Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, ein Zeugnis auszustellen und es wohlwollend und wahrheitsgemäß zu formulieren. Das Arbeitszeugnis ist ein wichtiges Dokument für Arbeitnehmer und soll im besten Fall ihre berufliche Entwicklung unterstützen. Doch die Zeugniserstellung kann zeitaufwendig sein und ist ohne das entsprechende Fachwissen schwierig. Vorlagen helfen dabei, professionelle und rechtssichere Zeugnisse effizient zu erstellen. Sie bieten eine Struktur, die sicherstellt, dass alle relevanten Aspekte berücksichtigt werden, und helfen dabei, die passenden Formulierungen zu finden. 

Welche Arten von Arbeitszeugnissen gibt es?

Es gibt verschiedene Arten von Arbeitszeugnissen, die je nach Situation eingesetzt werden:

Einfaches Arbeitszeugnis: Es enthält grundlegende Angaben zur Person, zur Dauer und zur Art der Tätigkeit. Es eignet sich für einfache Beschäftigungsverhältnisse oder wenn keine Bewertung gewünscht wird.

Qualifiziertes Arbeitszeugnis: Neben den Basisangaben enthält es eine Bewertung der Leistung und des Sozialverhaltens. Es ist die häufigste Form des Arbeitszeugnisses und wird von den meisten Arbeitnehmern bevorzugt. Das Arbeitszeugnis wird am Ende eines Beschäftigungsverhältnisses ausgestellt und daher in der Vergangenheitsform („Sie war…“) geschrieben.

Zwischenzeugnis: Wird auf Wunsch während eines laufenden Arbeitsverhältnisses ausgestellt, z. B. bei einem internen Wechsel oder einer Bewerbung. Es hat denselben Aufbau wie ein qualifiziertes Zeugnis, wird allerdings in der Gegenwartsform („Sie ist…“)  geschrieben und die Formulierung der Schlussformel unterscheidet sich von der im Arbeitszeugnis.

Wichtige Bestandteile eines Arbeitszeugnisses

Ein vollständiges Arbeitszeugnis muss die folgenden Elemente enthalten:

• Einleitung: Hier werden die Personendaten, die Position sowie die Dauer der Beschäftigung aufgeführt. Auch eine kurze Unternehmensbeschreibung ist an dieser Stelle üblich.
• Tätigkeitsbeschreibung: Eine detaillierte Auflistung der wichtigsten Aufgaben und Verantwortlichkeiten. Je präziser diese sind, desto aussagekräftiger ist das Zeugnis.
• Leistungsbeurteilung: Hier werden Arbeitsbereitschaft, Arbeitsbefähigung, Fachwissen, Arbeitsweise und besondere Erfolge bewertet. 
• Sozialverhalten: Beschreibt das Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden. In Führungskräfte-Zeugnissen wird hier auch auf den Führungsstil und den Umgang mit den eigenen Mitarbeitern eingegangen. 
• Schlussformulierung: Enthält in der Regel Dank für die geleistete Arbeit, Zukunftswünsche und ggf. eine Bedauernsformel, falls der Arbeitnehmer das Unternehmen verlässt.

Zeugnissprache und Formulierungen

Die Zeugnissprache hat ihre ganz eigenen Formulierungen, denn ein Zeugnis soll wohlwollend sein, aber dennoch wahrheitsgemäß. Aus diesem Grund werden in Arbeitszeugnissen oft ganz bestimmte Formulierungen verwendet, um die Leistung zu beschreiben:

“Er bemühte sich, den Anforderungen gerecht zu werden.” – Dies deutet auf unzureichende Leistung hin.

“Sie hat alle Aufgaben ordnungsgemäß erledigt.” – Diese neutrale Formulierung bedeutet, dass die Leistung lediglich durchschnittlich war.

“Er zeigte stets große Einsatzbereitschaft.” – Diese positive Aussage signalisiert eine sehr gute Arbeitsleistung.

Arbeitgeber sollten sich bewusst sein, dass solche Formulierungen von Arbeitnehmern und Fachleuten entschlüsselt werden können. Daher ist es wichtig, die Bedeutung der Zeugnissprache zu verstehen, um Missverständnisse oder rechtliche Auseinandersetzungen zu vermeiden.

