Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist in Deutschland seit dem Grundsatzurteil des Bundesarbeitsgerichts vom September 2022 eine gelebte Rechtspflicht. Für HR-Abteilungen bedeutet das: Wenn man noch keine belastbare Lösung im Einsatz hat, handelt man fahrlässig und setzt sich zunehmend konkreten behördlichen Risiken aus.

Die aktuelle Rechtslage

• Das Verwaltungsgericht Hamburg hat im August 2024 bestätigt, dass Behörden Arbeitgeber zur Einführung eines Zeiterfassungssystems verpflichten können und von dieser Befugnis auch Gebrauch machen.
• Ein weiteres Urteil desselben Gerichts vom November 2025 stellte klar, dass selbst hochqualifizierte Angestellte wie Rechtsanwälte unter die allgemeine Aufzeichnungspflicht fallen.
• Grundlage bleibt das Urteil des Bundesarbeitsgerichts (Az. 1 ABR 22/21), das aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG die Pflicht zur systematischen Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit ableitet.
• Der Koalitionsvertrag 2025 von CDU/CSU und SPD sieht zusätzlich vor, dass eine elektronische Zeiterfassungspflicht gesetzlich verankert wird.
• Auch wenn ein entsprechendes Gesetz derzeit noch aussteht, ist erkennbar, dass sich die rechtliche Entwicklung eindeutig in Richtung einer verpflichtenden Arbeitszeiterfassung bewegt.

Was müssen HR-Abteilungen konkret beachten?

Die bestehende Pflicht erfasst alle Arbeitnehmer – unabhängig von Branche, Unternehmensgröße oder Arbeitsmodell. Sie gilt auch für mobiles Arbeiten, Außendienst und Homeoffice.

Vertrauensarbeitszeit wird durch die Erfassungspflicht nicht abgeschafft. Das Modell kann weiterlaufen, sofern Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit vollständig dokumentiert werden.

Die Vertrauensarbeitszeit verliert lediglich ihren bisherigen Charakter der vollständigen Kontrollfreiheit.

Die Aufzeichnung kann durch Beschäftigte selbst erfolgen. Der Arbeitgeber ist jedoch verpflichtet, diese Dokumentation zu prüfen und sicherzustellen, dass sie vollständig und korrekt ist. Eine bloße Selbsterfassung ohne Kontrollprozess genügt den Anforderungen nicht.

Betriebsräte haben kein Initiativrecht bei der Einführung eines Zeiterfassungssystems, wohl aber ein Mitbestimmungsrecht bei der konkreten Ausgestaltung. Eine frühzeitige Einbindung schützt vor späteren Konflikten und erhöht die Akzeptanz im Unternehmen. Bestehende Systeme – auch einfache Tabellenkalkulationen – können grundsätzlich weitergenutzt werden, solange sie zuverlässig, nachvollziehbar und sicher dokumentieren.

Der Referentenentwurf des BMAS sieht für die Zukunft jedoch eine elektronische Pflicht vor, von der lediglich Kleinbetriebe mit bis zu zehn Mitarbeitern ausgenommen sein sollen.

Digitale Tools: Worauf ist bei der Auswahl zu achten?

Der Markt für digitale Zeiterfassungslösungen ist breit und reicht von einfachen cloudbasierten Stempeluhren über projektbezogene Tracking-Tools bis hin zu vollintegrierten HR-Systemen mit automatisierter Überstundenverwaltung. Für HR-Abteilungen stellt sich dabei vor allem die Frage, welches System sich in bestehende Prozesse einfügt und die realen Arbeitsrealitäten im Unternehmen zuverlässig abbildet.

• Das System muss Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit einschließlich Pausen revisionssicher speichern. Manipulationssichere Protokolle und nachvollziehbare Änderungshistorien sind Pflicht.
• Flexibilität entscheidet über die Praxistauglichkeit: Schichtbetrieb, Gleitzeitmodelle, hybrides Arbeiten und Außendiensttätigkeiten stellen unterschiedliche Anforderungen an ein Erfassungssystem. Ein Tool, das nur stationäre Büroarbeit abbildet, wird modernen Arbeitsrealitäten nicht gerecht und erzeugt Erfassungslücken dort, wo die Kontrolle am schwersten fällt.
• Die Anbindung an Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie an vorhandene HR-Informationssysteme spart Aufwand und reduziert Fehlerquellen. Schnittstellen zu Projektmanagement-Tools sind zusätzlich sinnvoll, wenn Zeiterfassung nicht nur Compliance-Funktion erfüllen, sondern auch projektbezogene Auswertungen ermöglichen soll.
• Nutzerfreundlichkeit ist kein Nice-to-have. Systeme, die von Mitarbeitern als bürokratisch oder umständlich wahrgenommen werden, führen zu lückenhafter Erfassung – und damit zu genau dem Problem, das vermieden werden soll. Eine intuitive Bedienbarkeit ist unabdingbar. 

Welche Tools gibt es?

Es gibt viele verschiedene Zeiterfassungstools, die von Unternehmen in Deutschland genutzt werden können. Viele dieser Lösungen unterstützen Funktionen wie digitale Arbeitszeiterfassung, Projektzeiterfassung, Auswertungen sowie Schnittstellen zu Buchhaltungs- oder HR-Systemen.

Eine Auswahl an verschiedenen Tools zeigt die folgende Tabelle: 

Tool	Anbieter / Herkunft	Typische Funktionen	Geeignet für
Clockodo	Deutschland	Arbeits- und Projektzeiterfassung, Auswertungen, Schnittstellen zu DATEV und Buchhaltung	Freelancer, Agenturen, KMU
TimeTac	Österreich / DACH-Markt	Zeiterfassung, Projektzeiten, mobile App, Schichtplanung	Mittelständische Unternehmen
ZEP (Zeiterfassung für Projekte)	Deutschland	Projektzeiterfassung, Reporting, Rechnungsstellung	Agenturen, Beratungen
Crewmeister	Deutschland (ATOSS)	Arbeitszeiterfassung, Schichtplanung, Urlaubsverwaltung	Kleine und mittlere Unternehmen
Papershift	Deutschland	Dienstplanung, Zeiterfassung, Abwesenheitsmanagement	Gastronomie, Handel, Pflege
Personio	Deutschland	HR-Software mit integrierter Zeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung	Start-ups und wachsende Unternehmen
Clockify	International	Timer-basierte Zeiterfassung, Projekttracking, Berichte	Freelancer und kleine Teams
Toggl Track	International	Einfache Projekt- und Arbeitszeiterfassung, Auswertungen	Agenturen, Remote-Teams
ATOSS Time Control	Deutschland	Enterprise-Zeiterfassung, Workforce-Management, Compliance-Funktionen	Große Unternehmen
Xpert-Timer	Deutschland	Projekt- und Arbeitszeiterfassung, Desktop- und mobile Lösungen	Projektorientierte Unternehmen