Viele Unternehmen wundern sich, warum ihre offenen Stellen monatelang unbesetzt bleiben. Die Anzeigen sind geschaltet, die Budgets freigegeben und Gespräche geplant −  trotzdem passiert nur wenig. 

Der Fehler liegt selten im Mangel an Bewerbungen. Häufig scheitert das Recruiting bereits, bevor der erste Kontakt zustande kommt. Nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil die Prozesse auf Annahmen beruhen, die mit der aktuellen Realität des Arbeitsmarkts nicht mehr übereinstimmen.

Der Arbeitsmarkt hat sich in den letzten Jahren stark verändert. Fachkräfte vergleichen genauer, informieren sich früher und reagieren sensibler auf die Abläufe der Unternehmen. Wer heute neue Mitarbeiter:innen sucht, steht nicht mehr allein auf der Bühne − die Bewerber:innen entscheiden mit. Allerdings wird das in vielen Unternehmen noch unterschätzt.

Anforderungen, die niemand mehr erfüllt

Ein häufiger Stolperstein liegt bereits im Anforderungsprofil. Viele Stellenbeschreibungen sind über Jahre gewachsen. Jede Vakanz wurde durch neue Punkte ergänzt, jedoch wurden dafür kaum welche gestrichen. 

Am Ende entsteht so ein Profil, das theoretisch beeindruckt, praktisch jedoch abschreckt. Gesucht wird die perfekte Mischung aus Erfahrung, Flexibilität, Spezialwissen und sofortiger Einsatzbereitschaft. Was dabei übersehen wird: Auch die Berufsbilder selbst entwickeln sich weiter. Kompetenzen lassen sich durchaus kombinieren, aber nicht beliebig stapeln. 

Werden die Anforderungen nicht regelmäßig überprüft, wird oft an der Realität vorbei gesucht. Das Problem liegt also nicht im Mangel an Talenten, sondern in der Definition dessen, was wirklich gebraucht wird.

Unklare Prozesse bremsen

Noch bevor Bewerbungen eingehen, entstehen häufig Verzögerungen. Die Zuständigkeiten sind unklar, die Entscheidungen vertagen sich immer wieder und interne Abstimmungen ziehen sich in die Länge. 

Das Recruiting wird zwischen Fachabteilung, HR und Führungsebene hin und her geschoben. Niemand blockiert bewusst, doch der Prozess verliert dadurch an Tempo. In solchen Situationen holen sich immer mehr Unternehmen externe Unterstützung, beispielsweise durch die Recruiting Agentur mitarbeiter.com. Die Profis helfen, die Strukturen zu überprüfen und Entscheidungswege zu ordnen. 

Der Mehrwert liegt dabei nicht darin, dass Arbeit abgenommen wird, sondern vor allem darin, dass Klarheit geschaffen wird.  Ohne klare Verantwortung bleibt das Recruiting zäh, unabhängig von der Reichweite oder dem Budget.

Kommunikation wird unterschätzt

Viele Prozesse wirken nach außen unübersichtlich. Die Bewerber:innen wissen nicht, wie viele Schritte folgen, wer entscheidet oder wann mit einer Rückmeldung zu rechnen ist. Ihre Rückfragen bleiben unbeantwortet und Termine verschieben sich. 

Was intern als Normalität gilt, wird extern als mangelnde Wertschätzung wahrgenommen. Dabei ist Kommunikation kein Zusatz, sondern der Kern eines erfolgreichen Recruitings. Transparente Abläufe schaffen Vertrauen. Wer weiß, woran er ist, bleibt eher im Prozess. 

Wer im Unklaren gelassen wird, orientiert sich dagegen lieber neu. Gerade in Märkten mit knappen Fachkräften fällen die Bewerber:innen diese Entscheidung schnell.

Wunschdenken trifft auf Marktlogik

Ein weiterer Grund für ein frühes Scheitern liegt in einem fehlenden Abgleich zwischen den internen Erwartungen und der externen Realität. 

Unternehmen definieren die Rollen aus ihrer Perspektive. Der Markt reagiert jedoch unabhängig davon. Gehaltsvorstellungen, Arbeitsmodelle und Entwicklungschancen werden aktiv verglichen. Wenn diese Unterschiede nicht offen thematisiert werden, entsteht Frust. Es gehen kaum Bewerbungen ein und die Gespräche verlaufen ergebnislos. 

Dabei wäre oft eine Anpassung möglich, zum Beispiel durch die Priorisierung von Kompetenzen oder durch klarere Entwicklungsperspektiven. Unternehmen, die daran festhalten, alles genau so zu besetzen wie früher, verlieren wertvolle Zeit.

Tools lösen keine Grundprobleme

Neue Software, zusätzliche Kanäle oder moderne Formate werden häufig als Lösung für das Problem gesehen. Sie erleichtern auch durchaus einzelne Abläufe, sie ersetzen jedoch keine inhaltliche Auseinandersetzung. Ein schlecht definierter Prozess bleibt schlecht, auch wenn er digitalisiert wird. Technik stärkt die Strukturen, sie korrigiert sie jedoch nicht.

Erfolgreiches Recruiting beginnt deshalb nicht mit einem neuen Tool, sondern mit der Frage, wie Entscheidungen getroffen werden, wie die Verantwortlichkeiten verteilt sind und wie ehrlich die Anforderungen formuliert sind. Ohne diese Grundlage wirkt jede Optimierung nur oberflächlich.

Das Recruiting als Spiegel der Organisation

Am Ende zeigt das Recruiting, wie ein Unternehmen arbeitet. Entscheidungsfreude, Klarheit und Kommunikation lassen sich nicht isoliert herstellen − sie sind Teil der Kultur. Wer intern zögert, zögert auch im Recruiting. Wer Verantwortung scheut, verliert an Tempo.

Aus diesem Grund scheitern viele Prozesse früh. Es sind nicht die fehlenden Kandidaten, sondern fehlende Klarheit. Unternehmen, die bereit sind, ihre Strukturen zu hinterfragen und Erwartungen anzupassen, erhöhen ihre Chancen bereits deutlich. Das Recruiting wird dann nicht umgehend schneller, aber stimmiger. Und genau das macht heute langfristig den Unterschied.