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Definition Personalbeschaffung?

Die Personalbeschaffung beschreibt den Prozess der Beschaffung von neuem Personal. Dieser umfasst die Identifizierung, Anwerbung, Vorstellungsgespräch, Auswahl, Einstellung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Um es in einem Satz zu beschreiben, die Personalbeschaffung umfasst alles von der Ermittlung des Personalbedarfs bis hin zur Besetzung eines neuen Mitarbeiters.

Die verantwortlichen Personen für diesen Prozess können unterschiedlichste Stellen im Unternehmen besetzen und kommt ganz auf die Größe des Unternehmens an. Größere Unternehmen wie die Deutsche Bahn oder Commerzbank haben ganze Teams und Abteilungen, die für die Personalbeschaffung verantwortlich sind. Wohingegen in kleinen Unternehmen noch der Chef teilweise persönlich beim Vorstellungsgespräch dabei sitzt, um den Bewerber zu befragen. Eine weitere und immer öfters benutzte Methode ist das Auslagern des Recruitings an externe Firmen.

Auch kommen unterschiedlichste Instrumente zum Einsatz, um Bewerber über freie Stellen zu informieren. Hierbei spielt die Digitalisierung und Vernetzung eine wichtige Rolle, um den passenden Kanal zu finden. Während damals noch hauptsächlich Zeitungsanzeigen geschaltet wurden, nehmen die Kanäle immer mehr die digitale Form an. Typische moderne Instrumente für Recruiter sind Jobbörsen und Social Media Plattformen. Bei den Social Media Plattformen wird noch in Soziale- und Business-Plattformen unterschieden.

Um effektiver arbeiten zu können, kommen bei vielen Personaler mittlerweile sogenannte HR-Software zum Einsatz. Diese geben eine klare Übersicht von aktuellen Bewerbern, automatisieren Prozesse und haben meist Funktion wie Multi Posting von Stellenanzeigen auf verschiedenen Kanälen.

Was bedeutet Personalbeschaffung im HRM?

HRM oder kurz HR, steht für Human Resource Management und beschreibt sämtliche Funktionen, die in der Personalabteilung eines Unternehmens anfallen. Die HR-Abteilung ist dafür verantwortlich, dass mit einer effektiven Verwaltung des Humankapitals die Gesamtziele des Unternehmens erreicht werden. Bei Humankatial ist die Rede von den Mitarbeitern, die als wichtigstes Kapital im Unternehmen stehen – bzw. sollten!

Bei der Personalbeschaffung oder auch Recruiting ist es die Aufgabe der Personalabteilung, das Humankapital im Unternehmen aufzubauen. Ziel ist es, passende Kandidaten zum richtigen Zeitpunkt unter Einhaltung des Budgets einzustellen.

Was sind die Aufgaben der Personalbeschaffung?

Der Personalbeschaffungsprozess ist in jedem Unternehmen unterschiedlich, ja sogar einzigartig. Im Grunde können aber die wesentlichen Schritte benannt werden und werden hier wie folgt aufgelistet:

  1. Personalbedarf ermitteln
  2. Personalbeschaffungsplan erstellen
  3. Stellenanzeigen erstellen/ schreiben
  4. Auf welchen Kanälen soll die offene Stelle gepostet werden
  5. Rekrutierung
  6. Bewerbungen überprüfen
  7. Telefon-Interview/Start-Screening
  8. Bewerbungsgespräche
  9. Bewertung der Kandidaten
  10. Überprüfung der Kandidaten (Hintergrund etc.)
  11. Entscheidung treffen (engere Auswahl, Absagen)
  12. Referenzprüfung
  13. Stellenangebote rausschicken an die Kandidaten
  14. Einstellung des passenden Kandidaten
  15. Onboarding durchführen

Arten der Personalbeschaffung

Die Personalbeschaffung kann in verschiedene Arten unterteilt werden. Im folgenden werden in die unterschiedlichen Möglichkeiten der Personalbeschaffung vorgestellt.

Interne Personalbeschaffung (auch internes Recruiting)

Beim internen Recruiting wird der passende Kandidat aus bestehenden Mitarbeitern gesucht. Die Praktik kommt meist zum Einsatz, wenn die Stelle nicht akut besetzt werden muss. Dabei wird die Stelle mithilfe von Mitarbeiterempfehlungen, Personalentwicklung oder dem Inplacement besetzt. Die Kommunikation mit den Mitarbeitern können über den Firmeninternen Newsletter, Intranet oder der Firmenzeitschrift vollzogen werden.

