software als zu kompliziert oder unsicher betrachtet, kann die Aufgabe auch an externe Dienstleister delegieren. Wichtig ist, dass der ausgewählte Anbieter über eine ausreichende Expertise verfügen und vom Fach sein sollte. Als optimale Ansprechpartner gelten hier professionelle Personalabrechnungsdienstleister, die auch als Payroll-Provider bezeichnet werden. Die Vorteile dieser Lösung liegen darin, dass Sie bei seriösen Anbietern Risiken vermeiden und gesetzlich abgesichert sind, selbst wenn einmal etwas schieflaufen sollte.

Hinzu kommen die Zeitersparnis und die Datensicherheit. Jedoch müssen Sie durchaus mit entsprechend hohen Kosten für den Service rechnen. Da Payroll-Provider Ihnen aber auch viel Geld sparen können, ist das Auslagern der Prozesse häufig sehr lukrativ. Mittlerweile vertrauen viele deutsche Unternehmen auf die Hilfe von Payroll-Providern. Denn neben finanziellen, gesetzlichen und fachlichen Vorteilen, schonen Geschäftsführern und Unternehmer die Nerven und vermeiden aktiv Stress.

Selbst Wissen aneignen

Auch wenn es mitunter schwierig ist, sollten Sie sich die Zeit nehmen, um sich selbst in das komplexe Thema der Personalabrechnung einarbeiten. Das ist auch dann sinnvoll, wenn Sie eine Software verwenden oder die Aufgabe an einen externen Dienstleister auslagern. Wenn Sie selbst über das grundlegende Know-how verfügen, erkennen Sie früher ein eventuell auftretendes Problem, wodurch Sie schneller etwas dagegen unternehmen können. Die wichtigsten Fakten über die Gehaltsabrechnung finden Sie im folgenden Abschnitt.

Wissenswertes über das Erstellen von Gehaltsabrechnungen

Arbeitgeber müssen für jeden Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin einmal pro Monat eine Gehaltsabrechnung erstellen. Diese ist auch unter den Bezeichnungen Verdienst-, Entgelt- oder Lohnabrechnung bekannt. Sinn und Zweck dieses Dokuments liegen darin, dass der jeweilige Mitarbeiter das ihm ausgezahlte Gehalt des Monats schriftlich nachvollziehen kann. Es ist darüber hinaus für weitere Zwecke erforderlich. So sind Gehaltsabrechnungen häufig auch bei der Wohnungssuche notwendig oder müssen für die Steuererklärung zurückgelegt werden.

Die Gehaltsabrechnung muss einige klare Informationen enthalten. Dazu zählen die konkreten Beträge von Brutto- und Nettolohn. Auch die Abzüge, darunter Steuern und Versicherungsbeiträge, werden aufgeführt. Um die Gehaltsabrechnung zu erstellen, wird zunächst der Bruttolohn bestimmt. Davon abgerechnet werden anschließend zunächst die Steuern und dann die Beiträge zu den Sozialversicherungen. Dadurch ergibt sich der Nettolohn, der an das Personal ausgezahlt wird.

Bevor die erste Gehaltsabrechnung für einen Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin erstellt werden kann, fallen diverse zusätzliche Aufgaben an. Zunächst gilt es nämlich unter anderem, die Versicherungspflicht der jeweiligen Person zu überprüfen, relevante Daten einzuholen und Anmeldungen an Versicherungsunternehmen zu verschicken. Dies kann eine gewisse Zeit in Anspruch nehmen und sollte nicht auf die lange Bank geschoben werden.

Umgang mit Daten

Daten, die rund um Arbeitsverhältnisse und die Personalabrechnung erhoben werden, sind häufig extrem sensibel. Sie müssen entsprechend geschützt werden. Hier gilt es nicht nur auf eine sichere Ablage im Aktenschrank zu achten (falls noch vorhanden), sondern besonders die digitale Ablage benötigt einen sicheren und zuverlässigen Schutz. Genau wie die sensiblen Geschäfts- und Kundendaten sollten daher auch Mitarbeiterdaten geschützt werden.

Hier gibt es unterschiedliche Grundlagen, die berücksichtigt werden sollten. Neben Verschlüsselungen und dem Einsatz von Passwörtern muss unter anderem auf ständig geupdatete Betriebssysteme der verwendeten Computer und eine Firewall geachtet werden. Auch der Umgang der Mitarbeitenden mit Zugang zu sensiblen Daten sollte gut geschult sein. Im Zweifel empfiehlt es sich, alle Beteiligten im Bereich der Internetsecurity und Datenschutz zu schulen.

Solide Kenntnis von Gesetzen und Vorschriften

Rund um Gehalts-, Lohn- und Personalabrechnungen kann einiges schieflaufen. Der Gesetzgeber hat daher für eine rechtliche Grundlage gesorgt, die Sie als Arbeitgeber zwingend einhalten müssen. Kennen Sie sich mit allen relevanten Gesetzen und Vorschriften aus, die in diesem Bereich gültig sind? Bleiben Sie auf dem Laufenden, wenn sich Gesetze ändern oder diese an moderne Veränderungen in Betrieben angepasst werden? Sorgen Sie dafür, dass Sie oder die für diese Aufgaben verantwortlichen Mitarbeiter wissen, was sie tun, und stets auf dem neuesten Stand sind. Fehler können leicht zu rechtlichen Konsequenzen führen, die Ihrem Unternehmen massiv schaden können. Die Folgen können nicht nur finanziell teuer zu stehen kommen, sondern auch das Image des Betriebs ruinieren. Es ist dementsprechend ratsam die Gehalts-, Lohn- und Personalabrechnungen von einem Fachmann vornehmen zu lassen – selbst wenn dieser nicht direkt im Unternehmen angestellt wird. Ein externer Spezialist kann objektiv an die Arbeit gehen und mögliche Fehler aufspüren, die sich über Jahre eingenistet haben.

Eine gute Kommunikation ist alles

Bei der Personalabrechnung kann es leicht zu Konflikten zwischen Arbeitgeber und Mitarbeiter kommen. Um Frust und Unsicherheiten zu vermeiden, sollten Sie von Anfang an auf eine gute Kommunikation achten. Seien Sie so transparent wie möglich, damit keine Missverständnisse aufkommen oder sich diese im Zweifelsfall leicht beseitigen lassen. Das Thema Finanzen ist häufig mit starken Emotionen verbunden und sollte daher nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Wichtig zu bedenken ist auch, dass für viele Mitarbeitende im Unternehmen der Lohn der wichtigste, vielleicht sogar einzige Motivator ist. Mit diesem Tipp können Sie also auch die Leistung und Zufriedenheit fördern.

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