Eine HR-Software ist eine digitale Lösung zur Verwaltung und Optimierung der täglichen Personalaufgaben und der allgemeinen HR-Ziele einer Organisation. HR-Software ermöglicht es HR-Mitarbeitern und Managern, ihre Zeit und Ressourcen besser für produktivere und profitablere Aufgaben einzusetzen.

Seit in den 1970er Jahren erstmals Computer zur Verwaltung von Humankapitaldaten eingesetzt wurden, hat die HR-Softwaretechnologie einen langen Weg zurückgelegt. In den 1980er Jahren wurden HR-Systeme für Unternehmenskunden in größerem Umfang verfügbar, und mit der Einführung webbasierter Software in den 1990er Jahren wurde HR-Software noch verbreiteter. Heute sind die meisten neuen Systeme Cloud-basiert, abonnementbasiert, leicht mit anderen Datenverwaltungsprogrammen integrierbar und in hohem Maße an die Bedürfnisse, Ziele und das Budget eines einzelnen Unternehmens anpassbar. Kurz gesagt, es gibt jetzt eine HR-Softwarelösung für jede Größe und Art von Unternehmen. Ich habe auch einen ausführlichen Artikel geschrieben, bei dem ich HR-Software Anbieter Vergleiche.

Was macht eine HR Software?

Eine HR-Software unterstützt die Personalabteilung eines Unternehmens durch die Automatisierung manueller Aufgaben, die Organisation der Mitarbeiterinformationen und die Erstellung datengesteuerter Berichte. All dies geschieht elektronisch, wodurch die Notwendigkeit von Papierdokumenten entfällt. HR-Software kann auch Mitarbeitern und Managern innerhalb einer Organisation dienen, indem sie bei Aufgaben wie Zeiterfassung, Aktualisierung von Mitarbeiterverzeichnissen und Leistungsmanagement unterstützt.

Zu den Funktionen, die eine HR-Software ausführen kann, gehören

• Sicheres Speichern und Organisieren von Mitarbeiterdaten
• Erstellen von Workflows und Verfolgen von Genehmigungen
• Selbstbedienungs-Zeiterfassung
• Verfolgung der Mitarbeiterschulung für Entwicklung und Compliance
• Messung der Mitarbeiterzufriedenheit und Berichterstattung darüber
• Leistungsmanagement und Zielverfolgung
• Verwaltung und Management von Leistungen
• Automatisierung des Pre-Boardings, On-Boardings und Off-Boardings
• Anwendungsintegrationen von Drittanbietern
• Überwachung aller Datenänderungen mit einem Audit-Trail
• Erstellung benutzerdefinierter Berichte zur Bereitstellung strategischer Einblicke
• Und vieles mehr

All diese Aktionen werden mit verschiedenen HR-Softwareprogrammen durchgeführt, die als Paket oder a la carte erworben werden können. Es macht also durchaus Sinn, dass Unternehmen mehrere Bewerbermanagement-Systeme vergleichen, um die bestmögliche HR-Software für ihre Bedürfnisse zu finden.

Was sind die Vorteile von einer HR-Software?

Der Einsatz einer HR-Software bietet zwar viele Vorteile, einer der größten ist jedoch die Möglichkeit, die Zeit für repetitive, wenig aufwendige Verwaltungsaufgaben zu reduzieren, wodurch sich die HR-Fachleute auf produktivere Aufgaben und längerfristige strategische Ergebnisse konzentrieren können.

Darüber hinaus gibt es weitere wichtige Vorteile:

• Senkung der Fehlerquote
• Verbesserte Organisation von Dokumenten und Mitarbeiterdaten
• Gestraffte Prozesse
• Kontinuierliches Feedback
• Genauere Analytik
• Verbesserungen bei der Nachfolgeplanung

Welche HR-Software passt zu Ihrem Unternehmen?

Die beste HR-Software richtet sich nach den individuellen Bedürfnissen und Zielen Ihres Unternehmens, da es für jedes Unternehmen eine Softwarelösung gibt.

Die unterschiedlichen Arten von HR-Software

Einige Arten von HR-Software, die Ihrem Unternehmen helfen können, seine Ziele zu erreichen, sind solche, die das Verfolgen und Einbinden von Bewerbern, die Leistung und das Engagement der Mitarbeiter verwalten.

Human Resources Information Systems (HRIS):

Ein HRIS spielt die zentrale Datenverwaltungsrolle, die für mehrere HR-Funktionen benötigt wird, wie z.B. die Rekrutierung und Verfolgung von Bewerbern, die Speicherung von Mitarbeiterdaten, die Verwaltung der Gehaltsabrechnung und der Sozialleistungen, die Einhaltung gesetzlicher und behördlicher Vorschriften usw. Ein HRIS kann eine eigenständige Software sein, die zur Integration mit anderen HR-Anwendungen entwickelt wurde oder es kann die zentrale Datenbank in einem All-in-One-HR-Software-System sein.

Applicant Tracking System (ATS):

Ein ATS ist eine Rekrutierungssoftware, die dabei hilft, den Einstellungsprozess für eine Organisation von Anfang bis Ende zu rationalisieren. Es übernimmt typischerweise Aufgaben wie die Veröffentlichung von Stellenangeboten in mehreren Jobbörsen, die Speicherung von Bewerberdaten und die Überprüfung von Bewerbungen auf potenzielle Übereinstimmungen. Es gibt eine große Auswahl auf dem Markt, sodass der Vergleich von Applicant Tracking Systemen zu raten ist.

Onboarding:

Eine Onboarding-Software hilft, den Prozess der Einführung neuer Mitarbeiter in ein Unternehmen zu rationalisieren und zu verfolgen. Sie umfasst häufig Elemente wie elektronische Unterschriften, Pre-Boarding-Pakete, Schulungsverfolgung, Mitarbeiterfragebögen und andere automatisierte Funktionen, die der Personalabteilung dabei helfen, sicherzustellen, dass sie neuen Mitarbeitern eine konforme, reibungslose Einarbeitung ermöglicht.

Employee Engagement:

Hilft, die Stimmung der Mitarbeiter zu verbessern und das Engagement des Einzelnen und des Teams zu erhöhen. Dies geschieht durch tägliche Arbeitsprioritäten, Feedback, Coaching und Analysen.