Möglichkeiten der internen Personalbeschaffung

Die interne Personalbeschaffung kann ein effektives Recruiting Instrument sein. Meist sitzt der passende Kandidat schon im eigenen Unternehmen. Als Personaler können folgenden Möglichkeiten zum Einsatz kommen:

1. Firmeninterner Newsletter

Sie besitzen schon die Email Adressen all ihrer Angestellten, warum diese nicht auch Einsetzen und eine rund Mail an alle Mitarbeiter schicken, in der die offene Stelle präsentiert wird?! Ein wesentlicher Vorteil ist, dass Zeit und Kosten gespart werden, da ein Netzwerk bereits existiert.

2. Mitarbeitermagazine und das Schwarze Brett

Ähnlich wie beim Newsletter können hier gezielt die eigenen Mitarbeiter kontaktiert werden. Jedoch kann mit dem eigenen Mitarbeitermagazin auch Kandidaten von Außerhalb erreicht werden. Wenn diese Magazine z.Bsp. im Wartebereich ausliegen oder Mitarbeiter die Magazine mit nach Hause nehmen und der Besuch in diesen stöbert. Auch das schwarze Brett bietet sich für solch eine Möglichkeit an. Wie beim Mitarbeitermagazin laufen Gäste am schwarzen Brett vorbei und werden ebenfalls auf die Stellenausschreibung aufmerksam.

3. Versetzung

Wenn Sie schon einen passenden Kandidaten aus den eigenen Reihen kennen, können Sie diesen zeitlich befristet auf die neue Position versetzen. WICHTIG: Sprechen sie dies vorher mit dem Mitarbeiter und seinem Vorgesetzten ab, damit sich beide nicht übergangen fühlen.

4. Mitarbeiterempfehlungsprogramm

Mitarbeiter können Mitarbeiter empfehlen. Sehr einfach umzusetzen und wer kennt seine Kollegen besser, als der eigene Tischnachbar im Büro? 😉

5. Urlaubsverschiebung

Wenn mal wirklich Not am Mann ist können Sie auch mit ihren Mitarbeitern über eine mögliche Urlaubsverschiebung reden, um wichtige Projekte zetilich abzuschließen. Persönlicher Rat von mir: Niemand verschiebt gerne seinen Urlaub! Wenn sich die Mitarbeiter auf die Praxis der Urlaubsverschiebung einlassen, bieten Sie ihm mit Abschluss des Projektes einen Bonus an. Dieser kann in Form von zusätzlichen Urlaubstagen aussehen oder ganz simpel einen Gutschein überreichen für einen Wellness-Tag am Wochenende. Damit verbrennen Sie ihre Mitarbeiter nicht direkt und dieser fühlt sich für seinen zusätzlichen Einsatz wertgeschätzt.

6. Überstunden oder Mehrarbeit

Eine Alternative aber ebenfalls nicht gern gesehene Methode wie die Urlaubsverschiebung. Wichtig, kommunizieren Sie mit ihren Mitarbeitern, weshalb die Mehrarbeit gerade wichtig ist. Auch hier können Sie Belohnungssysteme einbauen wie bei der Urlaubsverschiebung, damit die Mitarbeiter weiterhin motiviert bleiben.

Retained Recruiting (auch Retained Search)

Beim Retained Recruiting wird eine externe Firma für die Personalbeschaffung beauftragt. Auch bekannt unter Personalmarketing-Agenturen oder -Beratern, die beim Recruiting unterstützen. Bei dieser Methode wird eine Vorabgebühr an die Agentur oder den Berater bezahlt. Im Regelfall verpflichtet sich das suchende Unternehmen ausschließlich mit der Agentur zusammenzuarbeiten bis die Stelle besetzt ist, in einigen Ausnahmefällen sogar länger.

Contigency Recruiting (ähnlich wie beim Headhunter)

Im Grunde sind die Regeln ähnlich beim Retained Recuriting, der Unterschied liegt in der Bezahlungs-Struktur. Bei dieser Form wird die Agentur bzw. Personalberater erst dann bezahlt, wenn die offene Stelle auch besetzt wurde.

