Inhouse-Lohnbuchhaltung oder Outsourcing – Welche Vor- und Nachteile sich ergeben

von | Steuer

Inhouse-Lohnbuchhaltung oder Outsourcing – Welche Vor- und Nachteile sich ergeben
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Jedes Unternehmen ist dazu verpflichtet, Geschäftsvorfälle zu dokumentieren und eine ordnungsgemäße Buchhaltung anzufertigen. Dabei stellen sich viele Unternehmer die Frage, ob es mehr Sinn macht, die Lohnbuchhaltung innerhalb des Unternehmens umzusetzen oder diese Aufgabe an einen externen Spezialisten abzugeben.

Inhouse-Lohnbuchhaltung 

Wenn du dich dafür entscheidest, die Lohnbuchhaltung intern zu verwalten, hast du stets die Kontrolle über den gesamten Prozess. Das stellt vor allem dann einen großen Vorteil dar, wenn dein Unternehmen bestimmte Anforderungen erfüllen muss oder komplexe Strukturen bestehen. In einem solchen Fall ist meist eine individuelle Anpassung der Lohnbuchhaltung notwendig.

Vorteile der Inhouse-Lohnbuchhaltung

Bei der Inhouse-Lohnbuchhaltung behältst du die direkte Kontrolle über die gesamte Lohnbuchhaltung und alle Prozesse, sodass du diese an die Bedürfnisse deines Unternehmens anpassen und nicht auf einen Dritten vertrauen musst. Zudem werden sensible Unternehmensdaten nicht herausgegeben, wie dies beim Outsourcing der Fall ist. Dementsprechend werden durch die interne Abwicklung der Lohnbuchhaltung Sicherheits- und Datenschutzrisiken reduziert. Ein weiterer Vorteil besteht in der schnellen Anpassung an Änderungen bei gesetzlichen Bestimmungen oder den unternehmensspezifischen Anforderungen. Bei der erfolgreichen Einstellung von neuen qualifizierten Mitarbeitern können Recruiting Hacks helfen. 

Nachteile der Inhouse-Lohnbuchhaltung

Wer die Lohnbuchhaltung innerhalb des eigenen Unternehmens abwickelt, der bindet hierfür erhebliche Ressourcen. Schließlich benötigst du für die interne Verwaltung der Lohnbuchhaltung entsprechend qualifiziertes Personal und die richtige Software. Hierfür können mitunter Schulungen erforderlich werden, was die Kosten erhöht. Zusätzlich dazu weisen interne Teams unter Umständen nicht die gleiche Kompetenz in diesem spezifischen Bereich auf wie externe Dienstleister. Dies kann die Wahrscheinlichkeit von Unvollständigkeiten oder Fehlern erhöhen.

Effizienzsteigerungen durch Outsourcing der Lohnbuchhaltung

Die Lohnbuchhaltung muss nicht intern verwaltet werden, sondern kann an einen hierauf spezialisierten Dienstleister abgegeben werden. Das bietet dir die Möglichkeit, von der Expertise und der Erfahrung externer Spezialisten zu profitieren. Diese bringen das erforderliche Personal und Know-how mit und können somit auch komplexe Aspekte der Lohnabrechnung umsetzen. Das kann sich positiv auf Genauigkeit und Effizienz bei der Verwaltung von Steuern, Sozialversicherungsbeiträgen und Gehaltsabrechnungen auswirken.

Vorteile beim Outsourcing

Ein großer Vorteil beim Outsourcing ist, dass es eine Fokussierung der internen Ressourcen auf strategische Aufgaben ermöglicht, während die Routineaufgaben der Buchhaltung an einen externen Dienstleister ausgelagert werden. Da diese auf die Lohnbuchhaltung spezialisiert sind, haben sie sich ändernde gesetzliche Regelungen meist besser im Blick, wodurch sich das Risiko von Fehlern reduziert. Die Wahrscheinlichkeit von Strafen verringert sich entsprechend. Das Outsourcing ermöglicht es Unternehmen, auf die Erfahrungen und Kompetenzen von qualifiziertem Personal zurückzugreifen, ohne diese dafür einstellen zu müssen.  

Nachteile beim Outsourcing

Ein Nachteil der Auslagerung besteht in den Kosten, die ein externer Spezialist für seine Dienstleistung erhebt. Diese können unter Umständen höher ausfallen als eine interne Verwaltung. Zusätzlich dazu musst du dich in diesem Fall auf den externen Dienstleister verlassen können, da du nicht mehr die direkte Kontrolle über die Lohnbuchhaltungsprozesse hast. Wählst du einen unzuverlässigen Spezialisten, kann sich das negativ auf deine Lohnbuchhaltung auswirken.

Welche Option lohnt sich kostentechnisch mehr?

Wenn du vor der Entscheidung stehst, entweder eine Inhouse-Lohnbuchhaltung aufzubauen oder diesen Bereich outzusourcen, ist ein Vergleich der anfallenden Kosten sinnvoll. Dabei solltest du allerdings nicht nur die unmittelbaren Kosten berücksichtigen, sondern auch darauf achten, welche langfristigen finanziellen Auswirkungen deine Entscheidung nach sich zieht. In der Regel führt das Outsourcing zwar zu höheren direkten Kosten, allerdings lohnt sich die Auslagerung der Lohnbuchhaltung unter Umständen trotzdem. Das ist dann der Fall, wenn dadurch nicht nur viele interne Ressourcen eingespart werden, sondern sich auch die Anzahl an Fehlern reduziert, sodass weniger oder keine Strafen gezahlt werden müssen. Bei der internen Verwaltung der Lohnbuchhaltung kann es zudem zu einer Überbeanspruchung von internen Ressourcen kommen, wenn die Spezialisierung fehlt oder die Mitarbeiter zuerst einmal intensiv geschult werden müssen. Auch das gilt es vor einer finalen Entscheidung zu berücksichtigen. 

Welche Rolle aktuelle Trends bei der Personalabrechnung spielen

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