Virtuelles Onboarding: Ein neuer Job ist selbst unter den besten Umständen stressig. Wenn man dann noch eine globale Pandemie und die Arbeit per Remote hinzufügt, hat man es mit einem ziemlich entmutigenden Cocktail für den neuen Mitarbeiter zu tun! Der erste Tag gibt den Ton für einen Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen an. Und obwohl sich der Onboarding-Prozess auf die virtuelle Welt eingestellt hat, ist das immer noch keine Entschuldigung dafür, sich nicht von seiner besten Seite zu zeigen.

Die Wahrscheinlichkeit, dass Mitarbeiter, die in den Genuss eines strukturierten Onboarding-Prozesses kamen, ist nach drei Jahren fast 60% höher, dass sie beim selben Unternehmen bleiben. Wie Sie einen Mitarbeiter einführen, hat einen enormen Einfluss auf das Engagement, die Produktivität und das Potenzial. Daher muss dem Onboarding eine größere Bedeutung beigemessen werden, um die Eingliederung zu ermöglichen, wenn die physische Präsenz fehlt. Natürlich wird es einige Zeit dauern, bis die Knackpunkte beseitigt sind.

Was ist ein virtuelles Onboarding?

Virtuelles Onboarding ist eine Form des Onboardings, die virtuell, d. h. ohne ein physisches Treffen, stattfindet.

Viele Unternehmen nutzen das virtuelle Onboarding, um sogenannte “funktionale Einführungen” durchzuführen. Diese Einführungen finden statt, bevor die praktische Schulung beginnt. Sie ermöglichen es neuen Mitarbeitern, sich mit ihrer Rolle und den Erwartungen des Unternehmens vertraut zu machen, was die Einarbeitung neuer Mitarbeiter erleichtert.

Virtuelles Onboarding stärkt die Mitarbeiterbindung

Wir wissen, dass es besser ist, wichtige Informationen im Laufe der Zeit zu lernen, als sie innerhalb weniger Tage zu pauken. Es führt zu einer höheren und erfolgreicheren Bindungsrate, daher ist es sinnvoll, Ihr virtuelles Onboarding-Programm zu verteilen. Eine Indeed-Studie ergab, dass 44% der neuen Mitarbeiter, die das Unternehmen innerhalb der ersten sechs Monate verlassen haben, angaben, dass klare Richtlinien über ihre Aufgaben ihnen geholfen hätten, länger zu bleiben. Überstürzen Sie also nichts! Schicken Sie wichtige Dokumente, die sie vor dem ersten Arbeitstag durchsehen können, zusammen mit praktischen, leicht verdaulichen Anleitungen, um die Nervosität am ersten Tag zu lindern. Geben Sie ihnen Zeit, sich zu akklimatisieren, ohne zu viel Stress mit dem Unbekannten. Und schließlich sollten Sie versuchen, das Lernen in überschaubare, kurze Abschnitte aufzuteilen, um Flexibilität zu ermöglichen. Die Arbeit von zu Hause aus ist eine andere Sache, also denken Sie daran.

Kommunikation ist wichtig beim Onboarding

Wenn es um virtuelles Onboarding geht, gibt es so etwas wie Unterkommunikation nicht. Ohne persönliche Interaktionen und schlaue Gespräche in der Kaffeeküche ist es UNBEDINGT erforderlich, dass Sie regelmäßig mit Ihrem neuen Mitarbeiter in Kontakt bleiben. Es kann eine sehr isolierende Zeit sein, also stellen Sie sicher, dass sie wissen, dass sie nicht alleine sind. Fügen Sie neue Kollegen zu breiteren Firmen-Chatgruppen hinzu, stellen Sie sie dem Team in virtuellen Treffen vor, schreiben Sie ihnen Nachrichten, rufen Sie sie an. Selbst die Zuweisung eines virtuellen Kumpels wäre von Vorteil. Jemanden, der als Resonanzboden fungieren kann, um all die kleinen Eigenheiten eines Unternehmens herauszufinden. Im Wesentlichen wollen Sie unterstützend und offen sein.