Personalvermittler

Bei der Personalbeschaffung über einen Personalvermittler werden qualifizierte Bewerber mit qualifizierten Stellenageboten verglichen. Bei einem Matching werden dem suchenden Unternehmen die passenden Kandidaten vorgestellt. Der Fokus eines Personalvermittlers liegt meist bei kurzfristigen oder befristeten Stelleangebote.

Active Recruiting (ähnlich active Sourcing)

Beim Active Recruiting gibt es wieder verschiedene Möglichkeiten für den Personaler, wie er vorgehen kann. Der mittlerweile klassische Weg geht über das Inserieren einer Stellenanzeige auf Jobbörsen, auch das Ausstellen auf Karrieremessen sowie Hochschulmarketing ist eine Form des Active Recruiting. Beim Social Recruiting scheiden sich die Geister, neuste Methoden nutzen Social-Ads, um passive Bewerber zu generieren und zählen meiner Meinung nach zum „passiven Recruiting“. Business-Plattformen wie LinkedIn oder Xing können allerdings auch für das Active Sourcing benutzt werden, indem potenzielle Kandidaten teils direkt angeschrieben werden. Diese Form des Active Sourcings ist wie eine Art Kaltakquise und es können unterschiedliche Methoden wie z.Bsp. Sprachnachrichten oder Videobotschaften eingesetzt werden, um den passenden Kandidaten für einen Jobwechsel zu überzeugen.

Passives Recruiting

Passives Recruiting stützt sich auf viel Vorarbeit, kann aber erheblich Zeit und Kosten sparen. Instrumente des passiven Recruitings beginnen beim Employer Branding, um das Unternehmen bei zukünftigen Bewerbern attraktiver zu machen. Ein Talentpool sorgt dafür, dass auf ehemalige Bewerber zurückgegriffen werden kann, die für die ausgeschriebene Stelle passen könnten. Zu guter Letzt sorgt ein gutes Employer Branding auch zu erhöhten Initiativbewerbungen, welche hoffentlich immer im Talentpool eingepflegt werden.

Vorteile internes vs. Externes Recruiting

Internes Recruiting

  • Steigerung der Aufstiegschancen
  • Geringer Zeit- und Kostenaufwand bis zu Besetzung
  • Kurze bis fast keine Onboarding Aufwendungen
  • Steigerung der Motivation der Angestellten
  • Mitarbeiterbindung durch Weiterentwicklung

Externes Recruiting

  • Größere Auswahl an Kandidaten
  • Besseres Anforderungsprofil der Bewerber
  • Frischer Wind, neue Ideen und Ansätze
  • Unternehmensprozesse werden neu betrachtet
  • Meist keine Weiterbildungskosten

Tipps für ein effektives Recruiting

Erst intern schauen und dann nach außen: Die Wahrscheinlichkeit, dass sich der passende Kandidat in den eigenen Reihen schon längst befindet, ist sehr hoch. Von Vorteil ist, dass interne Kandidaten mit der Unternehmenskultur und Zielen vertraut ist und schneller dazu beitragen kann als externe. Diese Art der Beförderung unterstützt zudem die Motivation des Mitarbeiters und trägt dazu bei, dass er auch in seiner neuen Stelle ausgezeichnete Arbeit leisten wird.

Passives Recruiting: Ein großer Teil von uns sucht nicht aktiv nach einem neuen Job, ist aber für einen Wechsel bereit. Diese Kandidaten lassen sich vor allem auf den Social-Media-Plattformen finden, auf den sie täglich unterwegs sind. Hier reicht eine Zielgruppen-spezifische Anzeige aus, die sich mithilfe der heutigen Marketing-Tools (Facebook-Pixel und LinkedIn Insight Tag) leicht tracken lassen und immer wieder kostengünstig kontaktiert werden können über Social-Ad-Kampagnen.

Safety first: Stellen Sie Kandidaten ein, die bereits hervorragende Arbeit in ihrer Vergangenheit geleistet haben. Oder besser gesagt: Bisherige Erfolge sind der beste Indikator für zukünftige Erfolge.

Call the Experts!

Der HR Blog für Recruiting, Emplyoer Branding und New Work mit Bild von Philipp Klein

Als Co-Founder von StudyAds unterstützen und beraten wir Unternehmen beim Recruitingprozess. Gerne können wir gemeinsam ihren Recruitingprozess analysieren und optimieren. Was Sie dafür tun müssen? Einfach eine Email an phil@studyads.de mit Terminvorschlag und Telefonnummer schicken. Ich freue mich von Ihnen zu hören.