Häufige Fehler bei der Erstellung eines Arbeitszeugnisses

Wenn Sie noch nie ein Arbeitszeugnis erstellt haben, können leicht Fehler unterlaufen, z.B.:

• Gut gemeinte Aussagen: Positiv klingende Formulierungen deuten in der Zeugnissprache nicht unbedingt auf ein gutes Zeugnis hin. Es kommt immer auf den Gesamteindruck an, den ein Zeugnis hinterlässt. 
• Mangelnde Individualisierung: Ein zu allgemein gehaltenes Zeugnis ohne Bezug zur tatsächlichen Tätigkeit und Leistung des Mitarbeiters wirkt wenig aussagekräftig und kann die Glaubwürdigkeit mindern.
• Negative, doppeldeutige oder widersprüchliche Aussagen: Versteckte negative Bewertungen dürfen nicht enthalten sein, da sie zu rechtlichen Streitigkeiten führen können.
• Fehlende Zeugnisbestandteile und Formatierungen: Ein professionelles Zeugnis muss nicht nur inhaltlich korrekt aufgebaut sein, auch die Formatierung des Textes muss stimmen. Rechtschreibfehler, krumme Daten oder fehlende Unterschriften können Ihnen als Arbeitgeber schnell vor die Füße fallen.  

Praxis-Tipps für den Einsatz von Arbeitszeugnis-Vorlagen

Um diese Fehler zu vermeiden, bietet sich die Verwendung von Arbeitszeugnis-Vorlagen an. Diese sind eine große Hilfe und bieten zahlreiche Vorteile, wie Zeitersparnis, Rechtssicherheit und Standardisierung für Arbeitgeber und Personalabteilungen. Statt jedes Zeugnis von Grund auf neu zu schreiben, können die Zeugnisse auf Basis einer Vorlage entsprechend angepasst werden. Durch die Nutzung bewährter Formulierungen wird sichergestellt, dass das Zeugnis rechtlich Bestand hat und keine nachteiligen Aussagen enthält. Außerdem gewährleisten Vorlagen, dass Zeugnisse im Unternehmen nach einem einheitlichen Standard erstellt werden, was Professionalität und Vergleichbarkeit erhöht.

Doch obwohl Arbeitszeugnis-Vorlagen eine wertvolle Unterstützung bieten, haben sie auch ihre Grenzen. Standardisierte Vorlagen können die persönlichen Leistungen eines Mitarbeiters natürlich nur bis zu einem gewissen Grad beschreiben. Daher sollten Vorlagen stets individuell angepasst werden.

Was macht ein individuelles Arbeitszeugnis aus?

Ein individuelles Arbeitszeugnis berücksichtigt die spezifischen Stärken, Erfolge und besonderen Eigenschaften des Mitarbeiters. Folgende Aspekte machen ein Zeugnis besonders individuell:

• Detaillierte Tätigkeitsbeschreibung: Eine präzise Darstellung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten sorgt für ein aussagekräftiges Bild der beruflichen Tätigkeit.
• Personalisierte Leistungsbeurteilung: Statt allgemeiner Floskeln sollte die Bewertung konkrete Stärken, Erfolge und besondere Leistungen des Mitarbeiters hervorheben.
• Berücksichtigung der beruflichen Entwicklung: Ein gutes Zeugnis zeigt nicht nur die aktuelle Leistung, sondern auch die Weiterentwicklung und Lernfortschritte des Mitarbeiters.
• Angemessene Schlussformel: Die Abschlussformel sollte den individuellen Beitrag des Mitarbeiters würdigen und ein positives Signal für dessen zukünftige Karriere setzen.

Ein individuelles Arbeitszeugnis vermittelt Wertschätzung und sorgt dafür, dass sich der Arbeitnehmer in seiner beruflichen Leistung korrekt repräsentiert fühlt.

Fazit

Arbeitszeugnis-Vorlagen sind eine wertvolle Unterstützung für Arbeitgeber. Sie erleichtern die Erstellung, sparen Zeit und stellen sicher, dass alle relevanten Aspekte rechtssicher und professionell dargestellt werden. Wer eine gute Vorlage nutzt und individuell anpasst, kann sicherstellen, dass Mitarbeiter ein aussagekräftiges und faires Zeugnis erhalten.

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