Technologie ist der Schlüssel

Die unmittelbare Brücke zwischen erfolgreichem und erfolglosem virtuellen Onboarding ist die Technologie. Ohne nahtlosen Zugriff auf die entsprechende Software und Anwendungen am ersten Tag wird es eine etwas holprige Angelegenheit werden. Stellen Sie stattdessen sicher, dass ein Laptop (und andere benötigte Technik) vor dem Start zum Haus des neuen Mitarbeiters geliefert wird. Lassen Sie ihn mit allen notwendigen Systemen, die sie benötigen werden, vorinstallieren und erklären Sie Anmeldungen und andere Downloads. Je einfacher und unkomplizierter dieser Prozess ist, desto schneller werden sie sich integrieren. Erwägen Sie sogar einen Testanruf vor dem offiziellen Starttermin, um eventuelle Fehler auszubügeln.

Mit der Kultur mithalten

70% der Mitarbeiter würden ein Unternehmen wegen einer schlechten Kultur verlassen. Obwohl ein neuer Mitarbeiter Ihr Büro vielleicht nie von innen sieht, ist es so wichtig, die inhärente Kultur und die Werte in den Vordergrund zu stellen. Sie können damit beginnen, das Ethos des Unternehmens im Detail zu beschreiben. Gehen Sie die Ziele und Motivationen durch und verflechten Sie diese mit der gesamten Orientierung. Denken Sie aber auch daran, dass kleine Dinge wichtig sind. Organisieren Sie eine Unternehmenstasche für den neuen Mitarbeiter. Lassen Sie ihn vom ersten Tag an ein Botschafter des Unternehmens sein! Die Schwierigkeit wird jedoch immer die Entfernung sein. Stellen Sie also sicher, dass sie über alle sozialen Aktivitäten auf dem Laufenden gehalten werden. Damit helfen Sie ein Gefühl der Zugehörigkeit zu fördern.

Es war noch nie so wichtig wie heute, dafür zu sorgen, dass sich Mitarbeiter beim Onboarding wertgeschätzt und verbunden fühlen. Dies kann eine ganze Reihe neuer Probleme aufwerfen, aber wenn Sie sich die Zeit nehmen, Ihren Onboarding-Plan für den digitalen Einsatz zu optimieren, können Sie diese leicht umgehen.

Virtuelles Onboarding: Vor- und Nachteile

Das Online-Onboarding ist beim besten Willen kein perfektes System. Sie müssen also die Vor- und Nachteile des virtuellen Onboarding berücksichtigen, um besser zu verstehen, worauf Sie sich einlassen, wenn Sie es in Ihrem Unternehmen einführen.

Vorteile von virtuellen Onboardings

• Flexibilität und Bequemlichkeit. Die Idee hinter der virtuellen Einarbeitung und Schulung ist, dass die Mitarbeiter, sofern nicht anders angegeben, zu ihrer eigenen Zeit und in ihrem eigenen Tempo damit beginnen können. Das heißt, sie können überall beginnen, wo sie wollen.
• Kosteneffizient. Alles, was Mitarbeiter und Personalverantwortliche während der virtuellen Einarbeitung benötigen, ist ein Laptop oder ein Desktop-Computer. Wie bereits erwähnt, kann der Standort überall sein, solange es eine stabile Internetverbindung gibt. Sie können das virtuelle Onboarding von zu Hause aus durchführen, wodurch beide Parteien Reisekosten und -zeit einsparen, die Nutzung von Büroressourcen minimieren und andere Ausgaben reduzieren können.

Nachteile von virtuellen Onboardings

• Technologische Probleme. Abgesehen davon, dass die Internetverbindung von Zeit zu Zeit langsam ist, können Ihre Führungskräfte aufgrund von Sicherheitsproblemen Schwierigkeiten haben, sensible Unternehmensdaten weiterzugeben. Selbst wenn Sie über Sicherheitssoftware verfügen, ist es schwer zu erkennen, wann Online-Bedrohungen zuschlagen und die Daten stehlen. Um Ihre Daten vor den Online-Bedrohungen zu schützen, können Sie ein Sicherheitstool für Ransomware-Angriffe oder eine andere Art von Cybersicherheitssoftware verwenden.
• Fehlender menschlicher Kontakt. Da alles online abgewickelt wird, ist es viel schwieriger, die Verbindung zu Ihrem Remote-Team aufrechtzuerhalten und ein Teamgefühl zwischen den Mitarbeitern und der Personalabteilung aufzubauen. Aus demselben Grund klingen die Gespräche auch viel mechanischer und unpersönlicher. Infolgedessen schalten die Mitarbeiter während der Präsentationen möglicherweise ab. Es besteht die Gefahr, dass sich nicht die Beziehung entwickelt, die Sie brauchen, um gute Mitarbeiter an Bord zu halten.

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Häufig gestellte Fragen