Onboarding ist ein Begriff aus der Personalbranche, der sich auf den Prozess der Einführung eines neu eingestellten Mitarbeiters in eine Organisation bezieht. Onboarding besteht aus mehreren Einzelprozessen; es gibt jedoch keine offizielle Definition, und die Meinungen darüber, welche Prozesse unter den Begriff “Onboarding” fallen, gehen noch immer auseinander. Folgenden Elemente binhaltet das Onboarding:

• Stellenangebote
• Gehaltsverhandlung
• Papierkram für Neueinstellungen
• Einweisung in Unternehmenspolitik und -kultur
• Weiterbildungsmöglichkeiten
• Einweisung Mitarbeiterhandbuch
• Unterlagen zu den zu erbringenden Leistungen
• Unterlgaen zu den Benefits
• Betriebsbesichtigungen
• Einführungen für Führungskräfte
• Team-Einführungen

Eine Sache, über die man sich allgemein einig ist, ist, dass das Onboarding in dem Moment beginnt, in dem ein Stellenangebot angenommen wird und endet, wenn ein neuer Mitarbeiter vollständig integriert ist und die erwarteten Leistungen erbringt. Untersuchungen zeigen, dass sich die Qualität der Einarbeitung neuer Mitarbeiter neben anderen wichtigen Faktoren dramatisch auf Engagement, Leistung und Langlebigkeit auswirkt. Unabhängig davon, ob eine Organisation alle Onboarding-Elemente in der Liste bereitstellt oder nicht, scheint es klar zu sein, dass es eine kluge Investition ist, allen neuen Mitarbeitern eine gründliche, effiziente und konsistente Einführung in ihre neue Organisation zu ermöglichen.

Onboarding vs. Preboarding

Auch hier unterscheiden sich die Geister und es kann nur schwer eine klare Definition gefasst werden. Onboarding umfasst sämtliche Aufgaben die vom Tag an anfallen, bei dem der Mitarbeiter den Arbeitsvertrag unterschrieben hat, bis einschließlich der ersten Wochen, die der Mitarbeiter effektiv im Unternehmen arbeitet. Hier trennen sich die Geister, einige sagen, dass das Onboarding erst mit dem ersten Arbeitstag beginnt und die nachfolgenden Wochen beinhaltet, bis der neue Mitarbeiter vollständig mit seinen sämtlich Aufgaben und Team vertraut ist. In der Zeitspanne vom unterschriebenen Vertrag bis zum ersten Arbeitstag, wird dann von Preboarding gesprochen. Andere wiederum sagen, dass Onboarding auch den Preboardingprozess mit einschließt.

Die Vier Phasen des Onboardings

Um den Mitarbeiter genauer zu verstehen, wurde aus psychologischer Sicht die Eingliederung in vier Phasen aufgeteilt, die durchlaufen werden. Dies hilft vor allem der Personalabteilung bei der Planung einer effizienten Strategie, um den Mitarbeiter einen angenehmen Start ins neue Unternehmen zu ermöglichen.

Phase 1: Erwartungsphase

Bei der Erwartungsphase wird die Phase vor dem ersten Arbeitstag bzw. die erste Woche des neuen Mitarbeiters im Unternehmen beschrieben. Hier kommt der neue Mitarbeiter mit fogender Erwartungshaltung ins neue Unternehmen: „Er kommt mit wenig Wissen und einer umso größeren Erwartungshaltung ins neue Unternehmen.“

Tipp: Hier gilt es mit einer offenen Kommunikation vorweg zu klären, mit welcher Erwartung der neue Mitarbeiter ins neue Unternehmen kommt.

Phase 2: Kennenlernphase

Bei der Kennenlernphase (auch Begeisterungsphase) lernt der neue Mitarbeiter die verschiedenen Arbeitsprozesse kennen. Mit Begeisterung bringt sich der neue Mitarbeiter ein und mit eben diesem werden erste Aufgaben mit Verständnis absolviert.

Tipp: Lassen sie den neuen Mitarbeiter an seinem ersten Tag nicht sich selbst überlassen. Sorgen Sie dafür, dass vorab genügend und vielfältige Aufgaben für den neuen Mitarbeiter bereit stehen.

Phase 3: Ernüchterungsphase

Die dritte Phase wird auch als Realitätsschock für den Mitarbeiter bezeichnet. In dieser Phase ist sich der Mitarbeiter über die Komplexität und den tatsächlichen Wissenstands bewusst geworden, um die Aufgaben erledigen zu können. Oft sinkt die anfangs eingesetzte Begeisterung und eine Art Trott macht sich breit.

Tipp: Eine ausgeprägte Feedbackkultur und offene Kommunikation können einem Realitätsschock entgegen beugen.

Phase 4: Einarbeitungsphase

Auch als Erarbeitungsphase bekannt. Ab jetzt beginnt für den neuen Mitarbeiter die Einarbeitung und Integration in das neue Unternehmen.

Tipp: Aufgabe des Unternehmens liegt in eine optimale Unterstützung zur Bewältigung der Aufgaben, aufbauen einer Feedbackkultur und den Sinn der Aufgaben zu erklären.

Korrekte Umsetzung

Der Onboardingprozess entwickelt sich mit der Zeit stetig weiter und wird zunehmend komplexer. Durch die Digitalisierung der Prozesse, gibt es mittlerweile Zahlreiche Software-Lösungen, die das Personalmanagement beim Onboarding unterstützen. Auch Onboarding Boxen sollten in betracht gezogen werden. Ebenfalls erkennen immer mehr StartUps diesen Trend und entwickeln neue innovative Ideen, um das Onboarding für Unternehmen von neuen Mitarbeitern immer mehr zu erleichtern. Eine ebenfalls beliebte Methode sind Onboarding-Checklisten, um nicht den Überblick zu verlieren.

Fakt ist, dass jedes Unternehmen einen Onboarding Prozess aufbauen sollte um auch in Zukunft auf dem Arbeitsmarkt konkurrenzfähig bleiben zu können.